PAGE研究會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強研究會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于研究會各部門及全體工作人員在各項工作活動中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指研究會在開展業(yè)務活動、行政管理、學術研究等過程中直接形成的，對研究會和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則研究會檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化。2.真實性原則檔案應如實反映研究會各項工作活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則檔案應全面、系統(tǒng)地記錄研究會各項工作活動的全過程，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照國家有關保密規(guī)定進行管理，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立研究會檔案管理領導小組，由會長擔任組長，副會長擔任副組長，各部門負責人為成員。檔案管理領導小組負責研究決定檔案管理工作中的重大事項，指導和監(jiān)督檔案管理工作。（二）綜合管理部門綜合管理部門作為研究會檔案管理的職能部門，具體負責檔案管理工作的組織實施，履行以下職責：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善研究會檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全和完整。5.負責檔案的查閱、借閱服務工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時做好檔案利用登記工作。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和業(yè)務水平。7.完成檔案管理領導小組交辦的其他工作任務。（三）各部門職責1.各部門負責本部門工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負責檔案管理工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.各部門應積極配合綜合管理部門做好檔案管理工作，按照檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交綜合管理部門統(tǒng)一管理。3.各部門在工作中應注意保護檔案的安全和完整，不得擅自銷毀檔案或涂改、偽造檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與研究會工作有關的文件、指示、通知等。2.研究會召開的各類會議文件、記錄、紀要等。3.研究會制定的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結、統(tǒng)計報表等。4.研究會開展業(yè)務活動形成的項目申報書、立項批復、研究報告、成果鑒定材料、獲獎證書等。5.研究會與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目材料等。6.研究會工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.研究會的財務檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。8.研究會的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。9.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作中形成的檔案，并定期移交綜合管理部門。2.檔案收集應做到及時、完整、準確，不得遺漏重要文件和資料。對收集到的檔案應進行初步整理，確保檔案的質量。3.對于重要檔案或涉及多個部門的檔案，相關部門應共同協(xié)商收集，避免出現(xiàn)檔案缺失或重復收集的情況。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類檔案按照年度機構保管期限分類法進行分類。即先將檔案按年度分開，再按機構（部門）進行分類，最后按保管期限分為永久、長期、短期三類。2.編號對每一類檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。案卷目錄應詳細記錄每個案卷的編號、題名、年度、保管期限、起止日期、頁數(shù)等信息；卷內文件目錄應記錄每份文件的編號、題名、日期、頁號等信息。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的基本要求。（二）保管要求1.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應進行備份存儲，備份存儲介質應定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、質量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。5.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定價值的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，相關部門負責人和檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應根據(jù)檔案的形成時間、內容、來源、保管期限等因素，對檔案進行全面審查和分析，確定檔案的保存價值。2.對于保管期限已滿的檔案，應重點審查其是否具有繼續(xù)保存的價值。對于仍有查考利用價值的檔案，應延長其保管期限；對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經檔案鑒定小組鑒定后，確需銷毀的檔案，由綜合管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、題名、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經檔案管理領導小組審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案管理領導小組。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則1.檔案查閱應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴格按照規(guī)定的程序和手續(xù)辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應在指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。（二）查閱范圍1.本研究會工作人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與其工作相關的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應提前與研究會綜合管理部門聯(lián)系，說明查閱目的、范圍和時間等情況，經批準后方可查閱。（三）查閱手續(xù)1.本研究會工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，交綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，應提交單位介紹信或查閱申請函，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，經研究會綜合管理部門負責人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人姓名、所在單位、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等信息。（四）借閱原則1.檔案借閱應嚴格控制，確因工作需要借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應在規(guī)定的時間內歸還，不得擅自轉借他人或延長借閱期限。（五）借閱手續(xù)1.本研究會工作人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經所在部門負責人簽字同意后，交綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，應提交單位介紹信或借閱申請函，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經研究會綜合管理部門負責人審核同意后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人員應與綜合管理部門簽訂《檔案借閱承諾書》，承諾遵守檔案管理制度，保證檔案的安全和完整。4.借閱人員應在檔案借閱登記簿上登記借閱日期、借閱人姓名、所在單位、借閱檔案名稱及編號、借閱期限等信息。（六）歸還要求1.借閱人員應按時歸還借閱的檔案，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時向綜合管理部門報告，并承擔相應的責任。3.綜合管理部門在收到歸還的檔案后，應認真核對檔案的數(shù)量和質量，確認無誤后在檔案借閱登記簿上注銷借閱記錄。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.綜合管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，確保檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時和完整。2.檔案統(tǒng)計報表應按照國家有關檔案統(tǒng)計報表制度的要求編制，報送檔案管理領導小組和上級主管部門。（二）移交工作1.研究會因機構變動、撤銷、合并等原因，需