PAGE訴訟檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司訴訟檔案的管理，規(guī)范訴訟檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保訴訟檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在各類訴訟活動中形成的檔案資料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司訴訟檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：訴訟檔案應(yīng)如實(shí)反映訴訟活動的全過程，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保訴訟檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮公司各部門對訴訟檔案利用的需求，提供便捷的檔案查閱服務(wù)。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司訴訟檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督公司各部門訴訟檔案的收集、整理、移交等工作。3.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管公司訴訟檔案，建立健全檔案保管制度，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定對訴訟檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，編制檢索工具，方便檔案的查閱利用。5.負(fù)責(zé)對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要訴訟檔案的保密管理，嚴(yán)格控制查閱范圍和審批程序。6.定期對訴訟檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。7.組織開展訴訟檔案管理的培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工對檔案管理工作的認(rèn)識和重視程度。（二）訴訟業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門訴訟活動中各類文件材料的收集、整理和初步分類工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好訴訟檔案的整理、編目等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.在訴訟活動結(jié)束后，及時將與訴訟相關(guān)的全部文件材料，包括但不限于起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、庭審記錄、裁判文書等，移交檔案管理部門歸檔。4.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自留存、銷毀或涂改訴訟檔案材料。（三）其他部門職責(zé)1.配合檔案管理部門和訴訟業(yè)務(wù)部門做好訴訟檔案的相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。2.在涉及訴訟活動時，按照檔案管理要求及時形成和提交相關(guān)文件材料。三、檔案收集（一）收集范圍1.訴訟案件從立案至結(jié)案過程中形成的各類文件材料，包括但不限于：訴訟文書：起訴狀、答辯狀、上訴狀、申訴狀、撤訴申請書、反訴狀等。證據(jù)材料：書證、物證、視聽資料、證人證言、鑒定意見、勘驗(yàn)筆錄等。庭審記錄：開庭傳票、庭審筆錄、合議庭評議記錄、審判委員會討論記錄等。裁判文書：判決書、裁定書、調(diào)解書等。執(zhí)行文書：執(zhí)行申請書、執(zhí)行裁定書、協(xié)助執(zhí)行通知書、執(zhí)行和解協(xié)議等。其他與訴訟活動有關(guān)的文件材料，如律師函、法律意見書、案件分析報告等。2.與訴訟案件相關(guān)的內(nèi)部審批文件、會議紀(jì)要、往來函件等。（二）收集要求1.訴訟業(yè)務(wù)部門應(yīng)在訴訟活動進(jìn)行過程中，及時收集各類文件材料，并確保材料的齊全、完整。2.對于重要的文件材料，應(yīng)進(jìn)行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.收集的文件材料應(yīng)按照形成時間順序進(jìn)行排列，確保材料之間的關(guān)聯(lián)性和邏輯性。（三）收集時間1.在案件立案后，訴訟業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時開始收集相關(guān)文件材料，并在每個訴訟階段結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，將該階段形成的文件材料移交檔案管理部門。2.案件結(jié)案后，訴訟業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)，將全部訴訟檔案材料整理完畢并移交檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)訴訟檔案按照案件性質(zhì)、年度、保管期限等進(jìn)行分類。1.案件性質(zhì)分類：分為民事案件、刑事案件、行政案件等類別。2.年度分類：按照案件發(fā)生的年度進(jìn)行劃分。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，分為永久保管、長期保管（[X]年）、短期保管（[X]年）三類。（二）整理步驟1.裝訂：對收集到的文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，破損的材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或裱糊。2.編頁號：在每份文件材料的右上角或左上角編寫頁號，以便于統(tǒng)計和查找。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項(xiàng)目。編寫案卷封面，包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等內(nèi)容。編制備考表，注明卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，并由立卷人和檢查人簽字。4.裝盒：將整理好的案卷裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫相關(guān)信息，包括全宗號、目錄號、案卷號、年度、保管期限等。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的訴訟檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管方式1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案排列上架存放，便于查找和管理。2.對于電子訴訟檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編目、存儲和檢索。電子檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、具有重要?dú)v史價值或?qū)疚磥戆l(fā)展有重大影響的訴訟檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：一般訴訟案件檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：一些簡單的、時效性較強(qiáng)的訴訟檔案，保管期限為[X]年。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對訴訟檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱訴訟檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進(jìn)行查閱。2.因涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等特殊情況，外部單位或個人需要查閱訴訟檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在檔案管理部門指定人員的陪同下進(jìn)行查閱，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱訴訟檔案，應(yīng)填寫《訴訟檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.外部單位或個人查閱訴訟檔案，除填寫《訴訟檔案查閱申請表》外，還應(yīng)提交單位介紹信、查閱人員有效身份證件等材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照上述內(nèi)部人員查閱手續(xù)辦理。（三）利用方式1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出保管場所。2.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)印、拍照檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、拍照的檔案材料應(yīng)妥善保管，不得用于與查閱目的無關(guān)的其他用途。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對訴訟檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式、保管期限及利用價值等因素，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：成立由檔案管理部門、訴訟業(yè)務(wù)部門及相關(guān)法律專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組，對檔案進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定意見的公正性和客觀性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案予以鑒定銷毀。2.檔案內(nèi)容已失去利用價值，如案件已過追訴時效、已執(zhí)行完畢且無后續(xù)影響等，可考慮鑒定銷毀。3.檔案材料不完整、不準(zhǔn)確，無法反映案件真實(shí)情況且無法補(bǔ)充完善的，可鑒定為無保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門提出鑒定意見，填寫《訴訟檔案鑒定申請表》，詳細(xì)說明擬鑒定銷毀檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并闡述鑒定理由。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提交的鑒定申請進(jìn)行審核，組織相關(guān)人員對擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查。3.鑒定小組根據(jù)審查情況，集體討論形成鑒定意見，對確無保存價值的檔案編制《訴訟檔案銷毀清單》。4.《訴訟檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀程序1.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的《訴訟檔案銷毀清單》，組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式；對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.檔案銷毀過程中，