PAGE小學檔案室上墻制度一、總則（一）目的為加強小學檔案室管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，為學校各項工作提供有力的支持與保障。（二）適用范圍本制度適用于本校檔案室及全體教職員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案室對全校各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映學校各項工作的實際情況，嚴禁虛假和偽造檔案。3.完整性原則：全面收集學校在教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全配套。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學校各項工作和社會利用提供便捷服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實施。2.負責全校各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢利用效率。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關部門移交檔案，做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學校教學、科研、管理等提供檔案信息服務，充分發(fā)揮檔案的作用。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全校教職員工的檔案意識和檔案業(yè)務水平。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、完整和準確。2.按照學校檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的檔案移交檔案室集中管理，并辦理交接手續(xù)。3.在日常工作中，應妥善保管本部門的檔案資料，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.積極配合檔案室做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴格遵守檔案管理工作紀律，保守檔案機密。2.認真學習檔案管理業(yè)務知識，不斷提高業(yè)務水平和工作能力，熟練掌握檔案管理的各項技能。3.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管、檢索、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。4.定期對檔案進行清查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級主管部門報告。5.積極參與檔案信息開發(fā)利用工作，為學校各項工作提供優(yōu)質的檔案服務。6.完成領導交辦的其他與檔案管理相關的工作任務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學校黨組織的各類文件、會議記錄、黨員名冊、入黨材料等。2.行政管理類：學校行政工作中形成的各類文件、通知、報告、計劃、總結、規(guī)章制度等。3.教學管理類：教學計劃、教學大綱、課程表、教案、學生成績冊、教學質量評估材料等。4.學生管理類：學生學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質評價材料、畢業(yè)生檔案等。5.教師業(yè)務類：教師個人業(yè)務檔案，包括教學成果、科研成果、培訓記錄、考核材料等。6.后勤管理類：學校后勤保障工作中形成的各類文件、合同、維修記錄、物資采購清單等。7.財務審計類：財務預決算、會計憑證、財務報表、審計報告等。8.基建檔案類：學?；窘ㄔO項目的立項、規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等過程中形成的各類文件、圖紙、資料等。9.設備檔案類：學校購置的各類教學設備、辦公設備、儀器儀表等的購置合同、使用說明書、維修記錄等檔案資料。10.聲像檔案類：學校在教學、科研、管理等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍，及時、全面地收集本部門形成的各類檔案資料。2.收集的檔案應保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案。3.對收集到的檔案資料，應進行初步整理，剔除重復、無用的文件，并按照一定的分類標準進行分類存放，便于移交檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.分類標準應統(tǒng)一、規(guī)范，便于檢索和統(tǒng)計。3.整理后的檔案應做到分類科學、排列有序、編目準確、裝訂整齊。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素，將檔案分為不同的類別，如黨群工作類、行政管理類、教學管理類等。每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號可采用年度類別流水號的形式，如“2023行政001”表示2023年行政管理類的第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目，以便快速檢索檔案。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄，方便查詢和利用。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或易散失的檔案材料進行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件內容。四、檔案的保管（一）庫房建設1.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房應配備必要的消防器材、防盜設備、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設施等，確保檔案的安全保管。（二）檔案上架1.檔案應按照分類編號順序上架存放，排列整齊有序，便于查找和利用。2.同一類別的檔案應集中存放，不同保管期限的檔案應分開存放。3.檔案架應標明類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括學校重要的規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄、上級重要文件等，這些檔案對學校的發(fā)展具有重要的歷史和現(xiàn)實意義，應長期保存。長期保管的檔案一般為16年至50年，主要包括學校一般性的教學檔案、行政檔案、學生檔案等，這些檔案在一定時期內對學校工作具有參考價值，應妥善保管。短期保管的檔案為15年以下，主要包括學校臨時性的文件材料、一般性的業(yè)務資料等，這些檔案在短期內具有一定的查考價值，保管期滿后可按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定和學校實際情況進行，確保檔案的保管期限合理、準確。（四）檔案清查1.檔案室應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管狀況清晰準確。2.清查內容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息是否準確無誤，檔案是否有破損、霉變、丟失等情況，檔案的存放位置是否正確等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行處理，并做好記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應及時查明原因，采取補救措施，并向上級主管部門報告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本校教職員工因教學、科研、管理等工作需要，可查閱利用本校檔案。2.外單位因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學校主管領導批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱利用。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案室查閱檔案原件或復印件，查閱時應在檔案室工作人員的指導下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改或做其他標記，按時歸還檔案。3.復制：利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，注明復制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)檔案室負責人審批后，由檔案室工作人員按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應加蓋檔案室印章，并注明與原件核對無誤。（三）利用登記1.檔案室應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等信息。2.檔案利用登記應及時、準確、完整，登記記錄應妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.鑒定工作應根據(jù)國家有關規(guī)定和學校實際情況，結合檔案的保管期限、內容價值、現(xiàn)實利用需求等因素，綜合判定檔案的存毀價值。（二）鑒定組織1.學校成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務專家組成。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定計劃，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結果進行審核和審批。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應逐卷逐件地對檔案進行審查，分析檔案的內容、來源、形成時間、保管期限等因素，判斷檔案的價值。2.對于保管期限已滿的檔案，應重點審查其是否仍具有查考利用價值。對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見；對于仍有一定保存價值的檔案，可適當延長保管期限。3.在鑒定過程中，應充分聽取各方面的意見，確保鑒定結果的客觀公正。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、責任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊應報學校主管領導審批，經(jīng)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