PAGE專用標(biāo)志檔案制度改革一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專用標(biāo)志檔案的管理，確保專用標(biāo)志檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮其在公司生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理、品牌建設(shè)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及專用標(biāo)志的檔案管理，包括但不限于公司產(chǎn)品專用標(biāo)志、服務(wù)專用標(biāo)志、企業(yè)形象專用標(biāo)志等相關(guān)檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：專用標(biāo)志檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映專用標(biāo)志的設(shè)計(jì)、使用、變更等情況。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、專用標(biāo)志檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.設(shè)計(jì)類檔案：包括專用標(biāo)志的設(shè)計(jì)初稿、修改稿、定稿等相關(guān)設(shè)計(jì)圖紙、文件、說明等。2.使用類檔案：記錄專用標(biāo)志在產(chǎn)品包裝、宣傳資料、廣告投放、網(wǎng)站頁面等各類載體上的使用情況，如使用圖片、使用時(shí)間、使用范圍等。3.變更類檔案：專用標(biāo)志發(fā)生變更時(shí)，相關(guān)的變更申請(qǐng)、審批文件、變更前后對(duì)比資料等。4.授權(quán)類檔案：涉及專用標(biāo)志授權(quán)使用的協(xié)議、合同、授權(quán)書等文件。5.法律類檔案：與專用標(biāo)志相關(guān)的法律法規(guī)文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證明、商標(biāo)注冊(cè)文件等。（二）編號(hào)1.采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年設(shè)計(jì)類檔案的第一份編號(hào)為2023SJ001。2.類別代碼：設(shè)計(jì)類（SJ）、使用類（SY）、變更類（BG）、授權(quán)類（SQ）、法律類（FL）。3.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編排。三、專用標(biāo)志檔案的收集與整理（一）收集1.各部門在專用標(biāo)志相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)開展過程中，應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門定期對(duì)各部門進(jìn)行檔案收集情況的檢查與督促，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。3.對(duì)于外部接收的與專用標(biāo)志相關(guān)的文件、資料等，如合作方提供的涉及專用標(biāo)志使用的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記并納入檔案管理。（二）整理1.檔案管理人員對(duì)收集到的專用標(biāo)志檔案進(jìn)行分類整理，剔除重復(fù)、無效的文件。2.按照檔案編號(hào)規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案索引目錄。四、專用標(biāo)志檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)堆放雜物。（二）保管期限1.設(shè)計(jì)類檔案：長(zhǎng)期保管，保管期限為自專用標(biāo)志停止使用后50年。2.使用類檔案：根據(jù)使用情況確定保管期限，一般為自使用結(jié)束后10年，但涉及重要項(xiàng)目或具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的使用檔案可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.變更類檔案：長(zhǎng)期保管，保管期限為自變更完成后50年。4.授權(quán)類檔案：按照授權(quán)協(xié)議的有效期確定保管期限，協(xié)議到期后再保管10年。5.法律類檔案：長(zhǎng)期保管，保管期限為自相關(guān)法律事項(xiàng)結(jié)束后50年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄一致。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案類別、保管期限進(jìn)行分類存放，并建立檔案存放位置索引。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。五、專用標(biāo)志檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理、品牌推廣、法務(wù)咨詢等工作需要，可查閱、借閱專用標(biāo)志檔案。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位因合作、調(diào)研等原因，可在規(guī)定范圍內(nèi)查閱專用標(biāo)志檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部利用申請(qǐng)人填寫《專用標(biāo)志檔案查閱/借閱申請(qǐng)表》，注明查閱/借閱的檔案名稱、編號(hào)、利用目的、利用期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后為申請(qǐng)人提供檔案查閱或借閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。借閱檔案的，申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)。2.外部利用外部單位提出查閱申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人員身份證明等材料，并說明查閱目的、查閱范圍等。公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)外部單位的查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示，為外部單位提供檔案查閱服務(wù)，并按照規(guī)定收取查閱費(fèi)用。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保檔案的安全和保密。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)專用標(biāo)志檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱/借閱檔案名稱及編號(hào)、利用期限、歸還日期等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、專用標(biāo)志檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的專用標(biāo)志檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表、法務(wù)人員等組成的檔案鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐份鑒定，提出鑒定意見。3.對(duì)仍具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定小組鑒定同意銷毀的檔案，編制《專用標(biāo)志檔案銷毀清單》，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《專用標(biāo)志檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，檔案管理人員和監(jiān)銷人員應(yīng)在《專用標(biāo)志檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、專用標(biāo)志檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立專用標(biāo)志檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，可對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的操作。3.系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，應(yīng)建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失情況。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.在錄入過程中，應(yīng)按照檔案分類與編號(hào)規(guī)則對(duì)電子檔案進(jìn)行命名和標(biāo)注，以便于檢索和管理。3.對(duì)于電子檔案的元數(shù)據(jù)信息，如文件格式、大小、來源等，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄和錄入，提高檔案信息的完整性。（三）檢索利用1.公司內(nèi)部人員可通過檔案管理信息系統(tǒng)，按照檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檔案檢索，快速獲取所需檔案信息。2.系統(tǒng)應(yīng)提供在線查閱、下載、打印等功能，方便用戶利用檔案。同時(shí)，應(yīng)記錄用戶的檢索和利用行為，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)用戶需求，不斷優(yōu)化檔案檢索功能，提高檢索效率和準(zhǔn)確性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專用標(biāo)志檔案管理監(jiān)督小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)部審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)專用標(biāo)志檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案管理部門的工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況：檢查檔案管理人員是否嚴(yán)格按照本制度及相關(guān)操作規(guī)程開展工作。2.檔案管理工作質(zhì)量：檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案整理是否規(guī)范，編號(hào)是否準(zhǔn)確，目錄是否清晰等。3.檔案安全保管情況：檢查檔案庫房設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，溫濕度是否符合要求，檔案是否存在損壞、丟失等情況。4.檔案利用情況：檢查檔案利用流程是否規(guī)范，利用記錄是否完整，是否存在違規(guī)查閱、借閱檔案的情況。（三）問題整改1.監(jiān)督小組對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門發(fā)出整改通知，明確整改要求和整改期限。2.檔案管理部門應(yīng)