PAGE愛國(guó)衛(wèi)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織愛國(guó)衛(wèi)生檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，推動(dòng)愛國(guó)衛(wèi)生工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)與愛國(guó)衛(wèi)生工作相關(guān)的各類檔案管理，包括但不限于愛國(guó)衛(wèi)生工作計(jì)劃、方案、活動(dòng)記錄、檢查考核資料、宣傳資料、設(shè)施建設(shè)與維護(hù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則愛國(guó)衛(wèi)生檔案由專門的檔案管理部門或指定人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映愛國(guó)衛(wèi)生工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄詳實(shí)。3.分類科學(xué)原則按照愛國(guó)衛(wèi)生工作的不同類別和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于查找和利用。4.安全保密原則保障檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善愛國(guó)衛(wèi)生檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理愛國(guó)衛(wèi)生檔案，收集、整理、歸檔各類檔案資料。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門愛國(guó)衛(wèi)生工作檔案資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。3.按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案資料的形成和管理。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。3.做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的安全。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供檔案資料。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.愛國(guó)衛(wèi)生工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)。2.愛國(guó)衛(wèi)生活動(dòng)方案、通知、記錄、照片、視頻等。3.環(huán)境衛(wèi)生檢查、評(píng)比記錄及結(jié)果。4.健康教育工作計(jì)劃、教材、宣傳資料、活動(dòng)記錄等。5.病媒生物防制工作方案、措施、監(jiān)測(cè)報(bào)告、消殺記錄等。6.愛國(guó)衛(wèi)生工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算及使用情況。7.愛國(guó)衛(wèi)生工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、文件、批示等。8.愛國(guó)衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)、維護(hù)檔案，包括圖紙、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。9.其他與愛國(guó)衛(wèi)生工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，并確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容類別等進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編制目錄，便于查找和管理。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀。4.建立電子檔案，與紙質(zhì)檔案同步管理，方便查詢和共享。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.綜合管理類：包括愛國(guó)衛(wèi)生工作規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、文件等。2.健康教育類：包括健康教育工作計(jì)劃、教材、宣傳資料、活動(dòng)記錄等。3.環(huán)境衛(wèi)生類：包括環(huán)境衛(wèi)生檢查、評(píng)比記錄及結(jié)果。4.病媒生物防制類：包括病媒生物防制工作方案、措施、監(jiān)測(cè)報(bào)告、消殺記錄等。5.設(shè)施建設(shè)類：包括愛國(guó)衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)、維護(hù)檔案，包括圖紙、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.其他類：包括愛國(guó)衛(wèi)生工作經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算及使用情況等其他相關(guān)資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的編號(hào)方式。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用兩位字母表示，如“ZH”表示綜合管理類，“JK”表示健康教育類，“WS”表示環(huán)境衛(wèi)生類，“BM”表示病媒生物防制類，“SJ”表示設(shè)施建設(shè)類，“QT”表示其他類。4.流水號(hào)：從“001”開始依次編號(hào)。例如：2023年綜合管理類的第5份檔案編號(hào)為“2023ZH005”。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案及時(shí)入庫。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明類別、編號(hào)、年度等信息。3.在檔案盒內(nèi)設(shè)置檔案目錄，便于查找。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織重大決策、重要活動(dòng)、長(zhǎng)期有效的政策文件等檔案。2.定期保管：分為30年和10年。30年保管期限的檔案：包括年度工作計(jì)劃、總結(jié)、重要活動(dòng)記錄等。10年保管期限的檔案：包括一般性的活動(dòng)記錄、檢查記錄等。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可查閱、利用愛國(guó)衛(wèi)生檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，及時(shí)提供檔案資料供其查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出公司/組織。3.借閱者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查。2.結(jié)合公司/組織的發(fā)展和工作需要，判斷檔案的實(shí)際利用價(jià)值。3.根據(jù)檔案的保管期限，確定是否達(dá)到銷毀條件。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊(cè)，列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、年度、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保銷毀徹底。4.銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等，記錄資料應(yīng)留存?zhèn)洳椤０?、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，報(bào)表應(yīng)規(guī)范、清晰。（二）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、減少數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：包括查閱、借閱檔案的人次、卷次等。3.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計(jì)：包括鑒定檔案數(shù)量及銷毀檔案數(shù)量等。（三）移交規(guī)定1.公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、撤銷等原因，需要對(duì)愛國(guó)衛(wèi)