PAGE洋山港檔案管理制度一、總則（一）目的為加強洋山港檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在港口運營、管理、決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于洋山港范圍內(nèi)各部門、各單位以及與港口業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指洋山港在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則洋山港檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映洋山港各項業(yè)務(wù)活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理洋山港在各個階段、各個方面形成的檔案，確保檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置洋山港設(shè)立專門的檔案管理中心，負責(zé)全港檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定洋山港檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)洋山港各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.負責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案實體安全。5.開展檔案的開發(fā)利用工作，為洋山港的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、歷史研究等提供檔案信息支持。6.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，指導(dǎo)各部門、各單位的檔案管理工作。7.定期對洋山港檔案管理工作進行檢查、評估和總結(jié)，不斷完善檔案管理制度和工作流程。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳教育、紀(jì)檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面形成的文件、資料、記錄等。2.行政管理類涵蓋港口行政管理、人力資源管理、財務(wù)管理、審計管理、物資管理、安全管理、質(zhì)量管理等方面的檔案。3.港口業(yè)務(wù)類涉及港口規(guī)劃、建設(shè)、運營、生產(chǎn)調(diào)度、貨物裝卸、運輸組織、倉儲管理、設(shè)備管理、技術(shù)研發(fā)等業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的各類檔案。4.基本建設(shè)類包含港口基本建設(shè)項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等過程中形成的文件、圖紙、報告等檔案。5.科研項目類有關(guān)港口科研項目的申報、研究、成果鑒定、推廣應(yīng)用等方面的檔案資料。6.外事工作類涉及港口外事活動、對外合作、交流訪問等形成的文件、協(xié)議、紀(jì)要等檔案。7.聲像檔案類包括反映洋山港建設(shè)、運營、發(fā)展等方面的照片、錄音、錄像等資料。8.電子檔案類各類電子文件、數(shù)據(jù)、信息系統(tǒng)備份等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時、準(zhǔn)確地收集本部門、本單位形成的各類檔案，并定期移交至檔案管理部門。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將檔案整理完畢并移交檔案管理部門。3.檔案收集過程中，應(yīng)確保檔案的齊全、完整，對不符合要求的檔案應(yīng)及時補充或修正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）的分類方法進行整理，將文件材料按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期，然后按機構(gòu)（問題）進行排列。2.科技檔案按照項目專業(yè)階段的分類方法進行整理，將一個項目的檔案按專業(yè)分為不同類別，再按項目實施階段進行排列。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，按年度順序排列。4.聲像檔案按照內(nèi)容、時間順序進行整理，同時編寫文字說明。5.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可利用性。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管凡是反映洋山港主要職能活動和基本歷史面貌的，對港口發(fā)展、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管保存期限為[X]年至[X]年的檔案，主要是反映洋山港一般工作活動，在一定時期內(nèi)對港口工作有查考利用價值的檔案。3.短期保管保存期限為[X]年以下的檔案，主要是反映洋山港短期工作活動，在較短時間內(nèi)對港口工作有參考價值的檔案。（二）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備完善的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。4.檔案庫房應(yīng)配備專人負責(zé)日常管理，定期對檔案庫房進行檢查、清潔和維護，確保檔案庫房的安全和整潔。（三）檔案數(shù)字化管理1.按照國家和行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對洋山港重要檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，實現(xiàn)檔案信息的長期保存和便捷利用。2.檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)確保數(shù)字化副本與檔案原件內(nèi)容一致，圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可靠。3.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行分類存儲、檢索查詢、統(tǒng)計分析等管理，提高檔案數(shù)字化管理水平。（四）檔案安全保密1.嚴格執(zhí)行檔案安全保密制度，加強對檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全保密意識。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案查閱、借閱、利用等規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)采取嚴格的保密措施，防止檔案信息泄露。3.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。4.定期對檔案進行安全檢查和保密檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，對違反檔案安全保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為洋山港內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、日常工作等提供檔案信息支持。2.為上級主管部門、政府相關(guān)部門的檢查、調(diào)研、統(tǒng)計等工作提供檔案資料。3.為港口建設(shè)、科研、歷史研究等方面提供檔案參考。4.根據(jù)法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，為社會公眾提供檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或數(shù)字化副本，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失，按期歸還。3.復(fù)制檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審批后，按照規(guī)定進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）利用審批1.內(nèi)部利用洋山港內(nèi)部各部門、各單位因工作需要利用檔案的，由本部門、本單位負責(zé)人審批。2.外部利用涉及上級主管部門、政府相關(guān)部門、社會公眾等外部單位利用檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行審批，審批通過后，檔案管理部門方可提供利用服務(wù)。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、檔案管理人員等組成，負責(zé)洋山港檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合洋山港的實際情況，對檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已超過保管期限的檔案，應(yīng)重點審查其是否涉及港口重要歷史事件、關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權(quán)等，如有必要，應(yīng)延長保管期限。3.對不具有保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀處理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見。3.檔案鑒定工作小組形成鑒定報告，報洋山港主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.銷毀檔