PAGE單位人才檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位人才隊伍建設(shè)，規(guī)范人才檔案管理，確保人才檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮人才檔案在人才選拔、任用、培養(yǎng)、考核等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位全體員工的人才檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人才檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、獎懲情況等。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對人才檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、業(yè)績變化等情況，及時更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時效性。二、人才檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號碼、電子郵箱等）。3.學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件，畢業(yè)院校、專業(yè)、畢業(yè)時間等。4.參加工作時間、入職單位、入職崗位等。（二）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位、職務(wù)、任職時間、工作職責(zé)及業(yè)績描述。2.工作調(diào)動審批表、離職證明等相關(guān)材料。（三）專業(yè)技能與資質(zhì)證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書復(fù)印件。2.技能培訓(xùn)證書、競賽獲獎證書等。（四）業(yè)績成果1.工作成果報告、項目總結(jié)、科研論文、專利證書等。2.獲得的各類榮譽(yù)證書、表彰獎勵文件及證書復(fù)印件。（五）考核評價1.年度考核、績效考核結(jié)果及評價材料。2.專項考核、民主測評等相關(guān)材料。（六）培訓(xùn)與發(fā)展1.參加內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄及結(jié)業(yè)證書復(fù)印件。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、培訓(xùn)需求分析報告等材料。（七）薪酬福利1.工資變動審批表、獎金發(fā)放記錄等。2.社會保險、住房公積金繳納記錄等相關(guān)材料。（八）勞動合同與協(xié)議1.勞動合同書、續(xù)簽合同、解除或終止勞動合同協(xié)議等。2.其他相關(guān)協(xié)議，如保密協(xié)議、競業(yè)限制協(xié)議等。（九）其他材料1.員工個人述職報告、工作總結(jié)等。2.員工違紀(jì)違規(guī)處理決定、申訴材料等。3.其他與員工個人相關(guān)的重要材料。三、人才檔案的建立與收集（一）檔案建立流程1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《人才檔案信息采集表》，員工應(yīng)如實填寫個人基本信息、工作經(jīng)歷、技能資質(zhì)等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.人力資源部門對員工提交的信息進(jìn)行審核，確保信息真實準(zhǔn)確。審核通過后，建立員工個人檔案，并為每位員工分配唯一的檔案編號。3.檔案建立過程中，如發(fā)現(xiàn)員工提供虛假信息，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理，直至解除勞動合同。（二）材料收集要求1.員工應(yīng)按照檔案內(nèi)容要求，及時向人力資源部門提交相關(guān)材料原件或復(fù)印件。復(fù)印件需清晰可辨，并由員工本人簽字確認(rèn)與原件一致。2.人力資源部門負(fù)責(zé)定期收集員工新增的檔案材料，對于重要材料應(yīng)及時歸檔，確保檔案內(nèi)容的完整性和時效性。3.對于外部單位提供的涉及員工的證明材料，如學(xué)歷證書、資格證書等，人力資源部門應(yīng)進(jìn)行核實，確保材料的真實性和有效性。四、人才檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進(jìn)行分類整理，保持檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.每份材料應(yīng)單獨(dú)裝訂或粘貼，確保材料整齊、牢固，便于查閱和保管。3.對于紙張較大或較多的材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裁剪，使其大小與檔案規(guī)格相符。（二）歸檔方法1.檔案材料應(yīng)按照檔案內(nèi)容類別進(jìn)行分類歸檔，每類材料設(shè)立相應(yīng)的目錄清單。目錄清單應(yīng)包括材料名稱、日期、來源等信息，便于查找和核對。2.同一類材料按照時間順序排列，依次編號，并在每份材料上加蓋檔案章或騎縫章，注明檔案編號、頁碼等信息。3.檔案整理完成后，應(yīng)將檔案裝入專用檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明單位名稱、部門名稱、員工姓名、檔案編號等信息。五、人才檔案的保管與保密（一）保管要求1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備（滅火器、消防栓等）、防潮設(shè)備（除濕機(jī)等）、防蟲設(shè)備（防蟲劑等）、防盜設(shè)備（監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等）等，確保檔案的安全保管。2.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）保密措施1.嚴(yán)格限定檔案查閱人員范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱人才檔案。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出保管場所。3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案信息，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的保密措施，確保信息不被泄露。4.在檔案的傳遞、借閱、歸還等過程中，應(yīng)做好登記和交接工作，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。六、人才檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部因工作需要查閱人才檔案的，需填寫《人才檔案查閱申請表》，明確查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)審批情況，確定是否同意查閱，并指定專人陪同查閱。查閱人員只能在指定地點查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.涉及員工個人隱私或敏感信息的檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，除員工本人或經(jīng)員工授權(quán)的人員外，其他人員不得查閱。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱人才檔案的，需填寫《人才檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)審批同意借閱的檔案，借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。如因特殊原因需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、人才檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對人才檔案進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容與員工實際情況保持一致。一般每年對檔案進(jìn)行一次全面梳理和更新，重點更新員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績成果、考核評價等信息。2.在員工工作崗位變動、職務(wù)晉升、獎懲情況發(fā)生變化等情況下，應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時效性。（二）動態(tài)維護(hù)1.建立人才檔案信息動態(tài)維護(hù)機(jī)制，及時收集和反饋員工的各類信息。人力資源部門應(yīng)定期與各部門溝通協(xié)調(diào)，了解員工的工作表現(xiàn)和發(fā)展情況，及時更新檔案內(nèi)容。2.鼓勵員工主動向人力資源部門提供個人最新的相關(guān)材料，如取得的新證書、發(fā)表的論文、獲得的獎勵等，以便及時完善檔案信息。八、人才檔案的轉(zhuǎn)遞與銷毀（一）轉(zhuǎn)遞流程1.員工離職或調(diào)動時，人力資源部門應(yīng)及時辦理人才檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)填寫《人才檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息。2.檔案管理人員按照《人才檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的要求，將員工檔案整理密封，并通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位。3.轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)要求接收單位在《人才檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章，并及時將回執(zhí)返回人力資源部門存檔。（二）銷毀規(guī)定1.對于已超過保管期限或失去保存價值的人才檔案，經(jīng)人力資源部門審核，報單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《人才檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間等信息。銷毀清單應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人、單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，無法恢復(fù)。銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《人才檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立人才檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對人才檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。人力資源部門應(yīng)設(shè)立專門的監(jiān)督崗位，負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督。2.單位內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對人才檔案管理情況進(jìn)行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案內(nèi)容的真實性和完整性、檔案保管和保密措施的落實情況等。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案建立、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、更新、轉(zhuǎn)遞、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案內(nèi)容的真實性和完整性，檢查檔案材料是否真實可靠，是否存在缺失或虛假材料。3.檔案保管和保密措施的落實情況，包括檔案保管場所的安全設(shè)施是否齊全、檔案管理人員是否嚴(yán)格遵守保密制度等。4.檔案查閱和借閱手續(xù)的辦理情況，檢查是否按照規(guī)定填寫申請表、是否經(jīng)過審批、是否在指定地點查閱和借閱等。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)