PAGE檔案三員管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本檔案三員管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的職責(zé)、權(quán)限及操作流程。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的完整性，不得遺漏重要文件。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案三員職責(zé)（一）檔案管理員1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)制定檔案收集計(jì)劃，定期組織各部門收集應(yīng)歸檔的文件材料。對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。檢查文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。2.檔案保管按照檔案保管要求，選擇適宜的檔案庫房和保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。建立檔案保管賬目，定期核對檔案數(shù)量，做到賬物相符。做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問題。3.檔案利用服務(wù)建立檔案檢索系統(tǒng)，方便公司內(nèi)部人員查詢和利用檔案。根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，及時(shí)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記手續(xù)。對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)，分析檔案利用效果，為公司決策提供參考依據(jù)。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，提出檔案存毀意見。對已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。（二）檔案形成部門兼職檔案員1.文件材料收集與整理負(fù)責(zé)本部門日常工作中文件材料的收集、整理和初步分類，確保文件材料的齊全完整。按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。2.檔案保管與保護(hù)在本部門內(nèi)做好檔案的臨時(shí)保管工作，確保檔案的安全和完整。配合檔案管理部門做好檔案的安全檢查和保護(hù)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。3.檔案利用協(xié)助根據(jù)公司內(nèi)部人員的查閱需求，協(xié)助提供本部門相關(guān)檔案信息，并做好登記手續(xù)。（三）檔案查閱審批員1.查閱審批負(fù)責(zé)對公司內(nèi)部人員查閱檔案的申請進(jìn)行審批，根據(jù)檔案的保密級(jí)別和查閱目的，決定是否批準(zhǔn)查閱申請。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請，應(yīng)嚴(yán)格審核，必要時(shí)征求相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)的意見。2.監(jiān)督檢查對檔案查閱過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保查閱人員按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行查閱，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)查閱人員有違規(guī)行為時(shí)，及時(shí)制止并采取相應(yīng)措施，如收回檔案、追究責(zé)任等。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.收集范圍公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于：行政管理文件，如公司決議、通知、報(bào)告、請示等。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。人力資源文件，如員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。業(yè)務(wù)合同文件，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。項(xiàng)目文件，如項(xiàng)目計(jì)劃、方案、報(bào)告、驗(yàn)收文件等。2.收集時(shí)間各部門兼職檔案員應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將其收集齊全，并進(jìn)行初步整理。對于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集。3.收集方式直接收集：由兼職檔案員直接從文件形成部門或個(gè)人處收集文件材料。定期收集：檔案管理部門定期到各部門進(jìn)行文件材料的收集。（二）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素，按照公司檔案分類方案進(jìn)行分類。公司檔案分類一般分為[具體分類類別1]、[具體分類類別2]、[具體分類類別3]等[X]個(gè)一級(jí)類別，每個(gè)一級(jí)類別下再細(xì)分若干二級(jí)類別和三級(jí)類別。2.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，采用[編號(hào)方式，如年度類別順序號(hào)]的格式進(jìn)行編號(hào)。例如，2023行政001表示2023年形成的行政管理類第1份檔案。3.編目要求編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄清晰準(zhǔn)確，便于查找和利用。建立電子目錄，與紙質(zhì)目錄同步更新，提高檔案檢索效率。（三）檔案保管1.庫房建設(shè)與設(shè)施配備檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等條件，面積應(yīng)根據(jù)公司檔案存儲(chǔ)量合理確定。配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品、防鼠器材等。2.檔案上架排列按照檔案編號(hào)順序，將檔案上架排列，確保檔案存放有序，便于查找和管理。對于同一類別的檔案，應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.定期盤點(diǎn)與檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行[X]次全面盤點(diǎn)，確保賬物相符。同時(shí)，定期檢查檔案保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（四）檔案利用1.查閱申請公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、檔號(hào)、查閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交檔案查閱審批員進(jìn)行審批。2.查閱審批檔案查閱審批員根據(jù)檔案的保密級(jí)別和查閱目的，對查閱申請進(jìn)行審批。對于批準(zhǔn)的查閱申請，在申請表上簽署意見，并注明查閱方式（現(xiàn)場查閱、復(fù)印、摘抄等）和查閱期限。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.查閱服務(wù)檔案管理部門根據(jù)查閱審批意見，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的檔案查閱場所進(jìn)行查閱，并遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印或摘抄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門印章。4.查閱登記檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、檔號(hào)、查閱方式、查閱期限等信息。查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。（五）檔案鑒定與銷毀1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案專家等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限，如永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）等。3.鑒定程序檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單，并提交檔案鑒定工作小組。檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。對擬銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、檔號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。4.銷毀實(shí)施檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門人員共同實(shí)施。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并做好記錄。銷毀完畢后，在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄存檔。四、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)規(guī)劃1.目標(biāo)與任務(wù)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。（二）檔案數(shù)字化加工1.掃描標(biāo)準(zhǔn)制定檔案數(shù)字化掃描標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰、完整、準(zhǔn)確。掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案原件的質(zhì)量和利用需求確定，一般不低于[X]dpi。2.圖像處理對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等圖像處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化處理后的檔案圖像與對應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.系統(tǒng)功能模塊檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求。2.用戶權(quán)限管理根據(jù)用戶的崗位職責(zé)和工作需求，設(shè)置不同的系統(tǒng)用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。3.系統(tǒng)維護(hù)與更新定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.內(nèi)部監(jiān)督檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，對提出的問題及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核指標(biāo)制定檔案管理工作考核指標(biāo)體系，包括檔案收集完整性、整理規(guī)范性、保管安全性、利用效率、信息化建設(shè)水平等方面的指標(biāo)。2.考核方式考核方式采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式，每年對各部門檔案管理工作進(jìn)行一次全面考核，并根據(jù)考核結(jié)果