PAGE居務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織居務(wù)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及居務(wù)工作的各類檔案管理。（三）定義1.居務(wù)檔案：指在本公司/組織開展居務(wù)工作過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷，移交檔案管理部門保存的過程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：居務(wù)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映居務(wù)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理居務(wù)工作中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到整理規(guī)范、分類科學(xué)、編號有序。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定和完善居務(wù)檔案管理的具體細(xì)則和操作流程。3.集中統(tǒng)一管理居務(wù)檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作。4.建立健全檔案的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等管理制度，并組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)和管理，確保檔案的安全保管。6.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級主管部門報(bào)告。7.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。8.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門居務(wù)文件材料的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)。3.嚴(yán)格按照檔案管理的要求，規(guī)范本部門文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保文件材料的質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等具體工作。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高工作效率和質(zhì)量。4.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和管理。6.協(xié)助各部門做好文件材料的歸檔工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與居務(wù)工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.本公司/組織制定的關(guān)于居務(wù)工作的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.居務(wù)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.各類居務(wù)活動(dòng)的方案、通知、記錄、照片、視頻等資料。5.涉及居民權(quán)益、社區(qū)建設(shè)、公共服務(wù)等方面的文件材料。6.與其他單位或部門簽訂的有關(guān)居務(wù)工作的合同、協(xié)議等。7.居民的來信來訪記錄、反饋意見及處理結(jié)果。8.其他具有保存價(jià)值的居務(wù)文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在居務(wù)工作中形成的文件材料，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要的文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。4.收集的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類和組卷。3.便于保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類：根據(jù)居務(wù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為黨群工作類、行政管理類、社區(qū)建設(shè)類、公共服務(wù)類、居民權(quán)益類等類別。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號：對整理好的檔案案卷進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用年度類別流水號的形式，如“2023黨群001”。3.編目：編制檔案案卷目錄，目錄應(yīng)包括案卷編號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。5.裝盒：將裝訂好的檔案案卷裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明案卷編號及相關(guān)信息。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對本公司/組織、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為30年、10年。30年保管期限：反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案。10年保管期限：反映本公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。2.庫房管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行清潔和消毒，保持庫房環(huán)境整潔。3.庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕等物品。4.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常使用。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱居務(wù)檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱居務(wù)檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案或機(jī)密檔案的查閱，還需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意。3.居民查閱與其自身權(quán)益相關(guān)的居務(wù)檔案，需提供有效身份證明，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門核實(shí)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案案卷，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員只能在檔案管理部門指定區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，不得損害本公司/組織和其他單位或個(gè)人的合法權(quán)益。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理部門應(yīng)積極為檔案利用者提供服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。4.對檔案利用情況應(yīng)進(jìn)行登記，記錄利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容等信息，以便統(tǒng)計(jì)和分析檔案利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合分析檔案的價(jià)值。3.確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠，既不夸大檔案的價(jià)值，也不隨意降低檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件逐頁進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、年度、保管期限、密級等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場對銷毀情況進(jìn)行認(rèn)真核對，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)登記，注明銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀原因等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立居務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。及時(shí)更新檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.安全管理：建立健全檔案信息化安全管理制度，采取防火墻、加密技術(shù)、用戶認(rèn)證等措施，防止檔案信息泄露