PAGE檔案館聯(lián)席會議制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案館之間的溝通與協(xié)作，整合資源，提高檔案管理工作的整體水平，更好地服務(wù)于公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和各項(xiàng)工作，特制定本聯(lián)席會議制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各檔案館（包括但不限于總公司檔案館、分公司檔案館、各部門檔案室等）。（三）基本原則1.定期溝通原則：定期召開聯(lián)席會議，確保各檔案館之間信息暢通，及時(shí)交流工作進(jìn)展、問題及經(jīng)驗(yàn)。2.平等協(xié)作原則：各檔案館在聯(lián)席會議中地位平等，相互協(xié)作，共同探討解決問題的方案，促進(jìn)檔案管理工作的協(xié)同發(fā)展。3.問題導(dǎo)向原則：以解決檔案管理工作中的實(shí)際問題為出發(fā)點(diǎn)，聚焦重點(diǎn)、難點(diǎn)問題，通過聯(lián)席會議尋求有效解決方案。4.資源共享原則：充分整合各檔案館的資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息、技術(shù)、人才等資源的共享，提高資源利用效率。二、聯(lián)席會議組織架構(gòu)（一）聯(lián)席會議成員聯(lián)席會議由公司/組織內(nèi)各檔案館負(fù)責(zé)人組成。各檔案館負(fù)責(zé)人作為本單位的代表，負(fù)責(zé)參與聯(lián)席會議的各項(xiàng)議程，傳達(dá)本單位檔案管理工作情況，反饋工作意見和建議。（二）聯(lián)席會議召集人聯(lián)席會議設(shè)召集人一名，由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。召集人負(fù)責(zé)聯(lián)席會議的組織、協(xié)調(diào)工作，確定會議議題、議程，主持會議討論，跟蹤會議決議的執(zhí)行情況等。（三）聯(lián)席會議秘書聯(lián)席會議設(shè)秘書一名，由檔案管理部門指定專人擔(dān)任。秘書負(fù)責(zé)聯(lián)席會議的籌備工作，包括會議通知的發(fā)送、會議記錄的整理、會議紀(jì)要的撰寫與分發(fā)、會議決議的督辦等。三、會議召開（一）會議周期聯(lián)席會議原則上每季度召開一次，如有特殊情況可臨時(shí)召開。（二）會議議題確定1.檔案管理部門提出：檔案管理部門根據(jù)公司/組織檔案管理工作的整體規(guī)劃和階段性重點(diǎn)任務(wù)，結(jié)合日常工作中發(fā)現(xiàn)的問題，提出聯(lián)席會議議題建議。2.各檔案館提議：各檔案館可在會前向聯(lián)席會議召集人提交議題申請，說明議題背景、目的、主要內(nèi)容及期望達(dá)成的結(jié)果。召集人對各檔案館提交的議題進(jìn)行匯總、篩選，確定納入聯(lián)席會議討論的議題。3.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)交辦：對于公司/組織領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的檔案管理相關(guān)問題，由檔案管理部門整理后作為議題提交聯(lián)席會議討論。（三）會議籌備1.會議通知：聯(lián)席會議秘書根據(jù)確定的會議議題和參會人員名單，提前[X]個(gè)工作日向各參會成員發(fā)送會議通知，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、議程等信息。2.材料準(zhǔn)備：各參會成員應(yīng)根據(jù)會議議題提前準(zhǔn)備相關(guān)材料，包括本單位檔案管理工作情況匯報(bào)、問題分析及解決方案建議等。材料應(yīng)內(nèi)容詳實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，并在會議前提交給聯(lián)席會議秘書。3.會場布置：聯(lián)席會議秘書負(fù)責(zé)會議場地的布置，確保會議設(shè)備正常運(yùn)行，資料齊全，為會議的順利召開提供保障。（四）會議議程1.主持人開場：由聯(lián)席會議召集人介紹會議目的和議程安排，宣布會議開始。2.工作匯報(bào)：各檔案館負(fù)責(zé)人依次匯報(bào)本單位上季度檔案管理工作進(jìn)展情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的工作成果、存在問題及下一步工作計(jì)劃。3.議題討論：針對確定的會議議題，參會成員展開深入討論。各成員應(yīng)充分發(fā)表意見，分析問題原因，提出切實(shí)可行的解決方案或建議。討論過程中，應(yīng)注重相互交流與協(xié)作，共同尋求最佳解決方案。4.決議形成：在充分討論的基礎(chǔ)上，由聯(lián)席會議召集人組織參會成員對各項(xiàng)議題進(jìn)行表決，形成會議決議。