PAGE煤礦合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，維護(hù)合同檔案的真實(shí)性、完整性和有效性，保障煤礦各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦內(nèi)部各部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動中簽訂的各類合同檔案的管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、勞務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則合同檔案由煤礦檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行過程中的各項(xiàng)內(nèi)容，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則采取有效措施確保合同檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管煤礦各類合同檔案，建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.負(fù)責(zé)合同檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.按照規(guī)定提供合同檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.定期對合同檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)管理方法和手段。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和初步歸檔。2.在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料移交檔案管理部門。移交的合同檔案應(yīng)包括合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、會議紀(jì)要、往來信函等與合同有關(guān)的全部資料。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔、查閱、借閱等工作，提供必要的信息和資料。4.對本部門合同檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案管理部門報(bào)告并采取措施予以解決。（三）合同審批部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行審批，審查合同的合法性、合規(guī)性和合理性。2.將合同審批過程中形成的數(shù)據(jù)、文件等資料及時反饋給合同承辦部門，由承辦部門一并移交檔案管理部門歸檔。3.對涉及本部門的合同檔案查閱、借閱申請進(jìn)行審核，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同簽訂前的可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、招投標(biāo)文件、談判記錄、往來信函等。2.合同文本（包括正本、副本）、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。3.合同履行過程中的各類文件，如發(fā)貨單、驗(yàn)收單、對賬單、付款憑證、發(fā)票、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、違約處理記錄等。4.與合同有關(guān)的其他資料，如會議紀(jì)要、電話記錄、電子郵件等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂、履行過程中及時收集相關(guān)資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.收集的合同檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同年度、類別、保管期限進(jìn)行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類合同檔案按照合同類別進(jìn)行一級分類，如采購合同、銷售合同等；每一類合同再按照合同性質(zhì)、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行二級分類。2.編號為每份合同檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。編號格式為：[年份][類別代碼][流水號]，例如：2023CG001，表示2023年采購合同第1號。3.編目編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、合同名稱、簽訂日期、合同金額、對方單位、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)保存。4.裝訂將合同檔案資料按照一定順序排列后進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同履行完畢或終止后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的合同檔案移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門對移交的合同檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案目錄上簽字確認(rèn)。3.歸檔的合同檔案應(yīng)編制歸檔清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、合同名稱、移交日期、移交人、接收人等，雙方簽字后各執(zhí)一份。（二）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和煤礦實(shí)際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。1.涉及煤礦重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)等的合同檔案，保管期限為永久。2.與煤礦生產(chǎn)經(jīng)營活動密切相關(guān)，在一定時期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的合同檔案，保管期限為長期，一般為[X]年。3.一般性合同檔案，保管期限為短期，一般為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.建立紙質(zhì)合同檔案臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。3.對于電子合同檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲地點(diǎn)應(yīng)與原存儲地點(diǎn)分開，以防數(shù)據(jù)丟失。4.定期對合同檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否與臺賬記錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因并采取措施解決。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.煤礦內(nèi)部各部門因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，安排專人陪同查閱，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。3.查閱人員如需復(fù)印合同檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印的檔案資料應(yīng)與原件內(nèi)容一致，復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱合同檔案的，借閱部門應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還合同檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則合同檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)部門代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期合同檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查合同檔案的保管期限是否已滿。2.評估合同檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。3.檢查合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期合同檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的合同檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的合同檔案，應(yīng)編制《合同檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案編號、合同名稱、銷毀原因、鑒定意見等內(nèi)容。銷毀清單經(jīng)鑒定小組組長簽字確認(rèn)后，報(bào)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的合同檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。七、合同檔案管理的信息化建設(shè)（一）建立合同檔案管理系統(tǒng)利用信息技術(shù)建立合同檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，并與煤礦其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理部門應(yīng)及時將合同檔案的相關(guān)信息錄入管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）安全管理加強(qiáng)合同檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保數(shù)據(jù)安全可靠。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門合同檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)問題的部門，及時下達(dá)整改通知書，要求限期整改。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價(jià)1.建立合同檔案管理工作考核評價(jià)機(jī)制，將合同檔案管理工作納入各部門績效考核體系。