PAGE文化館檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)文化館檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為文化館的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于文化館檔案室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文化館檔案室對全館各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映文化館的工作活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和保存文化館在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為館內(nèi)各部門和社會各界提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員崗位設(shè)置文化館檔案室應(yīng)配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)具體工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉文化館的業(yè)務(wù)工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類和利用情況等。6.負(fù)責(zé)檔案的利用服務(wù)工作，為館內(nèi)各部門和社會各界提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和反饋工作。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。8.參與館內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，了解工作動態(tài)，及時收集相關(guān)文件材料，確保檔案的完整性。9.完成館領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理有關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：包括館務(wù)會議、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、財(cái)務(wù)管理、物資設(shè)備管理、安全保衛(wèi)等方面形成的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類：包括各類文化活動策劃方案、活動記錄、演出節(jié)目單、展覽資料、藝術(shù)作品創(chuàng)作資料、文化研究成果等方面形成的文件材料。4.聲像檔案類：包括文化館舉辦各類活動的照片、錄像、錄音等資料。5.實(shí)物檔案類：包括文化館獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等實(shí)物。（二）檔案收集要求1.館內(nèi)各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時將本部門在工作活動中形成的文件材料整理歸檔，移交檔案室。2.對于重要活動、重大事件形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行實(shí)時跟蹤收集，確保檔案的完整性和及時性。3.接收的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）檔案整理方法1.文書檔案整理：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的分類方案，進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案索引。3.聲像檔案整理：按照時間順序、活動主題等進(jìn)行分類，編寫聲像檔案說明，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。4.實(shí)物檔案整理：對實(shí)物進(jìn)行登記造冊，注明實(shí)物名稱、來源、日期、保管期限等信息，妥善保管。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、密集架等，確保檔案存放有序。3.應(yīng)設(shè)置檔案整理室、閱檔室等輔助用房，滿足檔案整理、查閱等工作需要。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，標(biāo)識清晰，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。3.對破損或褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.采取有效措施防止檔案霉變、蟲蛀、鼠咬等，定期對庫房進(jìn)行清潔和消毒。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本館制定的重要規(guī)章制度、重大活動形成的文件材料、具有歷史價值的聲像檔案、實(shí)物檔案等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括館內(nèi)一般性業(yè)務(wù)文件材料、重要文化活動的相關(guān)資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年至15年，主要包括一般性工作文件材料、臨時性活動資料等。（四）檔案的鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組，根據(jù)檔案保管期限和價值，確定檔案的存毀。2.對失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。五、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括查閱檔案的人次、卷次、利用目的等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)：包括檔案的完好率、破損率、霉變率等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案數(shù)量、利用情況等進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。2.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，對檔案信息進(jìn)行實(shí)時統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送1.檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送館領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，報(bào)送及時。六、檔案的利用（一）利用范圍1.館內(nèi)各部門因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.社會各界因研究、學(xué)習(xí)等需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：因工作需要，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案利用者可借閱檔案，但應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還。3.復(fù)制：檔案利用者可根據(jù)需要復(fù)制檔案，但應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用手續(xù)1.館內(nèi)各部門查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案室查閱。2.上級主管部門、相關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，填寫檔案查閱登記表，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。3.社會各界查閱檔案，應(yīng)持有效證件，填寫檔案查閱申請表，并說明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。4.借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記與反饋1.檔案室應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行分析和總結(jié)，了解檔案利用需求和效果，及時調(diào)整檔案管理工作。3.鼓勵檔案利用者對檔案管理工作提出意見和建議，檔案室應(yīng)認(rèn)真對待，及時改進(jìn)工作。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和水平，為館內(nèi)各部門和社會各界提供便捷的檔案信息服務(wù)。3.確保檔案信息的安全和保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化檔案建設(shè)1.對館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)保證圖像清晰、內(nèi)容完整，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編目、索引等處理，便于檢索和利用。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按年度、保管期限、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記、歸還等流程管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對檔案數(shù)量、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，對檔案信息進(jìn)行加密存儲，防止信息泄露。（四）檔案信息化安全保障1.建立檔案信息化安全管理制度，明確