PAGE鑒定機構檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本鑒定機構檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鑒定機構在鑒定業(yè)務活動中形成的各類檔案，包括但不限于鑒定委托書、鑒定方案、鑒定記錄、鑒定報告、客戶資料、資質文件、人員檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本鑒定機構的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案內容必須真實反映鑒定業(yè)務活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案資料。3.完整性原則全面收集、整理鑒定業(yè)務活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置本鑒定機構設立獨立的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本鑒定機構的檔案管理制度。2.負責制定和完善檔案管理工作的各項規(guī)章制度和業(yè)務流程。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.負責檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點、核對，確保檔案的實體安全和信息安全。6.負責檔案的查閱、借閱、復制等利用服務工作，按照規(guī)定辦理相關手續(xù)，做好登記和記錄。7.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已到保管期限或失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。8.負責檔案管理工作的統(tǒng)計和分析，及時向上級領導匯報檔案管理工作情況。9.負責對本鑒定機構各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案管理業(yè)務培訓和交流活動。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.在鑒定業(yè)務活動過程中，承辦人員應及時將形成的各類檔案資料移交檔案管理部門，不得自行留存或銷毀。3.對于外部單位或個人移交的與鑒定業(yè)務相關的檔案資料，檔案管理部門應進行認真審核和登記，并妥善保管。（二）檔案整理1.檔案管理部門應按照檔案的形成規(guī)律和特點，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.檔案分類應遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性原則，一般可分為文書檔案、業(yè)務檔案、財務檔案、人事檔案等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。3.對每份檔案資料應進行編號、編目，編制檔案目錄索引，以便于查找和利用。4.檔案整理過程中，應確保檔案資料的排列有序、裝訂整齊，對于破損、褪色的檔案資料應進行修復或復制。四、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案主要包括本鑒定機構在行政管理、黨群工作等方面形成的各類文件、通知、報告、會議紀要等。2.業(yè)務檔案（1）鑒定委托書記錄鑒定委托事項、委托方信息、鑒定要求等內容的文件。（2）鑒定方案針對具體鑒定項目制定的鑒定方法、步驟、人員安排等方案性文件。（3）鑒定記錄包括鑒定過程中的原始記錄、檢驗檢測數(shù)據(jù)、現(xiàn)場勘查記錄等。（4）鑒定報告鑒定機構出具的正式鑒定結論性文件，包括鑒定意見書、檢驗檢測報告等。（5）客戶資料客戶的基本信息、聯(lián)系方式、鑒定需求等相關資料。3.財務檔案主要包括本鑒定機構的財務報表、會計憑證、賬簿、審計報告等財務資料。4.人事檔案本鑒定機構員工的個人基本信息、學歷證書、資格證書、工作經(jīng)歷、考核記錄等人事資料。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，確保每個檔案都有一個唯一的編號。2.文書檔案編號格式為：年份+流水號，如2023001。3.業(yè)務檔案編號格式為：業(yè)務類別代碼+年份+流水號，如JDWT2023001（鑒定委托類）、JDFA2023001（鑒定方案類）等。4.財務檔案編號格式為：財務類別代碼+年份+流水號，如CWZB2023001（財務報表類）、CWKZ2023001（會計憑證類）等。5.人事檔案編號格式為：員工工號，如001。五、檔案的保管與保護（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管方式1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于紙質檔案，應采用密集架或檔案柜存放；對于電子檔案，應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并定期進行備份。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查、清點、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。（三）檔案保護措施1.嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理，未經(jīng)授權不得查閱、復制或泄露。2.加強對檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等安全設施，防止無關人員進入檔案庫房。3.定期對檔案進行消毒、殺蟲處理，防止檔案霉變、蟲蛀。4.對電子檔案應采取加密、備份等安全措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或被篡改。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.本鑒定機構內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，應出具單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本鑒定機構負責人批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)授權不得復制、摘抄或泄露檔案內容。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)批準后，查閱人員持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相關檔案。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.查閱人員如需復制檔案資料，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)批準后，由檔案管理部門按照規(guī)定進行復制，并收取相應的復制費用。（三）借閱規(guī)定1.本鑒定機構內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個人因工作需要借閱檔案的，應出具單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)本鑒定機構負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案資料。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量、內容和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因并處理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織本鑒定機構相關業(yè)務部門人員組成鑒定小組，按照檔案鑒定標準和程序進行鑒定。3.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的形成時間、內容、重要性等因素，對檔案進行逐份鑒定，確定檔案的保管期限為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）或無保存價值。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限或失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報本鑒定機構負責人批準后，進行銷毀處理。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，紙質檔案一般采用焚燒或粉碎等方式銷毀，電子檔案應進行徹底刪除或格式化處理。3.在檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的徹底、安全。監(jiān)銷人員應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔。4.檔案銷毀清單應包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等內容，作為檔案管理工作的重要記錄保存。八、檔案管理的信息化建設（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設1.本鑒定機構應建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理和利用。2.電子檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、備份等功能，滿足檔案管理工作的實際需求。3.檔案管理人員應按照規(guī)定將紙質檔案進行數(shù)字化處理，錄入電子檔案管理系統(tǒng)，并確保電子檔案與紙質檔案的一致性和完整性。（二）電子檔案安全管理1.加強對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權限管理，對不同人員的操作權限進行嚴格控制。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和更新，安裝殺毒軟件、防火墻等安全軟件，防止電子檔案數(shù)據(jù)被病毒感染或遭受網(wǎng)絡攻擊。3.對電子檔案數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，并定期進行檢查和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。九、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關檔案管理的法律法規(guī)和本鑒定機構的檔案管理制度。2.檔案管理人員應具備較強的責任心和保密意識，認真履行檔案管理職責，確保檔案的安全和完整。3.檔案管理人員應定期參加檔案管理業(yè)務培訓和學習，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質。（二）檔案管理人員具體職責1.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。2.負責檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點、核對，確保檔案的實體安全和信息安全。4.負責檔案的查閱、借閱、復制等利用服務工作，按照規(guī)定辦理相關