PAGE檔案保管工作制度6一、總則（一）目的為加強公司檔案保管工作的規(guī)范化、科學化管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的相關活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的一致性和系統(tǒng)性。2.真實性與完整性原則檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容完整無缺，維護檔案的原始性和真實性。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應便于公司內(nèi)部各部門及員工查詢和利用，提高檔案的使用價值，為公司的決策、管理和業(yè)務開展提供有力支持。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公司檔案的全面管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善公司檔案保管工作制度、流程和標準，確保檔案管理工作有章可循。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，保證檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管設施設備，做好檔案庫房的安全防護、溫濕度控制、防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案實體安全。4.對檔案進行定期檢查和不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失、損壞、霉變等問題，確保檔案信息的完整性和準確性。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀，防止檔案積壓。6.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案查詢、利用效率，同時做好檔案數(shù)據(jù)的備份和安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失。7.為公司各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務，根據(jù)實際需求合理安排檔案利用工作，確保檔案的合理使用。8.開展檔案管理業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平，促進檔案工作的順利開展。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等文件，公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，行政公文、函件、通知、報告等文件，以及公司證照、印章管理等相關資料。2.人事檔案涵蓋員工入職、離職、調(diào)動、晉升、獎懲等相關手續(xù)文件，員工基本信息登記表、身份證復印件、學歷證書復印件、勞動合同等資料，員工培訓記錄、績效考核記錄、薪資福利記錄等文件，以及員工人事檔案管理相關的其他資料。3.財務檔案包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務核算資料，稅務申報資料、發(fā)票管理資料、財務預算與決算資料等文件，以及財務檔案管理相關的其他資料。4.業(yè)務檔案根據(jù)公司業(yè)務類型，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶關系管理檔案等。市場營銷檔案包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、銷售合同等文件；項目管理檔案涵蓋項目立項文件、項目規(guī)劃書、項目進度報告、項目驗收報告等資料；客戶關系管理檔案包含客戶信息登記表、客戶拜訪記錄、客戶投訴處理記錄等文件。5.IT檔案包括公司信息化建設規(guī)劃、信息系統(tǒng)開發(fā)文檔、信息系統(tǒng)運維記錄、網(wǎng)絡設備配置文件、軟件使用許可協(xié)議等文件，以及IT檔案管理相關的其他資料。6.其他檔案除上述各類檔案外，公司其他具有保存價值和利用價值的文件、資料，如公司榮譽證書、資質(zhì)證書、會議紀要、活動照片、視頻資料等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“分類代碼+年度+流水號”的結構。2.分類代碼按照檔案分類類別，分別用兩位大寫字母表示，如行政檔案用“XZ”表示，人事檔案用“RS”表示，財務檔案用“CW”表示，業(yè)務檔案用“YW”表示，IT檔案用“IT”表示，其他檔案用“QT”表示。3.年度用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。4.流水號按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。5.例如，一份2023年形成的行政檔案，流水號為010，則其檔案編號為“XZ2023010”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案形成部門在工作活動中產(chǎn)生的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，應按照檔案管理要求，定期整理并移交檔案管理部門。3.對于外來文件資料，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，由相關部門負責收集后及時移交檔案管理部門。4.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交檔案管理部門，辦理檔案交接手續(xù)。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應按照檔案分類標準進行整理。2.對每份檔案材料進行核對，確保文件內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損或褪色的文件進行修復或復制。4.按照檔案編號規(guī)則，為每份檔案編制唯一的編號，并在檔案首頁右上角加蓋編號章。5.對檔案材料進行分類裝訂，采用A4紙規(guī)格，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于翻閱。6.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設與管理1.公司應設立專門的檔案庫房，庫房應具備良好的防火性能，安裝火災自動報警系統(tǒng)和滅火設備，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護。2.庫房應做好防潮措施，地面采用防潮材料鋪設，墻面和天花板進行防潮處理，配備除濕設備，保持庫房內(nèi)濕度在規(guī)定范圍內(nèi)。