PAGE商會(huì)檔案保管制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)商會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于商會(huì)機(jī)關(guān)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、會(huì)員單位等形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：商會(huì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映商會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.綜合類：包括商會(huì)章程、會(huì)員代表大會(huì)文件、理事會(huì)會(huì)議文件、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要活動(dòng)方案與總結(jié)等。2.會(huì)員管理類：會(huì)員入會(huì)申請(qǐng)、會(huì)員登記表、會(huì)員信息變更記錄、會(huì)員會(huì)費(fèi)繳納記錄、會(huì)員獎(jiǎng)勵(lì)與處罰記錄等。3.業(yè)務(wù)活動(dòng)類：商會(huì)組織的各類會(huì)議、培訓(xùn)、考察、調(diào)研等活動(dòng)的文件資料，業(yè)務(wù)合作協(xié)議、合同等。4.財(cái)務(wù)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等。5.人事類：人員招聘、錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲等文件資料，員工培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)合同等。6.其他類：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）檔案編號(hào)1.采用年度流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)，即按照檔案形成的年度順序依次編號(hào)。2.編號(hào)格式為：年度+流水號(hào)，如2023001。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門、分支機(jī)構(gòu)、會(huì)員單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集歸檔。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至商會(huì)檔案室。3.對(duì)于重要的、具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)收集歸檔，必要時(shí)可采取提前介入的方式進(jìn)行收集。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理的基本要求包括：分類科學(xué)、組卷合理、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊、裝盒規(guī)范等。3.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類整理，同一事由的文件材料應(yīng)集中排列在一起。4.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等類別進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序裝訂成冊(cè)。5.人事檔案應(yīng)按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.商會(huì)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案進(jìn)出庫(kù)登記制度，確保檔案的安全。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：商會(huì)章程、會(huì)員代表大會(huì)文件、理事會(huì)會(huì)議文件、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要活動(dòng)方案與總結(jié)、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括：會(huì)員管理類檔案、業(yè)務(wù)活動(dòng)類檔案、人事類檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括：一般性的文件材料、臨時(shí)性的活動(dòng)記錄等，保管期限為[X]年。（三）檔案鑒定與銷毀1.商會(huì)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.檔案鑒定工作應(yīng)由商會(huì)檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員共同進(jìn)行。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.商會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效證件，經(jīng)商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀。3.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。（三）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案查閱利用登記制度，對(duì)查閱利用檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案查閱利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立商會(huì)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程查閱、利用和共享，為商會(huì)的決策和工作提供支持。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)。2.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等措施，確保檔案信息的安全。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)的操作規(guī)范和管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本職責(zé)1.負(fù)責(zé)商會(huì)檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作流程。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.收集整理負(fù)責(zé)接收各部門、分支機(jī)構(gòu)、會(huì)員單位移交的檔案，進(jìn)行分類、整理、編目。對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊規(guī)范。2.保管維護(hù)負(fù)責(zé)檔案室的日常管理，保持檔案室的清潔、干燥、通風(fēng)良好。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。3.查閱利用負(fù)責(zé)接待檔案查閱利用人員，辦理查閱利用手續(xù)。按照查閱利用規(guī)定，為查閱利用人員提供檔案資料。對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行登記，做好記錄。4.信息化管理負(fù)責(zé)檔案信息管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。加強(qiáng)檔案信息安全管理，保障檔案信息的安