PAGE熱電部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)熱電部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于熱電部各部門(mén)及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指熱電部在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：熱電部檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映熱電部的工作活動(dòng)和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集和整理熱電部在各項(xiàng)工作中形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、企業(yè)商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為熱電部各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定熱電部檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理熱電部各類(lèi)檔案，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。5.參與熱電部重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整與準(zhǔn)確。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專(zhuān)人作為兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理工作。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范本部門(mén)文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.積極配合綜合管理部門(mén)做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，及時(shí)向綜合管理部門(mén)提供檔案利用需求信息。4.接受綜合管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，對(duì)本部門(mén)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和安全存放。2.按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理、編號(hào)標(biāo)識(shí)，編制檔案目錄，便于查找和利用。3.定期對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并協(xié)助綜合管理部門(mén)進(jìn)行處理。4.積極參加綜合管理部門(mén)組織的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高自身檔案管理業(yè)務(wù)水平。5.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合管理部門(mén)移交到期檔案，并辦理交接手續(xù)。三、檔案的收集與歸檔（一）文件材料的形成與積累1.熱電部各部門(mén)及員工在工作活動(dòng)中應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)形成和積累各類(lèi)文件材料。文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，承辦部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理，確保文件材料的齊全完整。（二）收集范圍1.行政管理類(lèi)：包括熱電部的各類(lèi)行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等。2.生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)：包括熱電生產(chǎn)工藝文件、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備檔案、運(yùn)行記錄、檢修記錄、技術(shù)改造資料、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.安全環(huán)保類(lèi)：包括安全生產(chǎn)管理制度、安全檢查記錄、事故報(bào)告與處理資料、環(huán)境保護(hù)文件、環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告等。4.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)資料、物資采購(gòu)與供應(yīng)文件、成本核算資料等。5.黨群工作類(lèi)：包括黨組織文件、黨員檔案、工會(huì)工作文件、共青團(tuán)工作文件等。（三）歸檔要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)形成的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件材料，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。2.歸檔文件材料應(yīng)按照形成時(shí)間順序排列，同一事由的文件材料應(yīng)集中在一起，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.歸檔文件材料應(yīng)編制頁(yè)碼，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。4.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度整理好的檔案移交綜合管理部門(mén)歸檔。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法熱電部檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。1.年度：按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類(lèi)。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照熱電部?jī)?nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，結(jié)合文件材料反映的問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。3.保管期限：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、定期（[X]年、[X]年）兩種保管期限。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)由全宗號(hào)、年度號(hào)、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼、保管期限代碼、案卷順序號(hào)組成。2.全宗號(hào)：暫定為[具體全宗號(hào)]。3.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“20XX”。4.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：按照熱電部?jī)?nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)職能，編制相應(yīng)的代碼，如“01行政部”“02生產(chǎn)技術(shù)部”等。5.保管期限代碼：永久為“Y”，定期[X]年為“D1”，定期[X]年為“D2”。6.案卷順序號(hào)：按照同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、同一保管期限內(nèi)檔案的排列順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。（四）檔號(hào)編制示例如行政部2020年形成的永久檔案，其檔號(hào)為：[全宗號(hào)]202001Y001五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[具體溫度范圍]，相對(duì)濕度控制在[具體濕度范圍]。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜進(jìn)行存放，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和利用。2.檔案盒應(yīng)選用質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一的產(chǎn)品，檔案盒封面應(yīng)填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)目，盒脊應(yīng)填寫(xiě)盒號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限、起止件號(hào)等項(xiàng)目。（三）檔案保管要求1.檔案入庫(kù)時(shí)，應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序排列上架，并在檔案柜上標(biāo)明存放位置索引。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無(wú)誤。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定，確保電子檔案的可讀性和可利用性。4.檔案庫(kù)房應(yīng)嚴(yán)禁煙火，配備必要的消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材的正常使用。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問(wèn)題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，并邀請(qǐng)相關(guān)部門(mén)的業(yè)務(wù)骨干參加。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)熱電部檔案進(jìn)行定期鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映熱電部的主要職能活動(dòng)和歷史面貌，是否具有查考利用價(jià)值。2.檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、形式等是否符合檔案管理要求。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在缺頁(yè)、損壞、涂改等情況。（四）保管期限劃分1.永久保管的檔案：凡是反映熱電部主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)熱電部當(dāng)前和今后工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.定期保管的檔案：凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)熱電部工作具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。定期保管期限分為[X]年、[X]年。（五）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)過(guò)鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案題名、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等內(nèi)容。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)熱電部主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送熱電部主管領(lǐng)導(dǎo)，并抄送相關(guān)部門(mén)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）移交工作1.熱電部因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷(xiāo)或合并時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。移交清單一式兩份，交接雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)移交的檔案進(jìn)行妥善保管和利用，并及時(shí)將接收情況反饋給移交單位。八、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密原則和方便利用原則，在確保檔案安全的前提下，為熱電部各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。（二）利用范圍1.熱電部?jī)?nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要，可查閱、借閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的檔案。2.外單位因工作需要查閱熱電部檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用手續(xù)1.熱電部?jī)?nèi)部人員查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表或借閱登記表，注明查閱或借閱的檔案名稱(chēng)、數(shù)量、利用目的等內(nèi)容，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱熱電部檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱檔案的內(nèi)容、目的、時(shí)間等，經(jīng)熱電部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)有熱電部人員陪同，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不