PAGE大學生干部檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強對大學生干部檔案的科學管理，充分發(fā)揮檔案在培養(yǎng)、選拔和任用大學生干部工作中的作用，根據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內所有大學生干部檔案的管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映大學生干部的個人經歷、政治思想、業(yè)務能力、工作表現等情況。2.完整性原則：全面收集大學生干部在各個方面形成的具有保存價值的材料，保證檔案材料的齊全完整。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法規(guī)，確保大學生干部檔案信息不泄露。4.動態(tài)管理原則：根據大學生干部的成長和發(fā)展，及時更新檔案內容，保持檔案的時效性。二、檔案內容（一）履歷材料1.大學生干部個人基本情況登記表，包括姓名、性別、民族、出生日期、籍貫、政治面貌、學歷、學位、畢業(yè)院校、所學專業(yè)、參加工作時間、入黨時間、現工作單位及職務等。2.歷年的干部履歷表，詳細記錄其工作經歷，包括工作單位、職務、任職時間等。（二）自傳材料大學生干部撰寫的自傳，應包括個人成長經歷、思想演變過程、對重大事件和問題的認識與態(tài)度等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核登記表，反映大學生干部一年來的德、能、勤、績、廉等方面的表現。2.任職期滿考核材料，對大學生干部在任職期間的工作業(yè)績、履職情況等進行全面評價。3.專項考察材料，如選拔任用考察、試用期考察、后備干部考察等形成的材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書復印件，包括最高學歷和學位證書。2.參加各類培訓的結業(yè)證書、培訓鑒定等材料。3.專業(yè)技術職務任職資格評審表、聘任文件等材料。（五）政審材料1.入黨政審材料，包括入黨申請書、自傳、政治歷史情況的調查報告等。2.出國（境）政審材料，如因私出國（境）審批表、政審結論等。（六）黨團材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書、思想匯報等入黨相關材料。2.入團志愿書、入團申請書等入團相關材料。（七）獎勵材料獲得各級各類獎勵的證書、審批表等材料，包括綜合性獎勵和專項獎勵。（八）處分材料受到黨紀政紀處分的決定、調查報告、本人檢討等材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資級別調整通知等工資相關材料。2.干部任免審批表、任職通知、免職通知等任免相關材料。3.出國（境）審批表、護照使用記錄等出國（境）相關材料。（十）其他可供組織參考的材料1.個人述職報告、工作總結、調研報告等反映工作能力和業(yè)績的材料。2.參加重要會議、活動的記錄、發(fā)言材料等。3.群眾評議、民主測評材料。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.在大學生干部入職時，由本人填寫個人基本情況登記表，并提交相關學歷學位證書、身份證等材料。2.各部門定期將大學生干部的考核、考察、獎勵、處分等材料報送至檔案管理部門。3.檔案管理部門主動與組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓等相關部門溝通協調，及時收集涉及大學生干部的各類材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責材料的收集工作，確保材料按時、準確報送。2.報送材料應完整、齊全，符合檔案管理的規(guī)范要求，不得擅自涂改、偽造材料。3.對于重要材料，應同時報送原件和復印件，復印件需經相關部門蓋章確認。（三）整理流程1.分類：按照檔案內容的類別，將收集到的材料進行分類，如履歷材料、鑒定考核材料、學歷學位材料等。2.排序：在每一類材料中，按照時間順序或重要程度進行排序。3.編目：編制檔案目錄，包括材料名稱、日期、頁數等信息，便于查找和管理。4.裝訂：將每份材料按照一定順序裝訂成冊，保持整齊美觀。5.裝盒：將裝訂好的檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上標注檔案編號、姓名、類別等信息。四、檔案保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等設施，確保檔案的安全保存。（二）保管設備配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、除濕機、空調、滅火器等，并定期進行維護和檢查。（三）檔案存放按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，建立檔案索引，便于快速查找和調閱檔案。（四）保管期限根據檔案材料的性質和重要程度，確定不同的保管期限，一般分為永久、長期（10年以上）和短期（10年以下）。（五）定期檢查檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，每年至少一次，檢查內容包括檔案的保管狀況、材料的完整性、準確性等，發(fā)現問題及時處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內部因工作需要查閱大學生干部檔案的，經相關領導批準后可以查閱。2.上級組織、紀檢監(jiān)察等部門因工作需要查閱檔案的，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批同意后，方可查閱檔案。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點。（三）借閱范圍1.因特殊情況需要借閱大學生干部檔案的，經公司/組織主要領導批準后可以借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱手續(xù)1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等。2.經嚴格審批后，借閱人需與檔案管理部門簽訂《檔案借閱承諾書》，承諾遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管檔案，按時歸還。3.借閱人應在規(guī)定期限內歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案時，查閱人或借閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱和借閱檔案的情況應進行詳細記錄，并由查閱人或借閱人簽字確認。六、檔案轉遞（一）轉遞原因1.大學生干部工作調動，需將檔案轉至新的工作單位。2.大學生干部離職、退休等，需將檔案轉至相應的管理部門。（二）轉遞手續(xù)1.檔案管理部門收到轉遞通知后，對檔案進行認真核對，確保檔案材料齊全完整。2.在檔案袋封口處加蓋檔案管理部門公章，并填寫《檔案轉遞通知單》，注明檔案轉遞的原因、接收單位、轉遞日期等信息。3.通過機要交通或專人送取等方式將檔案轉遞至接收單位，并要求接收單位在《檔案轉遞回執(zhí)》上簽字蓋章后及時返回。（三）轉遞要求1.檔案轉遞應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保檔案安全、準確地轉遞至接收單位。2.如因特殊原因無法通過機要交通或專人送取方式轉遞檔案的，應采取可靠的郵寄方式，并確保檔案在郵寄過程中的安全。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立大學生干部檔案信息化管理系統，實現檔案信息的電子化存儲、檢索、統計和分析，提高檔案管理工作的效率和質量。（二）信息錄入1.安排專人負責將紙質檔案中的內容錄入信息化管理系統，確保錄入信息的準確無誤。2.對新形成的檔案材料，應及時進行電子化錄入，保證檔案信息的實時更新。（三）系統功能1.具備檔案信息的錄入、修改、刪除、查詢、統計等基本功能，方便檔案管理人員進行日常操作。2.能夠生成各類檔案報表，如檔案目錄、檔案借閱情況報表等，為檔案管理工作提供數據支持。3.具有權限管理功能，不同人員根據其工作職責和權限，只能訪問和操作相應的檔案信息。（四）數據安全1.建立完善的數據備份制度，定期對檔案信息化管理系統中的數據進行備份，備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放。2.采取有效的安全防護措施，如防火墻、加密技術等，防止數據泄露、篡改和丟失。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門負責人職責1.負責制定和完善大學生干部檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.協調與各部門之間的關系，確保檔案收集工作的順利進行。3.定期檢查檔案管理工作情況，對發(fā)現的問題及時進行整改。4.負責檔案管理人員的培訓和考核工作。（二）檔案管理人員職責1.負責大學生干部檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等具體工作。2.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案信息的安全和保密。3.及時更新檔案信息化管理系統中的信息，保證檔案數據的準確性和完整性。4.協助有關部門做好檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織的選人用人提供參考依據。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制建立健全大學生干部檔案管理監(jiān)督機制，由公司/組織紀檢監(jiān)察部門負責對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容與方式1.定期檢查檔案管理工作的各項制度執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等環(huán)節(jié)。2.不定期抽查檔案材料的完整性、準確性和規(guī)范性，發(fā)現問題及時督促整改。3.通