PAGE檔案分類化管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案分類化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.分類科學原則：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征進行科學分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：以方便利用為目的，合理設置檔案管理流程和檢索工具，提高檔案利用效率。二、檔案分類（一）行政檔案1.公司文件上級文件：包括國家、地方政府及上級主管部門下發(fā)的各類文件。公司發(fā)文：公司制發(fā)的各類文件，如通知、決定、報告、請示等。會議文件：公司各類會議形成的文件，如會議紀要、決議、發(fā)言稿等。2.證照印章營業(yè)執(zhí)照：公司注冊登記后取得的營業(yè)執(zhí)照正副本。組織機構代碼證：證明公司組織機構代碼的證件。稅務登記證：公司辦理稅務登記的證件。法定代表人身份證明：證明公司法定代表人身份的文件。印章：公司的公章、財務章、合同章等各類印章。3.人事檔案員工基本信息：員工的個人簡歷、學歷證明、身份證復印件等。勞動合同：公司與員工簽訂的勞動合同。薪酬福利：員工的工資、獎金、福利等相關資料。培訓記錄：員工參加各類培訓的記錄。績效考核：員工的績效考核結果及相關資料。獎懲情況：員工獲得的獎勵和處罰情況。4.行政事務辦公設備：公司辦公設備的采購、使用、維護等相關資料。辦公用品：公司辦公用品的采購、發(fā)放、使用等相關資料。車輛管理：公司車輛的購置、使用、維修、保險等相關資料。通訊管理：公司通訊設備的采購、使用、話費報銷等相關資料。會議管理：公司各類會議的組織、安排、記錄等相關資料。接待管理：公司對外接待的相關資料。（二）財務檔案1.會計憑證：公司會計核算過程中形成的各類憑證，如原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：公司的總賬、明細賬、日記賬等各類賬簿。3.財務報表：公司定期編制的財務報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.稅務資料：公司的納稅申報資料、稅務審計報告、發(fā)票等。5.財務預算：公司年度、季度、月度財務預算編制及執(zhí)行情況的相關資料。6.財務分析：公司財務狀況分析報告、財務指標分析等相關資料。（三）業(yè)務檔案1.銷售業(yè)務銷售合同：公司與客戶簽訂的銷售合同。銷售訂單：客戶下達的銷售訂單。銷售發(fā)票：公司開具給客戶的銷售發(fā)票。銷售統(tǒng)計報表：銷售部門定期編制的銷售統(tǒng)計報表?？蛻糍Y料：客戶的基本信息、聯(lián)系方式、信用狀況等。2.采購業(yè)務采購合同：公司與供應商簽訂的采購合同。采購訂單：公司下達給供應商的采購訂單。采購發(fā)票：供應商開具給公司的采購發(fā)票。采購統(tǒng)計報表：采購部門定期編制的采購統(tǒng)計報表。供應商資料：供應商的基本信息、聯(lián)系方式、資質(zhì)證明等。3.生產(chǎn)業(yè)務生產(chǎn)計劃：公司制定的生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)報表：生產(chǎn)部門定期編制的生產(chǎn)報表，如產(chǎn)量報表、質(zhì)量報表等。生產(chǎn)工藝文件：公司的生產(chǎn)工藝流程圖、操作規(guī)程等。設備維護記錄：生產(chǎn)設備的維護保養(yǎng)記錄。質(zhì)量檢驗報告：產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告。4.研發(fā)業(yè)務研發(fā)項目計劃：公司的研發(fā)項目計劃。研發(fā)項目報告：研發(fā)項目的進展情況、成果報告等。技術文檔：公司的技術方案、技術圖紙、技術說明書等。專利申請資料：公司申請專利的相關資料?？蒲谐晒b定資料：公司科研成果鑒定的相關資料。（四）項目檔案1.項目立項文件：項目立項申請報告、立項批復等。2.項目可行性研究報告：項目可行性研究報告及相關附件。3.項目設計文件：項目的初步設計、施工圖設計等相關文件。4.項目招投標文件：項目招投標過程中形成的文件，如招標文件、投標文件、評標報告等。5.項目合同文件：項目實施過程中簽訂的各類合同，如項目總承包合同、分包合同、采購合同等。6.項目進度報告：項目實施過程中的進度報告、階段總結報告等。7.項目驗收文件：項目竣工驗收報告、驗收證書等。（五）其他檔案1.聲像檔案：公司在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等資料。2.電子檔案：公司以電子形式保存的各類檔案，如文檔、表格、圖片、音頻、視頻等。3.榮譽檔案：公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等相關資料。三、檔案收集（一）收集范圍各部門應按照本制度規(guī)定的檔案分類，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案。（二）收集要求1.齊全完整：確保收集的檔案資料齊全完整，能夠反映工作的全過程。2.真實準確：檔案資料應真實可靠，數(shù)據(jù)準確無誤。3.