PAGE檔案管理制度宣講會一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司各項工作的過程和結果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，應嚴格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，建立健全公司檔案管理體系。3.負責公司檔案的保管、保護工作，確保檔案的安全和完整。定期對檔案進行檢查、清點，對破損、褪色的檔案及時進行修復和復制。4.負責公司檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供檔案信息服務。根據(jù)公司工作需要，及時、準確地提供檔案資料，積極開展檔案編研工作，為公司領導決策提供參考依據(jù)。5.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理業(yè)務培訓，提高公司檔案管理人員的業(yè)務水平。6.負責公司檔案信息化建設，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化，提高檔案管理工作效率和服務質量。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集整理工作，確保本部門檔案的及時、完整歸檔。2.各部門檔案管理人員應按照公司檔案管理制度的要求，對本部門形成的檔案進行分類整理、編目編號，并定期向綜合管理部移交。3.各部門應積極配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作，為公司各項工作提供支持和服務。4.各部門應嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉借他人。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等五大類。1.文書檔案：主要包括公司在各項工作中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要、合同協(xié)議等。2.科技檔案：主要包括公司在科研、生產(chǎn)、技術改造等活動中形成的各類圖紙、技術文件、實驗報告、工藝流程等。3.會計檔案：主要包括公司在財務管理活動中形成的各類會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人事檔案：主要包括公司員工的個人基本信息、履歷、學歷、職稱、工資、獎懲、考核等檔案材料。5.業(yè)務檔案：主要包括公司在市場營銷、客戶服務、項目管理等業(yè)務活動中形成的各類業(yè)務文件、合同、協(xié)議、客戶資料、項目文檔等。（二）檔案編號公司檔案采用“年度類別流水號”的編號方法，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。具體編號規(guī)則如下：1.年度：采用公元紀年，用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。2.類別：按照檔案分類，用大寫英文字母表示，如“W”表示文書檔案，“K”表示科技檔案，“C”表示會計檔案，“R”表示人事檔案，“Y”表示業(yè)務檔案。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用五位阿拉伯數(shù)字表示，如“00001”。例如，一份2023年形成的文書檔案，編號為“2023W00001”；一份2023年形成的科技檔案，編號為“2023K00002”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應按照檔案管理制度的要求，定期收集本部門在工作中形成的各類檔案，并及時移交綜合管理部。2.綜合管理部應主動收集公司在各項工作中形成的各類檔案，包括上級文件、公司發(fā)文、會議材料、合同協(xié)議、財務報表等。3.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，相關部門應在活動結束或項目完成后及時整理歸檔，并移交綜合管理部。4.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的公司檔案全部移交綜合管理部。（二）檔案整理1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文書檔案應按照年度保管期限機構（問題）進行分類整理，科技檔案應按照項目專業(yè)階段進行分類整理，會計檔案應按照會計年度類別進行分類整理，人事檔案應按照員工類別檔案材料類別進行分類整理，業(yè)務檔案應按照業(yè)務類型項目進行分類整理。3.檔案整理過程中，應認真核對文件材料的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的完整、準確。對破損或缺頁的文件材料，應進行修復或補充；對字跡模糊或褪色的文件材料，應進行復制或抄錄。4.檔案整理完成后，應按照檔案編號規(guī)則進行編號，并編制檔案目錄。檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于查閱和管理。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材等，確保檔案庫房的環(huán)境符合檔案保管要求。3.檔案庫房應劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，便于檔案的管理和利用。（二）檔案保管方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列整齊，便于查找。2.檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應裝訂成冊，裝入檔案盒，上架存放；電子檔案應存儲在服務器或移動存儲設備上，并進行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.對重要檔案應采取特殊的保管措施，可以進行復制備份，并異地存放。（三）檔案保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設立、變更、注銷等重要文件，公司章程、股東會議記錄、董事會決議等重要資料，涉及公司重大權益、重要資產(chǎn)的合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案主要包括公司年度工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等文件，公司重要會議的文件材料檔案，公司重要業(yè)務活動的文件材料檔案，公司員工的人事檔案等。保管期限為30年。4.短期保管的檔案主要包括公司一般性文件、通知、報告等，保管期限為10年。（四）檔案定期檢查1.綜合管理部應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次抽查。2.檔案檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況等。檢查過程中，應認真填寫檔案檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案破損、褪色、霉變等問題，應及時進行修復和處理；對檔案丟失、損壞等情況，應查明原因，追究相關人員的責任，并采取措施進行補救。六、檔案的利用（一）檔案查閱1.公司員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應根據(jù)《檔案查閱申請表》的內(nèi)容，為查閱人員提供相應的檔案，并在《檔案查閱登記表》上做好記錄，包括查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱用途等。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱室內(nèi)進行，不得將檔案帶出查閱室。如需復印檔案，應經(jīng)綜合管理部負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復印。4.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案的查閱，應嚴格按照公司保密制度的規(guī)定進行審批，查閱人員應簽訂保密協(xié)議，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）檔案借閱1.公司員工因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報綜合管理部負責人審批。2.綜合管理部負責人應根據(jù)檔案的密級、重要程度等情況，對《檔案借閱申請表》進行審批。對于涉及公司重要機密的檔案，應報公司領導批準。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案。借閱期滿后，應及時歸還檔案。如檔案丟失或損壞，借閱人員應承擔相應的賠償責任。（三）檔案出具證明1.公司員工因工作需要，要求綜合管理部出具檔案證明的，應填寫《檔案證明申請表》，注明證明的內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理出具證明手續(xù)。2.綜合管理部檔案管理人員應根據(jù)檔案內(nèi)容，如實出具檔案證明，并在證明上加蓋公司檔案專用章。3.檔案證明應一式兩份，一份交申請人，一份留存綜合管理部備案。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合管理部負責人、檔案管理人員及相關部門業(yè)務人員組成。鑒定小組應按照檔案保管期限的規(guī)定，對檔案進行逐卷審查，提出存毀意見。3.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案的存毀范圍。對于仍有保存價值的檔案，應繼續(xù)保管；對于已無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)綜合管理部負責人審核，報公司領導批準后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷。銷毀人員應將檔案逐卷清點，核對無誤后，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并在《檔案銷毀登記表》上做