PAGE縣級(jí)扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣級(jí)扶貧檔案管理，確保扶貧檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本縣扶貧工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本縣各級(jí)扶貧工作機(jī)構(gòu)、相關(guān)部門及涉及扶貧項(xiàng)目實(shí)施的單位在扶貧工作中形成的各類檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則扶貧檔案由縣級(jí)扶貧檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照扶貧工作的不同領(lǐng)域和類別，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全。二、檔案管理職責(zé)（一）縣級(jí)扶貧檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本縣扶貧檔案管理的具體辦法和規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本縣各級(jí)扶貧工作機(jī)構(gòu)及相關(guān)部門的扶貧檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理本縣重要扶貧檔案，對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔、保管和利用。4.組織開(kāi)展扶貧檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.定期對(duì)扶貧檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷完善檔案管理工作。（二）各級(jí)扶貧工作機(jī)構(gòu)及相關(guān)部門職責(zé)1.建立健全本單位扶貧檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人。2.負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位在扶貧工作中形成的各類檔案，并定期向縣級(jí)扶貧檔案管理部門移交。3.配合縣級(jí)扶貧檔案管理部門做好檔案管理的各項(xiàng)工作，提供必要的支持和保障。4.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身素質(zhì)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.積極開(kāi)展檔案利用工作，為扶貧工作提供及時(shí)、有效的服務(wù)。5.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.扶貧政策文件檔案：包括國(guó)家和地方出臺(tái)的各類扶貧政策文件、法規(guī)、規(guī)章等。2.扶貧規(guī)劃與計(jì)劃?rùn)n案：本縣及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的扶貧開(kāi)發(fā)規(guī)劃、年度工作計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施方案等。3.扶貧對(duì)象檔案：貧困戶識(shí)別、幫扶、退出等過(guò)程中形成的各類資料，如貧困戶申請(qǐng)書、審核審批表、幫扶手冊(cè)、脫貧驗(yàn)收表等。4.扶貧項(xiàng)目檔案：扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)形成的文件材料，如項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同、工程預(yù)決算、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.資金管理檔案：扶貧資金的分配、使用、監(jiān)管等方面的文件，如資金下達(dá)文件、撥款憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.幫扶工作檔案：幫扶責(zé)任人與貧困戶的幫扶記錄、走訪日志、幫扶成效等資料。7.貧困地區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)檔案：道路、水利、電力、通信等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的相關(guān)文件。8.貧困地區(qū)產(chǎn)業(yè)發(fā)展檔案：特色產(chǎn)業(yè)培育、發(fā)展過(guò)程中的各類資料，如產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、項(xiàng)目申報(bào)書、技術(shù)指導(dǎo)記錄等。9.社會(huì)扶貧檔案：社會(huì)各界參與扶貧工作的相關(guān)資料，如捐贈(zèng)協(xié)議、幫扶活動(dòng)記錄等。10.其他與扶貧工作相關(guān)的檔案。（二）收集要求1.各部門和單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)，定期向本單位檔案管理部門移交。3.對(duì)重要的扶貧檔案，應(yīng)實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案同步收集，確保檔案信息的一致性。4.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類按照扶貧工作的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為綜合類、扶貧對(duì)象類、項(xiàng)目類、資金類、幫扶類等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級(jí)及以下類目。2.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)方法可采用年度+類目代碼+流水號(hào)的形式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案的基本信息。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.縣級(jí)扶貧檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥、吸塵器等。2.檔案柜應(yīng)符合檔案保管要求，具有防火、防潮、防蟲(chóng)等功能，確保檔案存放安全。（三）檔案整理與上架1.按照檔案分類方案，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行排列上架，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.建立檔案存放索引，注明檔案的存放位置，方便檔案管理人員快速定位查找。（四）檔案保管期限1.扶貧檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括扶貧政策法規(guī)性文件、扶貧規(guī)劃與計(jì)劃、重要的扶貧項(xiàng)目檔案、資金管理檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為1050年，主要包括一般性的扶貧項(xiàng)目檔案、扶貧對(duì)象檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為110年，主要包括臨時(shí)性的扶貧工作文件、資料等。（五）檔案清查與統(tǒng)計(jì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整和安全。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案動(dòng)態(tài)。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定。2.服務(wù)扶貧原則檔案利用工作應(yīng)圍繞扶貧工作中心，為扶貧決策、項(xiàng)目實(shí)施、監(jiān)督檢查等提供有力支持。3.規(guī)范有序原則建立健全檔案利用制度，規(guī)范利用流程，確保檔案利用工作有序進(jìn)行。（二）利用范圍1.為扶貧工作決策提供參考依據(jù)。2.為扶貧項(xiàng)目申報(bào)、審批、實(shí)施、驗(yàn)收等提供資料支持。3.為扶貧資金監(jiān)管提供信息保障。4.為社會(huì)各界了解扶貧工作情況提供服務(wù)。5.為扶貧工作的總結(jié)、評(píng)估和研究提供基礎(chǔ)資料。（三）利用方式1.查閱檔案利用者可根據(jù)需要查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，查閱電子檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意后，在指定地點(diǎn)使用專用設(shè)備查閱。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或擅自復(fù)制檔案。3.出具證明根據(jù)檔案利用者的需求，檔案管理部門可出具檔案證明材料。出具證明應(yīng)依據(jù)檔案原件，如實(shí)反映檔案內(nèi)容，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面審查原則對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素。2.遵循價(jià)值鑒定原則根據(jù)檔案對(duì)扶貧工作的現(xiàn)實(shí)和歷史價(jià)值，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由縣級(jí)扶貧檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定和審核。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，判斷檔案的價(jià)值和保管期限是否合理。2.綜合評(píng)估法綜合考慮檔案的形成背景、內(nèi)容、形式、利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面評(píng)估。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)縣級(jí)扶貧檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立縣級(jí)扶貧檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為扶貧工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)重要的扶貧檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合本縣扶貧檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.安全保障建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息