決議應(yīng)明確具體事項(xiàng)、責(zé)任部門、完成時(shí)間等內(nèi)容，確保決議具有可操作性。5.會議總結(jié)：聯(lián)席會議召集人對會議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議重點(diǎn)和決議要求，對各檔案館的工作提出期望和要求。（五）會議記錄與紀(jì)要1.會議記錄：聯(lián)席會議秘書負(fù)責(zé)會議記錄工作，詳細(xì)記錄會議討論內(nèi)容、發(fā)言要點(diǎn)、決議結(jié)果等信息。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保能夠真實(shí)反映會議全貌。2.會議紀(jì)要撰寫：會議結(jié)束后，聯(lián)席會議秘書應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會議紀(jì)要的撰寫。會議紀(jì)要應(yīng)突出會議重點(diǎn)，準(zhǔn)確概括會議討論的主要問題、決議內(nèi)容及工作要求。紀(jì)要內(nèi)容應(yīng)語言簡潔、邏輯清晰，便于參會人員理解和執(zhí)行。3.會議紀(jì)要分發(fā)：會議紀(jì)要經(jīng)聯(lián)席會議召集人審核后，在[X]個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)給各參會成員及相關(guān)部門。各部門應(yīng)認(rèn)真組織學(xué)習(xí)會議紀(jì)要精神，按照會議決議要求落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)。四、會議決議執(zhí)行與監(jiān)督（一）決議執(zhí)行1.責(zé)任明確：會議決議明確的責(zé)任部門應(yīng)按照決議要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，明確工作步驟、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，確保決議得到有效執(zhí)行。2.工作推進(jìn)：責(zé)任部門在執(zhí)行決議過程中，應(yīng)定期向檔案管理部門匯報(bào)工作進(jìn)展情況，及時(shí)反饋遇到的問題和困難。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對決議執(zhí)行情況的跟蹤與指導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.溝通協(xié)調(diào)：各檔案館之間應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，對于涉及多個(gè)部門的決議事項(xiàng)，相關(guān)部門應(yīng)密切配合，共同推進(jìn)工作落實(shí)。在執(zhí)行過程中，如遇意見分歧或需要調(diào)整決議內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)提交聯(lián)席會議討論決定。（二）監(jiān)督檢查1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括工作任務(wù)完成進(jìn)度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、工作成果等方面。檢查可采取實(shí)地查看、查閱資料、聽取匯報(bào)等方式進(jìn)行。2.結(jié)果反饋：檢查結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向聯(lián)席會議召集人反饋檢查結(jié)果，對執(zhí)行情況良好的部門進(jìn)行表揚(yáng)和推廣，對執(zhí)行不力的部門提出整改意見和要求。3.整改落實(shí)：對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析原因，制定切實(shí)可行的整改措施，明確整改期限，確保問題得到有效解決。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向檔案管理部門提交整改報(bào)告，由檔案管理部門進(jìn)行復(fù)查。五、檔案資源共享（一）共享原則1.合法合規(guī)原則：檔案資源共享應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的安全與保密。2.授權(quán)使用原則：各檔案館在共享檔案資源時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定履行授權(quán)手續(xù)，明確使用范圍、期限、方式等內(nèi)容，確保檔案資源的合理使用。3.互利共贏原則：通過檔案資源共享，實(shí)現(xiàn)各檔案館之間的優(yōu)勢互補(bǔ)，共同提高檔案管理工作水平和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)公司/組織整體發(fā)展。（二）共享范圍1.