PAGE檔案館網(wǎng)格化管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案館的管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，確保檔案的安全與完整，更好地服務(wù)公司/組織的各項(xiàng)工作，特制定本網(wǎng)格化管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案的安全與保密，采取有效措施防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和檢索，提高管理效率和質(zhì)量。4.服務(wù)至上原則：以滿足公司/組織各項(xiàng)工作對(duì)檔案利用的需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。二、網(wǎng)格化管理架構(gòu)（一）網(wǎng)格劃分根據(jù)公司/組織的部門設(shè)置、職能分工以及檔案管理的實(shí)際情況，將檔案館管理區(qū)域劃分為若干個(gè)網(wǎng)格。每個(gè)網(wǎng)格指定一名網(wǎng)格負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本網(wǎng)格內(nèi)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）網(wǎng)格職責(zé)1.網(wǎng)格負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)組織本網(wǎng)格內(nèi)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。監(jiān)督檢查本網(wǎng)格內(nèi)檔案的保管情況，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜，防止檔案受損。按照規(guī)定的流程和權(quán)限，為公司/組織內(nèi)各部門和人員提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。定期對(duì)本網(wǎng)格內(nèi)的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。配合公司/組織內(nèi)其他部門開(kāi)展與檔案相關(guān)的工作，如項(xiàng)目驗(yàn)收、審計(jì)等，提供必要的檔案支持。2.檔案管理人員職責(zé)在網(wǎng)格負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，具體負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的分類、編號(hào)、裝訂、上架等。協(xié)助網(wǎng)格負(fù)責(zé)人進(jìn)行檔案的收集、整理和歸檔，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量。負(fù)責(zé)檔案存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和管理，定期檢查設(shè)備運(yùn)行情況，保證設(shè)備正常使用。按照利用規(guī)定，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用記錄和檔案歸還工作。對(duì)檔案管理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向網(wǎng)格負(fù)責(zé)人報(bào)告，并協(xié)助解決。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.公司/組織內(nèi)部的會(huì)議記錄、工作報(bào)告、規(guī)章制度、人事檔案等。5.反映公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要活動(dòng)的照片、錄像、錄音等聲像檔案。6.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的檔案材料移交至檔案館。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全，格式規(guī)范。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理方法1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類。一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。文書檔案可進(jìn)一步按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)規(guī)則為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和管理。例如，文書檔案編號(hào)格式為：年度+保管期限代碼+流水號(hào)，如2023L001，表示2023年的長(zhǎng)期保管文書檔案，流水號(hào)為001。3.裝訂要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊。對(duì)于幅面過(guò)大的檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其尺寸符合裝訂要求。4.編目與上架編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、來(lái)源等信息，以便于檢索和查詢。將整理好的檔案按照分類順序上架存放，排列整齊，并在檔案架上標(biāo)明類別、年度等信息，方便查找。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜設(shè)施等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，不得存放與檔案無(wú)關(guān)的物品。（二）保管措施1.溫濕度控制庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。定期監(jiān)測(cè)庫(kù)房的溫濕度情況，根據(jù)實(shí)際情況采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。2.防火防盜安裝防火防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。嚴(yán)格控制庫(kù)房的出入人員，設(shè)立門禁制度，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。3.防蟲(chóng)防霉在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲(chóng)藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲(chóng)劑等，定期檢查并更換藥品，防止蟲(chóng)害。對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)有霉變跡象的檔案，應(yīng)及時(shí)采取處理措施，如晾曬、消毒等。4.檔案存儲(chǔ)設(shè)備管理對(duì)檔案存儲(chǔ)的貨架、櫥柜等設(shè)備定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其結(jié)構(gòu)牢固、安全可靠。對(duì)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、硬盤、磁帶等，定期進(jìn)行備份和數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因合法合規(guī)的原因，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后查閱、借閱相關(guān)檔案。3.因法律法規(guī)要求或司法程序需要，提供檔案作為證據(jù)或參考。（二）利用流程1.申請(qǐng)公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案館。外部單位查閱、借閱檔案，需提交正式的查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明利用目的、查閱內(nèi)容等，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意后，由檔案館受理。2.審批檔案館對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限等情況，確定是否批準(zhǔn)利用以及利用的范圍和方式。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱與借閱經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)到檔案館查閱或借閱檔案。檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督利用者查閱檔案，確保檔案的安全和完整，不得將檔案帶出指定場(chǎng)所。對(duì)于借閱的檔案，可以根據(jù)利用期限和利用目的，確定借閱的份數(shù)和期限，但一般不得超過(guò)規(guī)定的最長(zhǎng)借閱時(shí)間。4.登記與歸還利用者查閱或借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、檔案名稱及編號(hào)、歸還時(shí)間等信息。利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（三）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍和方式。2.在檔案利用過(guò)程中，不得擅自涂改、偽造、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。3.未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，不得將檔案轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)借或泄露給其他單位或個(gè)人。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考國(guó)家檔案局制定的檔案保管期限表，結(jié)合公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。3.對(duì)于保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.編制擬銷毀檔案清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等詳細(xì)信息。2.將擬銷毀檔案清單提交公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案被徹底銷毀，防止檔案流失。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)各網(wǎng)格的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，重點(diǎn)檢查檔案管理工作是否符合法律法規(guī)和本制度的要求。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.制定檔案管理工作考核指標(biāo)體系，對(duì)各網(wǎng)格負(fù)責(zé)人和檔案管理人員的工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括檔案收集的及時(shí)性和完整性、整理工作的質(zhì)量、保管措施的落實(shí)情況以及利用服務(wù)的滿意度等方面。3.根