PAGE全市城建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)全市城建檔案管理，規(guī)范城建檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本市行政區(qū)域內(nèi)從事城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種載體的城建檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則城建檔案由專門的城建檔案管理機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.維護(hù)檔案的真實(shí)性和安全性原則嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，采取有效措施確保檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案檢索和利用效率，為城市建設(shè)和社會(huì)發(fā)展提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）城建檔案管理機(jī)構(gòu)本市設(shè)立城建檔案管理處（館），負(fù)責(zé)全市城建檔案的管理工作。城建檔案管理處（館）應(yīng)配備相應(yīng)的專業(yè)人員和必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案管理工作的正常開展。（二）職責(zé)分工1.城建檔案管理處（館）職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)城建檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本市城建檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本市各類城建檔案，建立健全城建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。對(duì)城建檔案的形成、收集、整理等工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保城建檔案質(zhì)量。開展城建檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為城市建設(shè)和管理提供決策依據(jù)和技術(shù)支持。依法提供城建檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定收取查閱、復(fù)制等費(fèi)用。負(fù)責(zé)向國(guó)家和上級(jí)檔案管理部門報(bào)送本市重要城建檔案。2.建設(shè)單位職責(zé)在工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)后，按照規(guī)定向城建檔案管理處（館）報(bào)送工程前期文件資料。在工程建設(shè)過(guò)程中，負(fù)責(zé)收集、整理本單位形成的工程文件資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類、組卷，確保文件資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。在工程竣工驗(yàn)收前，將整理好的工程檔案移交城建檔案管理處（館）進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，對(duì)預(yù)驗(yàn)收提出的整改意見及時(shí)進(jìn)行整改。負(fù)責(zé)督促、檢查參與工程建設(shè)的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件資料收集、整理和歸檔工作。3.勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位職責(zé)按照國(guó)家和本市有關(guān)規(guī)定，在工程建設(shè)活動(dòng)中形成真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的工程文件資料，并負(fù)責(zé)對(duì)本單位形成的工程文件資料進(jìn)行整理、歸檔。工程文件資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理，在工程竣工驗(yàn)收后，按照建設(shè)單位的要求及時(shí)移交工程檔案。接受城建檔案管理處（館）和建設(shè)單位對(duì)工程文件資料管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。三、城建檔案的形成與收集（一）形成范圍1.城市規(guī)劃方面城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃及相關(guān)專項(xiàng)規(guī)劃文件。規(guī)劃設(shè)計(jì)任務(wù)書、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、規(guī)劃審批文件等。2.城市建設(shè)方面工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。工程勘察、設(shè)計(jì)文件，如巖土工程勘察報(bào)告、工程設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知等。工程施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程進(jìn)度記錄等。工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知等。工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。3.城市管理方面城市基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)行維護(hù)記錄，如道路、橋梁、排水、供水、供電、供氣等設(shè)施的運(yùn)行狀況記錄、維護(hù)維修記錄等。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理過(guò)程中形成的元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)遷移記錄等。與城市建設(shè)和管理相關(guān)的其他文件資料，如城市建設(shè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、城市建設(shè)大事記等。（二）收集要求1.建設(shè)單位應(yīng)在工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)后，及時(shí)向城建檔案管理處（館）報(bào)送工程前期文件資料。2.建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)按照各自職責(zé)，在工程建設(shè)過(guò)程中同步收集、整理本單位形成的工程文件資料，并確保文件資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。3.工程文件資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，字跡清晰，圖像、聲音等記錄準(zhǔn)確。4.收集的工程文件資料應(yīng)符合國(guó)家和本市有關(guān)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，做到分類科學(xué)、組卷合理、編目準(zhǔn)確。四、城建檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家和本市有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。（二）整理方法1.分類城建檔案按照工程建設(shè)項(xiàng)目分類，分為城市規(guī)劃、城市建設(shè)、城市管理等大類。每大類下再根據(jù)文件材料的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分，如城市建設(shè)類可分為工程項(xiàng)目立項(xiàng)、工程勘察設(shè)計(jì)、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等小類。2.組卷同一項(xiàng)目的文件材料按照其形成時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序。不同載體的文件材料應(yīng)分別組卷，如紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。3.編目卷內(nèi)文件應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容。案卷應(yīng)編制案卷封面、卷內(nèi)備考表、案卷目錄等，注明案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)等信息。（三）歸檔要求1.建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后三個(gè)月內(nèi)，向城建檔案管理處（館）移交一套完整的工程檔案。2.移交的工程檔案應(yīng)符合整理要求，檔案內(nèi)容齊全、完整，編目規(guī)范，載體質(zhì)量符合要求。3.建設(shè)單位應(yīng)填寫《城建檔案移交清單》，詳細(xì)注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，并與城建檔案管理處（館）辦理交接手續(xù)。五、城建檔案的保管（一）保管場(chǎng)所城建檔案管理處（館）應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。2.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，保障檔案保管環(huán)境的適宜和安全。（三）保管期限城建檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。1.永久保管的檔案城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃及相關(guān)專項(xiàng)規(guī)劃文件。重要的工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、工程竣工驗(yàn)收文件等。涉及城市安全、環(huán)境保護(hù)等方面的重要檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案一般工程項(xiàng)目的工程文件資料，保管期限為20年。城市基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)行維護(hù)記錄中具有一定保存價(jià)值的檔案，保管期限為10年。3.短期保管的檔案臨時(shí)性工程項(xiàng)目的工程文件資料，保管期限為5年。城市建設(shè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、城市建設(shè)大事記等一般性檔案，保管期限為3年。（四）檔案保管1.檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行整理、編目、裝訂等工作，確保檔案質(zhì)量。2.檔案應(yīng)按照保管期限、類別等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。六、城建檔案的利用（一）利用范圍1.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理部門及相關(guān)單位在工作中需要查閱城建檔案的。2.公民、法人和其他組織因涉及城市建設(shè)項(xiàng)目權(quán)益、歷史文化研究等需要查閱城建檔案的。（二）利用方式1.查閱查閱者可到城建檔案管理處（館）查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱時(shí)應(yīng)填寫《城建檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要確需借閱城建檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)15個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復(fù)制查閱者如需復(fù)制城建檔案，應(yīng)按照規(guī)定繳納復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋城建檔案管理處（館）印章，與原件具有同等效力。（三）利用審批1.查閱、借閱、復(fù)制城建檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批。一般檔案由城建檔案管理處（館）負(fù)責(zé)人審批；重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)報(bào)上級(jí)主管部門審批。2.審批部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)作出審批決定，并通知查閱、借閱、復(fù)制者。七、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查主體本市建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)對(duì)全市城建檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，城建檔案管理處（館）負(fù)責(zé)對(duì)具體業(yè)務(wù)工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.城建檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.城建檔案的形成、收集、整理、歸檔工作質(zhì)量。3.城建檔案的保管和利用情況。4.建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位工程文件資料管理工作情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查建設(shè)行政主管部門和城建檔案管理處（館）定期對(duì)城建檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.不定期抽查對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目或存在問(wèn)題較多的單位進(jìn)行不定期抽查，加強(qiáng)對(duì)城建檔案管理工作的動(dòng)態(tài)監(jiān)管。3.專項(xiàng)檢查針對(duì)城建檔案管理中的突出問(wèn)題或重要事項(xiàng)開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作