檔案目錄共享：各檔案館應(yīng)定期將本單位的檔案目錄上傳至公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄的共享。其他檔案館可通過系統(tǒng)查詢所需檔案目錄信息，為檔案利用工作提供便利。2.重要檔案信息共享：對于涉及公司/組織重大決策、重要業(yè)務(wù)活動、關(guān)鍵項(xiàng)目等方面的檔案信息，在確保安全保密的前提下，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，可在一定范圍內(nèi)進(jìn)行共享。共享方式可包括提供復(fù)制件、查閱電子檔案等。3.檔案管理經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)共享：各檔案館在檔案管理工作中積累的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新技術(shù)方法等，應(yīng)通過聯(lián)席會議、培訓(xùn)交流、工作簡報(bào)等形式進(jìn)行共享，促進(jìn)整體檔案管理水平的提升。（三）共享流程1.申請：檔案館如需共享檔案資源或獲取其他檔案館的共享資源，應(yīng)填寫《檔案資源共享申請表》，詳細(xì)說明共享需求、用途、使用期限等內(nèi)容，并提交給檔案管理部門。2.審核：檔案管理部門對申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查申請事項(xiàng)是否符合共享原則、是否履行相關(guān)授權(quán)手續(xù)、是否存在安全保密風(fēng)險(xiǎn)等。審核通過后，報(bào)聯(lián)席會議召集人審批。3.審批：聯(lián)席會議召集人根據(jù)審核意見進(jìn)行審批，對于涉及重要檔案資源共享或共享范圍較廣的申請事項(xiàng)，應(yīng)提交聯(lián)席會議討論決定。4.實(shí)施：經(jīng)審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定的共享方式和期限，組織實(shí)施檔案資源共享工作。共享過程中，應(yīng)做好記錄和跟蹤，確保共享工作順利進(jìn)行。六、信息交流與溝通（一）建立信息交流平臺1.檔案管理信息系統(tǒng)：利用公司/組織現(xiàn)有的檔案管理信息系統(tǒng)，搭建信息交流平臺。各檔案館可通過系統(tǒng)發(fā)布工作動態(tài)、通知公告、業(yè)務(wù)文件等信息，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享與交流。2.工作微信群或QQ群：建立檔案館工作微信群或QQ群，作為日常溝通交流的補(bǔ)充渠道。各檔案館負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員加入群聊，及時(shí)分享工作經(jīng)驗(yàn)、解決工作中遇到的問題、交流工作心得等。（二）定期信息報(bào)送1.工作簡報(bào)：各檔案館應(yīng)定期編寫工作簡報(bào)，內(nèi)容包括本單位檔案管理工作的重點(diǎn)、亮點(diǎn)、難點(diǎn)問題及解決措施等。工作簡報(bào)應(yīng)在每季度末報(bào)送至檔案管理部門，由檔案管理部門匯總整理后在聯(lián)席會議上進(jìn)行通報(bào)。2.專題報(bào)告：對于檔案管理工作中的重要事項(xiàng)、專項(xiàng)工作或突發(fā)事件，各檔案館應(yīng)及時(shí)撰寫專題報(bào)告，報(bào)送檔案管理部門。專題報(bào)告應(yīng)詳細(xì)闡述事件經(jīng)過、處理情況及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等內(nèi)容，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。（三）交流活動組織1.業(yè)務(wù)培訓(xùn)：定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，邀請行業(yè)專家、業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識、技術(shù)技能等方面。培訓(xùn)活動應(yīng)面向各檔案館工作人員，提高整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.經(jīng)驗(yàn)交流會議：不定期召開經(jīng)驗(yàn)交流會議，選取檔案管理工作成績突出的檔案館進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)分享，介紹其在檔案收集、整理、保管、利用等方面的創(chuàng)新做法和成功經(jīng)驗(yàn)。參會人員可圍繞分享內(nèi)容進(jìn)行交流討論，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，推動本單位檔案管理工作發(fā)展。3.實(shí)地考察學(xué)習(xí)：根據(jù)工作需要，組織各檔案館工作人員到檔案管理工作先進(jìn)單位進(jìn)行實(shí)地