PAGE部門二級(jí)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在部門工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門各科室及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指部門在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。部門檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映部門工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則。對(duì)涉及部門機(jī)密、商業(yè)秘密等檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.便于利用原則。檔案的整理、分類、存儲(chǔ)應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本部門檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.集中統(tǒng)一管理部門各類檔案，做好檔案的收集、整理、分類、編目、存儲(chǔ)、保管等工作。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.根據(jù)工作需要，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（二）科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。3.對(duì)本科室檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，定期檢查檔案保管情況。4.及時(shí)向檔案管理部門反饋本科室檔案管理工作中存在的問題和建議。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在工作中形成的各類文件材料應(yīng)及時(shí)整理、歸檔。2.妥善保管個(gè)人手中的檔案材料，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借他人。3.積極配合檔案管理部門的工作，按照要求提供檔案相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等文件材料。3.部門內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.各類業(yè)務(wù)工作中形成的合同、協(xié)議、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、技術(shù)文件、圖紙等。5.本部門組織的各類活動(dòng)的文件材料，如活動(dòng)方案、通知、照片、視頻等。6.員工個(gè)人在工作中形成的重要文件材料，如調(diào)研報(bào)告、工作成果等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)定期收集本科室在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集，防止丟失或損壞。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱。4.裝訂：對(duì)紙張破損、大小不一的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)和裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方案1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類：包括部門行政事務(wù)管理、辦公自動(dòng)化、后勤保障、安全保衛(wèi)等方面的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)本部門具體業(yè)務(wù)工作，分為不同的業(yè)務(wù)類別，如項(xiàng)目管理、市場(chǎng)拓展、技術(shù)研發(fā)等，每個(gè)業(yè)務(wù)類別下再細(xì)分若干小類。4.人事管理類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、薪酬福利、人事檔案等方面的文件材料。5.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等方面的文件材料。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類方案，用大寫字母表示各類別，如“DQ”表示黨群工作類，“XZ”表示行政管理類等。4.流水號(hào)：用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，2023年黨群工作類的第一份檔案編號(hào)為“2023DQ0001”。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用密集架、檔案柜等設(shè)備，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器、磁盤陣列等存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映部門主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本部門、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映部門一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本部門工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為15年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映部門一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本部門工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。3.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本部門員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞。4.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱本部門檔案，應(yīng)提前向本部門提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱、編號(hào)、期限等信息。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析檔案內(nèi)容和形式的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，如重復(fù)文件、無關(guān)緊要的文件等，予以剔除。3.對(duì)涉及部門機(jī)密、商業(yè)秘密等檔案，應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定進(jìn)行鑒定，確保檔案信息的安全。（三）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀清單》等相關(guān)資料應(yīng)歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為部門工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)錄入新形成的檔案，刪除已銷毀或過期的