PAGE企事業(yè)檔案三合制度一、總則（一）目的為加強企事業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本企事業(yè)實際情況，制定本三合制度。（二）適用范圍本制度適用于本企事業(yè)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映企事業(yè)各項活動的實際情況。2.完整性原則：全面收集企事業(yè)在各個方面形成的檔案，確保檔案體系的完整。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)可靠。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便員工查詢和使用檔案。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本企事業(yè)檔案管理制度并組織實施。2.負責企事業(yè)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。5.參與企事業(yè)重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案的完整和規(guī)范。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，指定專人作為兼職檔案員，負責本部門檔案的日常管理。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門，并確保檔案的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關信息和資料。4.在開展業(yè)務活動過程中，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，妥善保管和利用本部門檔案。（三）兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作，及時提供相關檔案資料。4.對本部門檔案的保管情況進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括企事業(yè)設立、變更、注銷等相關文件，行政會議記錄、決議，工作計劃、總結(jié)，規(guī)章制度，人事任免、獎懲等文件。2.業(yè)務管理類檔案：涵蓋各類業(yè)務活動的策劃、實施、監(jiān)督、評估等過程中形成的文件，如項目合同、協(xié)議，業(yè)務報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)，技術方案、圖紙等。3.財務管理類檔案：包含會計憑證、賬簿、報表，財務審計報告，稅務申報資料，資金往來記錄等。4.生產(chǎn)管理類檔案：涉及生產(chǎn)計劃、調(diào)度指令，生產(chǎn)工藝文件，質(zhì)量檢驗報告，設備維護記錄等。5.市場營銷類檔案：包括市場調(diào)研報告，營銷策劃方案，客戶資料，廣告宣傳資料，銷售合同等。6.科研技術類檔案：涵蓋科研項目立項、研究過程、成果鑒定等文件，技術研發(fā)資料，專利申請文件等。7.其他類檔案：如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、電子檔案等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集的責任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門在各項活動中產(chǎn)生的檔案資料。2.收集的檔案應內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，確保原始材料的真實性和有效性。3.對于重要文件和資料，應收集原件；如無法收集原件，應收集具有同等效力的副本，并注明原件保存處。4.聲像檔案應確保圖像清晰、聲音完整，電子檔案應保證數(shù)據(jù)的準確性和可讀性，并按照規(guī)定的格式和存儲要求進行保存。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案，應在工作結(jié)束后及時收集整理，于次月底前移交至檔案管理部門。2.重大活動、項目結(jié)束后，相關部門應在活動或項目結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，將形成的檔案資料收集齊全并移交至檔案管理部門。3.年度終了后，各部門應在次年[X]月[X]日前，將全年形成的檔案資料整理完畢并移交至檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度分開，不同年度的檔案分別整理。2.組織機構分類法：按照企事業(yè)內(nèi)部的組織機構進行分類，同一組織機構形成的檔案集中在一起。3.問題分類法：根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問題進行分類，如行政管理、業(yè)務管理、財務管理等。4.保管期限分類法：分為永久、長期、短期三種保管期限，不同保管期限的檔案分別整理。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊牢固。2.編頁號：在每份文件的右上角或左上角編寫頁號，便于統(tǒng)計和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，目錄應清晰準確。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關信息，如全宗號、年度、保管期限、起止件號等。5.上架：將檔案盒按照分類順序上架存放，便于保管和查閱。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結(jié)合本企事業(yè)實際情況進行鑒定。2.全面分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，確保鑒定結(jié)果準確可靠。3.嚴格履行鑒定程序，確保鑒定工作的公正性和嚴肅性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見和處理建議。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，有無缺頁、漏件等情況。2.檔案的準確性：核實檔案內(nèi)容是否真實、準確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的時效性：判斷檔案是否已失去現(xiàn)行效用，是否仍具有保存價值。4.檔案的價值：綜合評估檔案對企事業(yè)歷史研究、業(yè)務發(fā)展、工作查考等方面的價值。