PAGE檔案管理三室一庫制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項(xiàng)活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司員工提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理三室一庫設(shè)置（一）檔案室1.功能定位：檔案室是公司檔案集中保管的場所，負(fù)責(zé)各類檔案的日常管理和維護(hù)。2.設(shè)施配備檔案架：根據(jù)檔案數(shù)量和種類，合理配置檔案架，確保檔案存放有序。溫濕度控制設(shè)備：安裝溫濕度調(diào)節(jié)裝置，使室內(nèi)溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。防火設(shè)備：配備火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火器、消防栓等消防設(shè)施，確保檔案安全。防蟲、防鼠設(shè)備：安裝防蟲、防鼠設(shè)施，防止檔案受到蟲害和鼠害。防盜設(shè)備：安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭等防盜設(shè)備，保障檔案室安全。3.區(qū)域劃分檔案存放區(qū)：按照檔案類別和年度，劃分不同的存放區(qū)域，便于檔案的查找和管理。整理加工區(qū)：配備必要的辦公設(shè)備，用于檔案的整理、裝訂、編目等加工工作。查閱接待區(qū)：設(shè)置桌椅、電腦等設(shè)備，為前來查閱檔案的人員提供便利。（二）檔案整理室1.功能定位：檔案整理室主要負(fù)責(zé)對收集到的各類檔案進(jìn)行分類、整理、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.設(shè)施配備辦公桌椅：滿足整理人員的辦公需求。電腦：用于檔案信息錄入和管理。打印機(jī)、復(fù)印機(jī)：方便打印整理過程中所需的文件資料。檔案裝訂設(shè)備：如裝訂機(jī)、縫紉機(jī)等，用于檔案的裝訂。檔案盒、文件夾：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，配備相應(yīng)的檔案盒和文件夾。（三）檔案數(shù)字化工作室1.功能定位：負(fù)責(zé)公司檔案的數(shù)字化處理工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案利用效率和存儲安全性。2.設(shè)施配備數(shù)字化加工設(shè)備：包括高速掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、錄音錄像設(shè)備等，確保數(shù)字化工作的高效進(jìn)行。服務(wù)器：用于存儲數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)，保障數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定。圖像處理軟件：如AdobePhotoshop等，用于對數(shù)字化圖像進(jìn)行處理和優(yōu)化。數(shù)據(jù)備份設(shè)備：定期對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案庫房1.功能定位：檔案庫房是公司檔案的核心存儲區(qū)域，對檔案的安全保管起著關(guān)鍵作用。2.設(shè)施配備檔案密集架：采用密集架存儲檔案，提高空間利用率。溫濕度自動監(jiān)測系統(tǒng)：實(shí)時監(jiān)測庫房內(nèi)的溫濕度情況，并將數(shù)據(jù)傳輸至管理系統(tǒng)。氣體滅火系統(tǒng)：配備七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)，確保在火災(zāi)發(fā)生時能夠迅速滅火，保護(hù)檔案安全。防盜報警系統(tǒng)：安裝紅外探測器、門磁等防盜設(shè)備，并與監(jiān)控系統(tǒng)聯(lián)動，及時發(fā)現(xiàn)異常情況。通風(fēng)換氣設(shè)備：保證庫房內(nèi)空氣流通，防止有害氣體積聚。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門職責(zé)公司各部門負(fù)責(zé)本部門在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交至檔案管理部門。對于重要會議、重大項(xiàng)目等活動形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并及時向檔案管理部門通報進(jìn)展情況。2.收集范圍公司在行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、財務(wù)管理、人力資源管理、技術(shù)研發(fā)等方面形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。上級主管部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知、批復(fù)等。公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、招投標(biāo)文件等。公司員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、科研成果、獲獎證書等。3.收集要求各部門應(yīng)確保收集的檔案材料齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對于電子文件，應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保其真實(shí)性和完整性。（二）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照公司檔案分類大綱，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、技術(shù)研發(fā)類等類別。在每個大類下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分。例如，行政管理類檔案可分為綜合管理、文秘工作、機(jī)要保密、檔案管理、行政事務(wù)等二級類目；業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案可分為市場營銷、客戶管理、項(xiàng)目管理、合同管理等二級類目。2.整理方法對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。每份檔案應(yīng)編制頁碼，并填寫卷內(nèi)目錄，注明文件的題名、日期、文號、責(zé)任者等信息。按照檔案分類順序，將檔案材料裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案數(shù)字化1.數(shù)字化流程掃描：使用高速掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保圖像清晰可讀。圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與對應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。存儲：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲至服務(wù)器，并進(jìn)行定期備份。2.質(zhì)量控制設(shè)立專門的質(zhì)量檢查崗位，對數(shù)字化過程中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量抽檢。抽檢比例應(yīng)不低于10%，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求。（四）檔案保管1.庫房管理檔案庫房應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物。嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，定期檢查溫濕度監(jiān)測設(shè)備，確保溫濕度符合要求。按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序存放，便于查找和管理。2.檔案上架將整理好的檔案按照編號順序上架存放，檔案應(yīng)直立放置，避免擠壓變形。在檔案架上設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，注明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.定期盤點(diǎn)檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、完整性、存放位置等，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行記錄和處理。（五）檔案利用1.利用流程申請：公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。審批：部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核，簽署意見后報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容和檔案管理規(guī)定進(jìn)行審批，對于涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)。查閱：申請人憑審批通過的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門查閱檔案。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。歸還：查閱完畢后，申請人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。2.利用限制涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，嚴(yán)禁對外提供或泄露。檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。四、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，制定檔案工作計劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)公司各部門之間的檔案管理工作，確保檔案收集、整理、保管、利用等工作的順利進(jìn)行。3.定期檢查檔案管理工作的開展情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。4.負(fù)責(zé)檔案管理部門的人員培訓(xùn)、考核和隊伍建設(shè)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂等日常管理工作。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，定期檢查檔案的保管情況，確保檔案的安全和完整。4.根據(jù)公司員工的檔案利用申請，辦理檔案查閱、復(fù)印、摘錄等手續(xù)，并提供必要的服務(wù)。5.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時向部門負(fù)責(zé)人匯報，并提出建議和解決方案。五、檔案保管期限與鑒定銷毀（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和保存價值確定保管期限。（二）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定內(nèi)容：對到期檔案進(jìn)行全面鑒定，審查檔案的內(nèi)容、價值和保管期限，確定檔案的存毀。3.鑒定方法：采用直接鑒定法，逐件審查檔案，根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定其存毀。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、文號、責(zé)任者、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施：由檔案