及時歸檔：各部門應在工作結束后及時將檔案資料整理歸檔，不得拖延。（三）收集流程1.部門收集：各部門指定專人負責檔案資料的收集工作，定期對本部門的檔案資料進行整理。2.移交綜合管理部：各部門將整理好的檔案資料移交至綜合管理部，辦理交接手續(xù)。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循分類標準：按照本制度規(guī)定的檔案分類進行整理，確保分類準確。2.保持文件原貌：在整理過程中，應保持文件的原貌，不得隨意更改或丟失文件內(nèi)容。3.便于查找利用：通過科學的整理方法，使檔案便于查找和利用。（二）整理方法1.分類編號：對檔案進行分類，并按照分類順序進行編號。2.裝訂成冊：將紙質(zhì)檔案資料按照一定的順序裝訂成冊，編制頁碼。3.編制目錄：為每一類檔案編制目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、頁數(shù)等信息。4.電子歸檔：將電子檔案按照分類進行整理，建立電子檔案目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對應。（三）整理流程1.初步整理：綜合管理部檔案管理人員對接收的檔案資料進行初步整理，去除重復、無用的資料。2.詳細分類：按照檔案分類標準，對檔案進行詳細分類。3.編號裝訂：對分類后的檔案進行編號、裝訂，并編制目錄。4.電子歸檔：將紙質(zhì)檔案的電子版本進行整理歸檔，建立電子檔案庫。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房：綜合管理部應設立專門的檔案庫房，用于存放檔案資料。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案柜架：檔案庫房內(nèi)應配備足夠數(shù)量的檔案柜架，用于存放檔案資料。檔案柜架應分類編號，便于查找。（二）保管要求1.分類存放：檔案應按照分類順序存放，不同類別的檔案應分開存放。2.標識清晰：檔案柜架上應標明檔案的類別、編號、名稱等信息，便于查找。3.定期檢查：綜合管理部應定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應及時采取措施進行處理。4.電子檔案保管：電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行備份。同時，應建立電子檔案的訪問權限管理制度，確保電子檔案的安全。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家有關規(guī)定和公司實際情況確定。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應長期保管。長期保管期限一般為15年至50年。3.短期保管：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應短期保管。短期保管期限一般為5年以下。六、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外單位人員查閱、借閱公司檔案，應按照公司規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用流程1.查閱申請：員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至綜合管理部。2.查閱審批：綜合管理部檔案管理人員對《檔案查閱申請表》進行審核，報綜合管理部負責人審批。審批通過后，檔案管理人員為查閱人員提供查閱服務。3.借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至綜合管理部。4.借閱審批：綜合管理部檔案管理人員對《檔案借閱申請表》進行審核，報綜合管理部負責人審批。審批通過后，檔案管理人員與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，辦理借閱手續(xù)。5.歸還檔案：借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人員的責任。（三）利用要求1.遵守規(guī)定：查閱、借閱檔案的人員應遵守公司檔案管理制度，不得擅自涂改、偽造、轉借、復印檔案資料。2.保護檔案：查閱、借閱檔案的人員應愛護檔案資料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.及時歸還：借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限及時歸還檔案，不得逾期不還。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責人擔任組長，各部門負責人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.保管期限：根據(jù)檔案的重要性、利用價值等因素，重新確定檔案的保管期限。2.保存價值：對檔案的保存價值進行評估，確定是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀流程1.編制銷毀清單：檔案鑒定工作小組對需要銷毀的檔案進行清點，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.審批銷毀：《檔案銷毀清單》經(jīng)檔