PAGE電力發(fā)展檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電力發(fā)展檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在電力生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各單位在電力發(fā)展過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對電力發(fā)展檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整性原則全面收集、整理電力發(fā)展過程中形成的各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整性，反映電力事業(yè)發(fā)展的全過程。3.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，符合實(shí)際情況，能夠?yàn)殡娏ぷ魈峁┛煽康囊罁?jù)。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.服務(wù)性原則檔案管理工作應(yīng)緊密圍繞公司中心工作，為電力生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司電力發(fā)展檔案的集中統(tǒng)一管理。各部門、各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理和移交工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司電力發(fā)展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火防災(zāi)、防蟲防潮、防盜保密等工作，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。5.按照規(guī)定的期限，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)對各部門、各單位檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司電力生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等提供檔案信息服務(wù)，發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。（三）各部門、各單位檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位電力發(fā)展檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期將本部門、本單位整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.電力規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)等方面的文件材料。2.電力工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。3.電力設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行維護(hù)檔案、技術(shù)改造資料等。4.電力生產(chǎn)運(yùn)行過程中的各類報(bào)表、記錄、分析報(bào)告、事故處理檔案等。5.電力科研項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、技術(shù)鑒定文件等。6.公司行政管理、黨群工作、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理等方面形成的與電力發(fā)展相關(guān)的文件材料。7.其他與電力發(fā)展有關(guān)的文件材料，如對外合作協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、重要文件等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，并按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門、本單位在電力發(fā)展過程中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全性和完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循電力發(fā)展的客觀規(guī)律和檔案形成的自然規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照文件材料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類整理，便于檔案的管理和利用。3.整理后的檔案應(yīng)符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，做到分類科學(xué)、編號準(zhǔn)確、排列有序、編目清晰。（四）整理方法1.分類根據(jù)電力發(fā)展檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為電力規(guī)劃與計(jì)劃類、電力工程項(xiàng)目類、電力設(shè)備類、電力生產(chǎn)運(yùn)行類、電力科研類、行政管理類、黨群工作類、人力資源管理類、財(cái)務(wù)管理類等類別。每個(gè)類別下可根據(jù)需要進(jìn)一步細(xì)分二級類目。2.編號對整理好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法可采用全宗號、年度號、分類號、案卷號等組成的編號體系。全宗號為公司檔案管理部門統(tǒng)一編制的代表公司檔案全宗的代碼；年度號為檔案形成的年度；分類號為檔案所屬的類別代碼；案卷號為每個(gè)案卷的順序號。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)反映案卷的編號、題名、日期、保管期限等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)反映卷內(nèi)每份文件的編號、題名、日期、頁號等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案的查詢和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字，便于閱讀和保管。四、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防災(zāi)、防蟲防潮、防盜保密等功能，配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)根據(jù)檔案的類別、保管期限等進(jìn)行合理分區(qū)，設(shè)置不同的檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，確保檔案存放有序，便于查找和管理。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。（三）檔案保護(hù)措施1.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防蟲、防潮、防火、防盜等保護(hù)措施。定期對檔案進(jìn)行消毒、殺蟲處理，防止檔案被蟲蛀、霉變；配備消防器材，做好防火工作；安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房安全。2.對電子檔案應(yīng)采取防病毒、防黑客攻擊、數(shù)據(jù)備份等保護(hù)措施。安裝正版殺毒軟件，定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺；設(shè)置防火墻，防止外部非法入侵；定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.對重要檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如加密存儲、專人保管等，確保檔案的安全性和保密性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對公司電力發(fā)展檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對反映電力發(fā)展重要?dú)v史事件、重大決策、關(guān)鍵技術(shù)等具有重要查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)予以長期保存。3.對在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可確定為短期保存期限。4.對已失去保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案清單，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案鑒定報(bào)告，明確檔案的存毀意見。4.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為檔案存毀的依據(jù)。（五）銷毀程序1.對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.銷毀清冊經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則檔案利用工作應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密的原則，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因合作、調(diào)研、審計(jì)等需要查閱、借閱檔案。3.個(gè)人因?qū)W術(shù)研究、歷史考證等需要查閱、借閱檔案。（三）利用程序1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期和用途等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.個(gè)人查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、日期、用途等信息，經(jīng)所在單位或部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。4.檔案管理部門對查閱、借閱申請進(jìn)行審核，符合條件的，予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。5.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱、借閱人員的需求，提供檔案原件、復(fù)印件、電子文檔等形式的檔案資料，并做好查閱、借閱記錄。查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（四）服務(wù)方式1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案信息查詢系統(tǒng)，方便公司內(nèi)部人員和外部單位查詢檔案信息。2.定期舉辦檔案展覽、檔案知識講座等活動(dòng)，宣傳檔案文化，提高公司員工和社會(huì)公眾對檔案工作的認(rèn)識和了解。3.積極為公司電力生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供檔案信息咨詢服務(wù)，為解決實(shí)際問題提供參考依據(jù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電力發(fā)展檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、自動(dòng)化管理和智能化服務(wù)。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息資源開發(fā)利用水平，為公司電力事業(yè)發(fā)展提供有力的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對公司電力發(fā)展檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括檔案的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、掛接等工作，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源開發(fā)利用利用檔案信息化管理系統(tǒng)，開展檔案信息資源的深度開發(fā)利用，如建立檔案專題數(shù)據(jù)庫、提供檔案信息檢索和分析服務(wù)等，為公司電力生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等提供決策支持。4.網(wǎng)絡(luò)安全與數(shù)據(jù)備份加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保檔案信息安全。同時(shí)，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放