PAGE學(xué)校檔案分類管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)以及全體教職工和學(xué)生形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和載體形式等，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于檔案的管理和查找。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)。4.方便利用原則：以服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作為宗旨，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（一）黨群工作類1.黨務(wù)工作上級(jí)黨組織文件學(xué)校黨組織工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告黨組織會(huì)議記錄、紀(jì)要黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書黨員組織關(guān)系介紹信、黨員證明信黨內(nèi)表彰、獎(jiǎng)勵(lì)材料黨紀(jì)處分決定及相關(guān)材料2.宣傳工作學(xué)校宣傳工作計(jì)劃、總結(jié)宣傳報(bào)道稿件、圖片、音像資料思想政治教育活動(dòng)材料校園文化建設(shè)相關(guān)材料3.群團(tuán)工作工會(huì)工作文件、計(jì)劃、總結(jié)教職工代表大會(huì)文件、材料共青團(tuán)工作文件、計(jì)劃、總結(jié)學(xué)生會(huì)工作文件、計(jì)劃、總結(jié)社團(tuán)組織活動(dòng)材料（二）行政管理類1.學(xué)校行政文件上級(jí)教育行政部門文件學(xué)校行政工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告學(xué)校行政會(huì)議記錄、紀(jì)要學(xué)校規(guī)章制度、辦法、細(xì)則學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、崗位職責(zé)學(xué)校工作安排、通知、通報(bào)2.人事管理教職工招聘、錄用、調(diào)動(dòng)、解聘材料教職工工資、福利、保險(xiǎn)等材料教職工考核、獎(jiǎng)懲材料教職工培訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)、培訓(xùn)記錄教職工專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘材料教職工退休、退職材料3.財(cái)務(wù)管理學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告財(cái)務(wù)管理制度、辦法會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)檢查材料收費(fèi)文件、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)票據(jù)4.后勤管理校園建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件校園維修、改造項(xiàng)目材料校園環(huán)境衛(wèi)生、綠化管理材料學(xué)校物資采購、供應(yīng)、保管材料學(xué)校水電、通訊、交通等管理材料學(xué)校安全保衛(wèi)工作文件、記錄（三）教學(xué)管理類1.教學(xué)計(jì)劃各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱課程建設(shè)規(guī)劃、課程標(biāo)準(zhǔn)2.教學(xué)運(yùn)行（1）課程安排、課表（2）教學(xué)任務(wù)書、教學(xué)進(jìn)度表（3）教案、講稿、課件（4）課堂教學(xué)記錄、教學(xué)日志（5）學(xué)生成績冊(cè)、成績單（6）考試試卷、考試分析報(bào)告3.實(shí)踐教學(xué)實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)計(jì)劃、大綱實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書、實(shí)習(xí)報(bào)告畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）選題、任務(wù)書、指導(dǎo)記錄、答辯記錄、成績?cè)u(píng)定等材料4.教學(xué)研究與改革教學(xué)研究項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)通知書、研究報(bào)告教學(xué)改革方案、總結(jié)教學(xué)成果獎(jiǎng)申報(bào)材料、獲獎(jiǎng)證書（四）學(xué)生管理類1.學(xué)生學(xué)籍學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)材料學(xué)生畢業(yè)登記表、畢業(yè)證書存根2.學(xué)生獎(jiǎng)懲學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)審批表、獲獎(jiǎng)證書學(xué)生處分決定、處分撤銷材料3.學(xué)生資助學(xué)生資助政策文件學(xué)生資助申請(qǐng)、審批材料學(xué)生資助發(fā)放記錄4.學(xué)生活動(dòng)學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝匯演、社會(huì)實(shí)踐等活動(dòng)計(jì)劃、總結(jié)、照片、錄像等材料（五）科研管理類1.科研項(xiàng)目科研項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)通知書科研項(xiàng)目合同書、任務(wù)書科研項(xiàng)目研究報(bào)告、論文、著作、專利等成果材料2.科研成果獎(jiǎng)勵(lì)科研成果獎(jiǎng)申報(bào)材料、獲獎(jiǎng)證書3.學(xué)術(shù)交流學(xué)術(shù)會(huì)議通知、參會(huì)人員名單、會(huì)議論文集學(xué)術(shù)講座安排、講稿、記錄（六）基建檔案類1.項(xiàng)目前期文件項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見書建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證2.設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)變更通知、圖紙會(huì)審記錄3.工程施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案工程開工報(bào)告、施工日志工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄工程材料質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)報(bào)告4.工程監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)5.工程竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工驗(yàn)收備案表工程竣工決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告（七）設(shè)備檔案類1.設(shè)備購置設(shè)備采購計(jì)劃、合同設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄、隨機(jī)技術(shù)文件2.設(shè)備安裝調(diào)試設(shè)備安裝調(diào)試方案、記錄設(shè)備試運(yùn)行報(bào)告3.設(shè)備運(yùn)行維護(hù)設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄設(shè)備故障維修記錄、維修報(bào)告4.設(shè)備報(bào)廢設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、審批表設(shè)備報(bào)廢鑒定報(bào)告（八）聲像檔案類1.照片檔案學(xué)校重大活動(dòng)、會(huì)議、教學(xué)科研實(shí)踐、校園風(fēng)貌等照片照片說明、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息2.錄像檔案學(xué)校宣傳片、專題片、教學(xué)錄像、活動(dòng)錄像等錄像帶、光盤等載體及相關(guān)文字說明3.錄音檔案重要會(huì)議、講座、報(bào)告等錄音資料錄音帶、光盤等載體及相關(guān)文字說明（九）電子檔案類1.辦公自動(dòng)化文件學(xué)校內(nèi)部辦公系統(tǒng)生成的文件、通知、報(bào)告等電子郵件、電子文檔等2.教學(xué)管理電子文件教學(xué)計(jì)劃、課程表、成績管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等電子教案、課件、教學(xué)資源庫文件等3.科研管理電子文件科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告電子文檔學(xué)術(shù)論文、著作電子版本4.其他電子文件學(xué)校網(wǎng)站信息、數(shù)據(jù)庫文件等電子檔案的存儲(chǔ)、備份、遷移等管理記錄三、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)及教職工應(yīng)按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的各類檔案收集整理后移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)收集學(xué)校重大活動(dòng)、重要會(huì)議、科研項(xiàng)目、基建工程等形成的檔案。3.對(duì)零散形成的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，確保檔案的完整性。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，建立檔案檢索體系。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊或易褪色的檔案進(jìn)行復(fù)制。4.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行劃分。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行有序排列上架，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。（四）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。3.對(duì)鑒定后需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。（五）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案管理工作情況。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（六）檔案利用1.學(xué)校內(nèi)部各部門、教職工和學(xué)生因工作、學(xué)習(xí)等需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.外單位因工作需要查閱學(xué)校檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，并按照學(xué)校檔案查閱規(guī)定辦理查閱手續(xù)。四、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)學(xué)校檔案管理工作，貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策。2.制定學(xué)校檔案管理工作計(jì)劃、規(guī)章制度，并組織實(shí)施。3.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。4.負(fù)責(zé)檔案管理部門與學(xué)校各部門之間的協(xié)調(diào)工作，確保檔案管理工作的順利開展。5.定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問題。6.審核檔案鑒定、銷毀等重要事項(xiàng)，向上級(jí)主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告檔案管理工作情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等具體工作。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索體系。3.做好檔案庫房的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。4.積極開展