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映企事業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企事業(yè)有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：對企事業(yè)在一定時期內(nèi)有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：對企事業(yè)在較短時間內(nèi)有參考價值的檔案，保管期限為[X]年。（五）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門定期對庫存檔案進行清查，按照保管期限劃分標準，初步篩選出需要鑒定的檔案。2.材料審查：鑒定小組對篩選出的檔案進行詳細審查，查閱檔案內(nèi)容，了解檔案形成背景和利用情況。3.集體討論：鑒定小組召開會議，對每份檔案的鑒定意見進行集體討論，形成一致的鑒定結(jié)論。4.結(jié)果公示：將鑒定結(jié)果在企事業(yè)內(nèi)部進行公示，征求各部門意見，確保鑒定結(jié)果的公正性。5.審批備案：鑒定結(jié)果經(jīng)公示無異議后，報企事業(yè)主管領導審批，并報上級檔案管理部門備案。六、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等設施，確保檔案安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：采用檔案盒上架存放的方式，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.聲像檔案保管：照片應沖印或掃描后妥善保存，錄音、錄像資料應定期進行轉(zhuǎn)錄和備份，存儲在專用的存儲設備中，并注明相關信息。3.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。同時，應采取加密、訪問控制等安全措施，確保電子檔案的安全。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失或損壞。借閱檔案應辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。4.對已到保管期限的檔案，應按照鑒定結(jié)果進行妥善處理，嚴禁擅自銷毀檔案。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務，保障企事業(yè)和員工的合法權益。2.遵循保密原則，確保檔案信息不被泄露。3.以服務企事業(yè)發(fā)展和員工工作為宗旨，提高檔案利用效率。（二）利用范圍1.企事業(yè)內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本企事業(yè)檔案，須經(jīng)本企事業(yè)主管領導批準，并辦理相關手續(xù)。3.司法機關、行政機關因辦案需要查閱、調(diào)取本企事業(yè)檔案，應按照法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：員工可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助。查閱檔案應填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復制件。復制檔案應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明復制日期、復制人、復制內(nèi)容等信息。復制件應加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（四）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。利用登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容及要求1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：定期對各類檔案的數(shù)量進行統(tǒng)計，包括檔案的總卷（件）數(shù)、不同年度、保管期限、類別等的檔案數(shù)量。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應準確無誤，確保檔案數(shù)量的動態(tài)平衡。2.檔案利用情況統(tǒng)計：對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行統(tǒng)計，記錄利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。通過統(tǒng)計分析，了解檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。3.檔案鑒定情況統(tǒng)計：對檔案鑒定工作的結(jié)果進行統(tǒng)計，包括鑒定檔案的數(shù)量、鑒定出的不同保管期限檔案數(shù)量、銷毀檔案的數(shù)量等。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實反映檔案鑒定工作的實際情況，為檔案資源的優(yōu)化配置提供支持。（二）統(tǒng)計方法及周期1.統(tǒng)計方法：采用手工統(tǒng)計和電子統(tǒng)計相結(jié)合的方式，建立檔案統(tǒng)計臺賬和電子統(tǒng)計報表。檔案管理人員應及時記錄檔案管理過程中的各項數(shù)據(jù)，并定期進行匯總和分析。2.統(tǒng)計周期：檔案數(shù)量統(tǒng)計和檔案鑒定情況統(tǒng)計每半年進行一次，檔案利用情況統(tǒng)計每月進行一次。統(tǒng)計結(jié)果應形成統(tǒng)計報表，報送檔案管理部門負責人和企事業(yè)主管領導，并在企事業(yè)內(nèi)部進行適當范圍內(nèi)的通報。九、檔案編研（一）編研目的通過對檔案資料的整理、分析和研究開發(fā)，形成具有一定參考價值和利用價值的編研成果，為企事業(yè)的決策、管理、文化建設等提供支持。（二）編研內(nèi)容1.大事記：按照時間順序記錄企事業(yè)發(fā)展過程中的重大事件、重要活動等。2.組織沿革：反映企事業(yè)組織機構的設立、變更、撤銷等情況，以及各階段的主要負責人。3.規(guī)章制度匯編：收集整理企事業(yè)現(xiàn)行有效的規(guī)章制度，便于員工查閱和執(zhí)行。4.專題資料匯編：圍繞企事業(yè)的重點業(yè)務、重大項目、重要活動等，收集相關檔案資料，進行專題整理和匯編。5.其他編研成果：根據(jù)企事業(yè)實際需求和檔案資源情況，開展其他形式的編研工作，如編印檔案資料選編、撰寫檔案利用案例分析等。（三）編研程序1.選題策劃：根據(jù)企事業(yè)發(fā)展需求和檔案資源狀況，確定編研選題，制定編研計劃。2