PAGE檔案信息聯(lián)絡(luò)員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案信息管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高檔案信息的利用效率，特制定本檔案信息聯(lián)絡(luò)員制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：檔案信息聯(lián)絡(luò)員應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)地收集、整理、傳遞檔案信息，保證檔案信息的質(zhì)量。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，確保檔案信息的保密性。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，充分發(fā)揮檔案信息的作用，提高檔案信息的利用價(jià)值。二、檔案信息聯(lián)絡(luò)員職責(zé)（一）部門(mén)檔案信息管理職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定一名檔案信息聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案信息的收集、整理、保管和移交等工作。2.檔案信息聯(lián)絡(luò)員應(yīng)熟悉本部門(mén)的工作流程和業(yè)務(wù)內(nèi)容，了解檔案信息的形成規(guī)律，確保檔案信息收集的全面性和準(zhǔn)確性。（二）具體工作內(nèi)容1.負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類檔案信息，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。2.按照檔案管理的要求，對(duì)收集到的檔案信息進(jìn)行分類、整理、編目，確保檔案信息的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.妥善保管本部門(mén)的檔案信息，做好檔案的存儲(chǔ)、防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失。4.定期對(duì)本部門(mén)的檔案信息進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。5.根據(jù)公司/組織檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)保管期滿或已無(wú)保存價(jià)值的檔案移交至公司/組織檔案管理部門(mén)。6.積極協(xié)助公司/組織檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案信息的查詢、利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案支持。7.負(fù)責(zé)向本部門(mén)員工宣傳檔案信息管理的重要性，提高員工的檔案意識(shí)，督促員工及時(shí)將工作中形成的檔案信息移交至檔案信息聯(lián)絡(luò)員。三、檔案信息收集（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類文件，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、工作總結(jié)等文件。3.公司/組織的會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等文件。5.公司/組織的財(cái)務(wù)文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。6.公司/組織的人事文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。7.公司/組織的技術(shù)文件，如研發(fā)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利文件等。8.公司/組織的市場(chǎng)營(yíng)銷文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、宣傳資料、客戶資料等。9.公司/組織的行政文件，如辦公制度、行政事務(wù)處理文件等。10.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.檔案信息聯(lián)絡(luò)員應(yīng)主動(dòng)關(guān)注本部門(mén)各項(xiàng)工作活動(dòng)，及時(shí)收集相關(guān)檔案信息，確保檔案信息的形成與工作開(kāi)展同步。2.收集的檔案信息應(yīng)真實(shí)、完整，不得擅自修改、偽造檔案內(nèi)容。3.對(duì)于重要的檔案信息，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可識(shí)別性。（三）收集時(shí)間1.對(duì)于日常工作中形成的檔案信息，檔案信息聯(lián)絡(luò)員應(yīng)及時(shí)收集整理，原則上應(yīng)在工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集工作。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案信息，檔案信息聯(lián)絡(luò)員應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集工作，并及時(shí)整理歸檔。四、檔案信息整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照公司/組織的職能部門(mén)分類，如行政部檔案、財(cái)務(wù)部檔案、人力資源部檔案、業(yè)務(wù)部門(mén)檔案等。2.按照檔案信息的內(nèi)容分類，如文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.按照檔案信息的形成時(shí)間分類，如年度檔案、季度檔案、月度檔案等。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案的整理：對(duì)收集到的紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、排序、編目，編制檔案目錄，填寫(xiě)檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。2.電子檔案的整理：對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，按照規(guī)定的命名規(guī)則和元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子檔案進(jìn)行標(biāo)注，確保電子檔案的檢索和利用。3.檔案信息的編號(hào)：為便于檔案信息的管理和查詢，應(yīng)對(duì)檔案信息進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母組合編號(hào)等方式。（三）編目要求1.檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、責(zé)任者（形成部門(mén)或個(gè)人）等內(nèi)容。2.檔案目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰、工整，一式兩份，一份隨檔案保存，一份單獨(dú)裝訂成冊(cè)，作為檔案檢索工具。五、檔案信息保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放檔案信息。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架（柜）、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放在檔案架（柜）上，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的檔案信息，應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管期限1.檔案信息的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況確定，一般分為永久保管、長(zhǎng)期保管和短期保管。2.永久保管的檔案信息主要包括公司/組織的設(shè)立、變更、終止文件，重要的合同協(xié)議，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案信息主要包括公司/組織的年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)，業(yè)務(wù)合同，人事檔案等，保管期限一般為[X]年。4.短期保管的檔案信息主要包括一般性的行政文件、業(yè)務(wù)資料等，保管期限一般為[X]年。（四）定期清查1.檔案信息聯(lián)絡(luò)員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)保管的檔案信息進(jìn)行清查核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫(xiě)檔案清查登記表，記錄清查情況，并由檔案信息聯(lián)絡(luò)員和部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。六、檔案信息移交（一）移交范圍1.保管期滿或已無(wú)保存價(jià)值的檔案信息。2.公司/組織合并、分立、撤銷、解散等情況下需要移交的檔案信息。3.其他按照規(guī)定需要移交的檔案信息。（二）移交程序1.檔案信息聯(lián)絡(luò)員應(yīng)在檔案信息移交前，對(duì)擬移交的檔案信息進(jìn)行再次整理核對(duì)，確保檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。2.填寫(xiě)檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并由檔案信息聯(lián)絡(luò)員和接收人簽字確認(rèn)。3.將檔案移交清單及檔案信息一并移交至公司/組織檔案管理部門(mén)。4.公司/組織檔案管理部門(mén)在接收檔案信息后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。（三）交接責(zé)任1.檔案信息移交過(guò)程中，如因交接不清導(dǎo)致檔案信息丟失、損壞或其他問(wèn)題，由移交部門(mén)和接收部門(mén)共同承擔(dān)責(zé)任。2.交接雙方應(yīng)嚴(yán)格履行交接手續(xù)，確保檔案信息移交的順利進(jìn)行。七、檔案信息利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案信息的利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定。2.審批登記原則：檔案信息的利用應(yīng)經(jīng)過(guò)審批，并進(jìn)行登記，記錄利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容等信息。3.保密安全原則：在檔案信息利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。（二）利用流程1.利用人填寫(xiě)檔案信息利用申請(qǐng)表，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用時(shí)間等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批同意后，利用申請(qǐng)表交至公司/組織檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)利用申請(qǐng)表，對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢、調(diào)閱，并按照規(guī)定的程序提供檔案信息。4.利用人在利用檔案信息時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案信息帶出。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.利用結(jié)束后，利用人應(yīng)及時(shí)將檔案信息歸還檔案管理部門(mén)，并在檔案信息利用登記表上簽字確認(rèn)。（三）特殊利用情況處理1.對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感檔案信息的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，并采取特殊的保護(hù)措施。2.對(duì)于需要跨部門(mén)、跨單位利用檔案信息的情況，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通，確保檔案信息利用的順利進(jìn)行。八,培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.公司/組織檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織檔案信息聯(lián)絡(luò)員培訓(xùn)，提高檔案信息聯(lián)絡(luò)員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用等方面。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。（二）考核1.建立檔案信息聯(lián)絡(luò)員考核制度，對(duì)檔案信息聯(lián)絡(luò)員履行職責(zé)情況進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括檔案信息收集、整理、保管、移交、利用等工作的完成情況，以及檔案信息管理的規(guī)范化程度等。3.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、