3.庫房應具備防蟲、防鼠功能，門窗安裝防蟲網(wǎng)和防鼠板，定期投放防蟲、防鼠藥物，防止檔案受到蟲害和鼠害。4.庫房應安裝防盜門窗和監(jiān)控設備，監(jiān)控系統(tǒng)應覆蓋庫房各個角落，確保24小時不間斷監(jiān)控，監(jiān)控資料保存期限不少于30天。同時，庫房應配備保險柜等防盜設備，用于存放重要檔案。5.庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。6.檔案庫房應設置專門的溫濕度記錄設備，每天定時記錄庫房內(nèi)的溫度和濕度情況，確保溫濕度符合檔案保管要求。一般情況下，庫房溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。（二）檔案上架與存放1.檔案應按照分類順序上架存放，每個檔案架應標明檔案類別、年度范圍等信息，便于查找。2.同一類檔案應按照編號順序依次排列，不同年度的檔案應分開存放，保持檔案排列的系統(tǒng)性和邏輯性。3.對于磁性載體檔案，如光盤、磁帶等，應存放在防磁柜中，并定期進行檢查和維護，防止磁性信息丟失。4.對于紙質(zhì)檔案，應采用密集架存放，提高庫房空間利用率。密集架應定期進行檢查和維護，確保其正常運行和檔案存放安全。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等涉及公司重大權益和歷史沿革的文件，以及具有重要憑證價值和長遠利用價值的其他文件。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和利用價值，分為3年、5年、10年、15年、20年等不同期限。具體保管期限劃分如下：行政檔案中，一般性文件保管期限為3年；重要文件保管期限為5年；涉及公司重大決策和長期規(guī)劃的文件保管期限為10年。人事檔案中，員工入職、離職、調(diào)動等手續(xù)文件保管期限為5年；員工培訓記錄、績效考核記錄等文件保管期限為3年；員工薪資福利記錄等文件保管期限為15年。財務檔案中，會計憑證保管期限為15年；賬簿保管期限為20年；報表保管期限為10年。業(yè)務檔案中，市場營銷檔案中的市場調(diào)研報告、營銷策劃方案等文件保管期限為3年；銷售合同保管期限為10年。項目管理檔案中的項目立項文件、項目規(guī)劃書等文件保管期限為10年；項目進度報告、項目驗收報告等文件保管期限為5年?？蛻絷P系管理檔案中的客戶信息登記表、客戶拜訪記錄等文件保管期限為3年；客戶投訴處理記錄等文件保管期限為5年。IT檔案中，公司信息化建設規(guī)劃、信息系統(tǒng)開發(fā)文檔等文件保管期限為10年；信息系統(tǒng)運維記錄、網(wǎng)絡設備配置文件等文件保管期限為5年。其他檔案中，公司榮譽證書、資質(zhì)證書等文件保管期限為永久；會議紀要、活動照片、視頻資料等文件保管期限根據(jù)其重要程度確定，一般為310年。（四）檔案定期檢查與維護1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次局部抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的實體狀況，如是否有破損、霉變、褪色等情況；檔案的保管環(huán)境，如溫濕度是否符合要求、庫房是否清潔衛(wèi)生等；檔案的編號、目錄等標識是否清晰準確。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。如對破損檔案進行修復，對霉變檔案進行消毒處理，對編號錯誤或目錄缺失的檔案進行更正和補充等。4.定期對檔案進行盤點，核對檔案數(shù)量與目錄記錄是否一致，確保檔案的完整性和準確性。5.對磁性載體檔案，應定期進行數(shù)據(jù)讀取和檢測，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題，應及時進行備份恢復或數(shù)據(jù)修復。六、檔案的利用（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對符合查閱條件的檔案進行登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、檔案名稱及編號等信息，并安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時，查閱人應在指定的查閱地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對和整理。（二）檔案借閱1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司檔案時，應提前向公司提出書面申請，說明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，并提供有效身份證明和單位介紹信。2.申請經(jīng)公司分管領導簽字批準后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱人應填寫《檔案借閱登記表》，繳納一定數(shù)額的押金（根據(jù)檔案重要程度和借閱期限確定），并簽訂《檔案借閱承諾書》，承諾遵守檔案管理規(guī)定，按時歸還檔案，不得擅自轉借、復制、泄露檔案內(nèi)容等。3.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。4.檔案管理部門應按照借閱期限及時催還檔案。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并按照相關規(guī)定追究借閱人的責任。同時，退還借閱人繳納的押金。（三）檔案出具證明1.公司內(nèi)部或外部單位需要檔案管理部門出具檔案證明時，應填寫《檔案證明申請表》，注明證明內(nèi)容、涉及檔案名稱及編號等信息，經(jīng)相關部門負責人簽字批準后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對相關檔案進行核實，確認無誤后，出具檔案證明。檔案證明應加蓋檔案管理部門印章，并注明出具日期。3.檔案證明應客觀、準確地反映檔案內(nèi)容，不得擅自篡改或歪曲檔案信息。如因特殊原因需要對檔案證明內(nèi)容進行修改或補充，應重新申請并經(jīng)批準后辦理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面審查和評估，確定檔案是否已失去保存價值。3.對于仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限，并繼續(xù)妥善保管；對于已失去保存價值的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊》應詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)檔案鑒定小組組長簽字確認后，報公司分管領導審批。2.經(jīng)批準銷毀的檔案，應在指定的時間和地點進行銷毀。銷毀方式可