PAGE檔案工作四同步制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，使檔案工作與公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)同步規(guī)劃、同步實(shí)施、同步發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位在各項(xiàng)工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.檔案工作應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性、安全性的原則，確保檔案能夠真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程。2.堅(jiān)持檔案工作與公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密結(jié)合，實(shí)行同步管理，避免出現(xiàn)檔案管理滯后于業(yè)務(wù)發(fā)展的情況。3.強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案管理工作。二、檔案工作四同步的具體內(nèi)容（一）同步規(guī)劃1.在制定公司年度工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃以及各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)工作計(jì)劃時(shí)，應(yīng)將檔案工作納入其中，明確檔案工作的目標(biāo)、任務(wù)和要求。2.各部門(mén)在編制本部門(mén)工作計(jì)劃時(shí)，要同步考慮檔案工作的安排，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn)。3.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等，應(yīng)在項(xiàng)目策劃或活動(dòng)方案中明確檔案管理的具體要求，包括檔案收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、保管期限等，確保檔案工作從項(xiàng)目或活動(dòng)啟動(dòng)之初就得到有效規(guī)劃。（二）同步實(shí)施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)參與公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程，及時(shí)了解業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，提前介入檔案收集、整理等工作。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，各部門(mén)要指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查業(yè)務(wù)部門(mén)檔案資料的收集、整理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。4.對(duì)于重要文件、合同、協(xié)議等，在簽署或執(zhí)行過(guò)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)同步進(jìn)行審核，確保文件的合法性、規(guī)范性和完整性，為后續(xù)檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。（三）同步檢查1.建立定期的檔案工作檢查制度，將檔案工作四同步執(zhí)行情況納入檢查內(nèi)容。檢查周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般每季度或半年進(jìn)行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案工作規(guī)劃的落實(shí)情況、檔案資料的收集完整性、整理規(guī)范性、保管安全性等方面。3.檢查方式可采用自查、互查和抽查相結(jié)合的方式。各部門(mén)先進(jìn)行自查，然后由檔案管理部門(mén)組織部門(mén)之間的互查，最后檔案管理部門(mén)進(jìn)行重點(diǎn)抽查。4.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和整改期限，督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。整改完成后，要進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（四）同步總結(jié)1.在公司年度工作總結(jié)、業(yè)務(wù)項(xiàng)目總結(jié)以及各類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)工作總結(jié)中，應(yīng)包含檔案工作的總結(jié)內(nèi)容。2.檔案管理部門(mén)要對(duì)年度檔案工作進(jìn)行全面總結(jié)，分析檔案工作四同步制度的執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。3.通過(guò)總結(jié)，不斷完善檔案工作四同步制度，提高檔案管理水平，更好地為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供服務(wù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的記錄均屬于檔案收集范圍。2.具體包括但不限于公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、技術(shù)資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、工程建設(shè)資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)要明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、完整的原則，不得遺漏重要文件和資料。對(duì)于同一事項(xiàng)的不同版本、不同載體的文件資料都要進(jìn)行收集。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得擅自修改、涂抹或偽造。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.檔案整理應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行，確保檔案分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序。2.文書(shū)檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理；科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)階段進(jìn)行分類(lèi)整理；會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行整理。3.檔案整理過(guò)程中，要對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表等，確保檔案資料便于查找和利用。四、檔案保管與利用（一）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)鼠等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)檔案要進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如紙張老化、字跡褪色、霉變等。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。（二）利用規(guī)定1.建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、審批程序等。2.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。3.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案利用過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。5.檔案管理部門(mén)應(yīng)做好檔案利用登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。五、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.逐步實(shí)現(xiàn)公司檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.建立涵蓋公司各類(lèi)檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱、利用等功能。（二）工作內(nèi)容1.開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，對(duì)存量檔案進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.完善檔案信息化管理系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)管理、權(quán)限控制、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，確保電子檔案的安全。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.及時(shí)更新檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。六、檔案人員管理（一）人員配備1.公司應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的需要，配備足夠數(shù)量的專(zhuān)職或兼職檔案管理人員。2.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉國(guó)家有關(guān)檔案法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理理論、業(yè)務(wù)技能、信息化知識(shí)等。2.建立檔案管理人員考核制度，對(duì)檔案管理人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等方面進(jìn)行考核。考核結(jié)果作為檔案管理人員晉升、獎(jiǎng)懲的依據(jù)。（三）崗位職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。組織協(xié)調(diào)檔案工作與公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的同步開(kāi)展，監(jiān)督檢查檔案工作四同步制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)檔案管理人員的配備、培訓(xùn)和考核工作，提高檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。審核重要檔案的保管期限、密級(jí)等，確保檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，推動(dòng)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。2.檔案管理人員崗位職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案資料的有序存放。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。為公司內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。參與檔案信息化建設(shè)工作，負(fù)責(zé)電子檔案的錄入、維護(hù)和管理。協(xié)助檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人開(kāi)展其他檔案管理相關(guān)工作。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案工作監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案工作四同步制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的規(guī)范性、檔案保管的安全性以及檔案利用的合規(guī)性等。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)違反檔案管理規(guī)定的行為，要及時(shí)責(zé)令整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）考核辦法1.制定檔案工作考核辦法，明確考核指標(biāo)、考核方式和考核周期。2.考核指標(biāo)應(yīng)涵蓋檔案工作四同步執(zhí)行情況、檔案管理質(zhì)量、檔案利用效果、檔案信息化建設(shè)等方面。3.考核方式可采用自評(píng)、互評(píng)和檔案管理部門(mén)評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式。各部門(mén)先進(jìn)行自評(píng)，然后由其他部門(mén)進(jìn)行互評(píng)，最后檔案管理部門(mén)根據(jù)自評(píng)和