PAGE鐵路企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鐵路企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理決策、歷史研究等方面的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合鐵路企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鐵路企業(yè)總部及所屬各單位、部門(mén)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鐵路企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則對(duì)涉及企業(yè)機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)鐵路企業(yè)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理企業(yè)檔案工作。檔案管理部門(mén)的主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善企業(yè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)企業(yè)各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。5.參與企業(yè)重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案實(shí)體安全。（二）檔案形成部門(mén)各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。檔案形成部門(mén)的主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料符合檔案管理要求。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。4.在檔案利用過(guò)程中，協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。（三）檔案管理人員檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉鐵路企業(yè)業(yè)務(wù)流程，責(zé)任心強(qiáng)。檔案管理人員的主要職責(zé)包括：1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案庫(kù)房的溫濕度、防火、防盜、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還借閱檔案。5.參與檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和資料。6.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，錄入和維護(hù)檔案信息。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)鐵路企業(yè)檔案按照其形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)檔案包括企業(yè)行政公文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、信訪工作等方面形成的檔案。2.生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)檔案涵蓋鐵路工程建設(shè)、運(yùn)輸生產(chǎn)、設(shè)備管理、安全管理、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量控制等方面的檔案。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案涉及企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)管理、物資管理、合同管理、審計(jì)監(jiān)督等方面的檔案。4.黨群工作類(lèi)檔案包含黨組織建設(shè)、宣傳工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的檔案。5.聲像電子類(lèi)檔案包括照片、錄音、錄像、電子文件等形式的檔案。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號(hào)方法如下：1.行政管理類(lèi)檔案編號(hào)采用“年度+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的方式。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類(lèi)檔案中的第1份文件。2.生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)檔案編號(hào)根據(jù)檔案的具體類(lèi)別，采用不同的編號(hào)方式。如工程建設(shè)檔案編號(hào)為“項(xiàng)目代碼+年度+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”；設(shè)備管理檔案編號(hào)為“設(shè)備編號(hào)+年度+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”等。3.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案編號(hào)按照“業(yè)務(wù)類(lèi)別代碼+年度+流水號(hào)”的格式進(jìn)行編號(hào)。例如：CM2023005，表示2023年經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案中財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)的第5份文件。4.黨群工作類(lèi)檔案編號(hào)采用“年度+黨群工作類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)規(guī)則。例如：2023DQ003，表示2023年黨群工作類(lèi)檔案中的第3份文件。5.聲像電子類(lèi)檔案編號(hào)結(jié)合檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容主題等因素進(jìn)行編號(hào)。如照片檔案編號(hào)為“拍攝時(shí)間+主題代碼+流水號(hào)”；電子文件檔案編號(hào)為“文件形成時(shí)間+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”等。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行收集，確保文件材料的齊全完整。收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)跟蹤收集，確保不遺漏重要檔案信息。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，督促各部門(mén)及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.紙質(zhì)檔案整理包括分類(lèi)、裝訂、編目、裝盒等環(huán)節(jié)。分類(lèi)應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行，裝訂應(yīng)整齊牢固，編目應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范，裝盒應(yīng)符合檔案保管要求。3.電子檔案整理應(yīng)按照電子文件管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、存儲(chǔ)安全。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。4.聲像檔案整理應(yīng)按照照片、錄音、錄像等不同載體進(jìn)行分類(lèi)整理，標(biāo)注清晰的題名、日期、地點(diǎn)、人物等信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理，便于長(zhǎng)期保存和利用。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案形成部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回檔案形成部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充完善。3.審核通過(guò)的檔案，檔案管理部門(mén)按照檔案編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。（二）檔案保管1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備、防蟲(chóng)防霉設(shè)備等，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫濕度應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)重要、珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等，防止檔案損壞、丟失。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度和利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定。鑒定工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.檔案鑒定小組應(yīng)形成檔案鑒定報(bào)告，明確檔案的存毀意見(jiàn)。鑒定報(bào)告應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷(xiāo)毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。銷(xiāo)毀檔案時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)做好記錄，包括銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)銷(xiāo)人等信息。3.檔案銷(xiāo)毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為檔案管理工作的重要憑證。七、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和整理。（二）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限和歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[具體天數(shù)]，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還借閱檔案，如逾期未還，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門(mén)。檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)作為檔案管理工作的重要組成部分，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）檔案移交1.鐵路企業(yè)因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，涉及檔案移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案移交的規(guī)定和要求，辦理檔案移交手續(xù)。2