PAGE行政部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政部所涉及的各類檔案管理工作，包括但不限于行政管理文件、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同等。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：行政部負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史事實(shí)，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便公司內(nèi)部人員查閱和利用檔案，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）行政部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、存儲(chǔ)和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的借閱、查閱、復(fù)印等手續(xù)，并對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。7.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全完整，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求將檔案移交行政部。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等初步整理工作，便于行政部接收和管理。3.負(fù)責(zé)配合行政部做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目、保管、借閱、利用等工作。3.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案管理工作的正常開展。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。5.負(fù)責(zé)保守公司檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理文件：包括公司的規(guī)章制度、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.人事檔案：包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄、薪酬福利記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)合同：包括采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。5.項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。6.其他檔案：包括公司的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、商標(biāo)注冊(cè)文件、專利文件、宣傳資料、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。2.檔案收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的真實(shí)性和完整性。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)收集并妥善保管，防止丟失或損壞。4.檔案收集人員應(yīng)將收集到的檔案及時(shí)移交行政部，并辦理交接手續(xù)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，建立科學(xué)合理的檔案分類體系。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，確保檔案編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的類別、編號(hào)、年度等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放公司各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，控制溫濕度，防止檔案受潮、發(fā)霉、變形等。5.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的安全管理制度，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。檔案管理人員離開檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。（三）檔案的存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行存放，排列整齊，便于查閱和利用。2.電子檔案應(yīng)按照文件類型、年度、月份等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的文件夾和文件名，確保電子檔案的存儲(chǔ)規(guī)范和有序。3.照片、音像資料等應(yīng)按照時(shí)間順序或主題進(jìn)行整理，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，存儲(chǔ)在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到行政部查閱檔案。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核簽字，如涉及重要檔案或機(jī)密檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。3.將申請(qǐng)表提交行政部檔案管理人員，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.查閱人員在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。5.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)，并將檔案歸還檔案管理人員。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.檔案利用人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。3.檔案利用人員如需將檔案帶出公司，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。4.檔案利用情況應(yīng)進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析和總結(jié)，為公司決策提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。3.鑒定工作應(yīng)確保檔案的真實(shí)性和完整性，防止誤判和漏判。（二）鑒定組織1.行政部應(yīng)成立檔案鑒定小組，由行政部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法：對(duì)同類檔案進(jìn)行分析比較，找出具有代表性和典型性的檔案，作為鑒定的參考依據(jù)。3.專家咨詢法：對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的檔案，可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家進(jìn)行咨詢和鑒定，確保鑒定結(jié)果科學(xué)準(zhǔn)確。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將《檔案銷毀清單》提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.在檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔備查。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.行政部檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、來(lái)源、利用情況、鑒定結(jié)果、銷毀情況等。3.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，為公司檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）移交工作1.公司各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門形成的檔案移交行政部。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案的名稱、類別