PAGE事業(yè)財務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織事業(yè)財務(wù)檔案的管理，確保財務(wù)檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及事業(yè)財務(wù)活動的部門和人員所形成的財務(wù)檔案管理。（三）定義1.事業(yè)財務(wù)檔案：指本公司/組織在事業(yè)發(fā)展過程中，各項財務(wù)活動形成的具有保存價值的憑證、賬簿、報表、文件等資料。2.檔案管理部門：指負(fù)責(zé)本公司/組織財務(wù)檔案集中管理的部門，承擔(dān)檔案的收集、整理、保管、查閱、銷毀等工作。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司/組織財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)，各部門負(fù)責(zé)本部門財務(wù)檔案的收集、整理和初步保管，檔案管理部門負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。2.完整準(zhǔn)確原則。確保財務(wù)檔案內(nèi)容真實、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，能夠全面反映公司/組織事業(yè)財務(wù)活動的全過程。3.安全保密原則。采取有效措施，保障財務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。4.有效利用原則。建立健全檔案利用機(jī)制，方便內(nèi)部各部門查閱使用，同時為外部審計、稅務(wù)等相關(guān)工作提供支持，充分發(fā)揮財務(wù)檔案的價值。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善財務(wù)檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計和銷毀財務(wù)檔案，確保檔案的完整性和安全性。3.建立財務(wù)檔案目錄索引和電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便查閱和利用。4.對各部門財務(wù)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門提供財務(wù)檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.配合公司/組織內(nèi)部審計、外部審計、稅務(wù)檢查等工作，提供所需的財務(wù)檔案資料。（二）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門財務(wù)檔案的收集、整理和初步分類，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門要求，定期將整理好的財務(wù)檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在日常工作中，嚴(yán)格遵守財務(wù)檔案管理制度，妥善保管財務(wù)檔案，防止檔案丟失、損壞或泄密。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出查閱、借閱財務(wù)檔案的申請，并配合做好相關(guān)登記和歸還工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門財務(wù)檔案的管理工作，按照財務(wù)檔案管理制度的要求，做好檔案的收集、整理和保管工作。2.在財務(wù)活動結(jié)束后，及時將相關(guān)財務(wù)檔案資料移交至財務(wù)部門，并協(xié)助財務(wù)部門做好檔案的整理和移交工作。3.配合檔案管理部門和財務(wù)部門做好財務(wù)檔案的查閱、借閱等工作，確保檔案使用的合規(guī)性和安全性。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證等，是記錄公司/組織經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明。2.會計賬簿：如總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等，全面反映公司/組織財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。3.財務(wù)報表：月度、季度、年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等及相關(guān)附表。4.財務(wù)報告：年度財務(wù)決算報告、財務(wù)分析報告等，對公司/組織財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量進(jìn)行綜合分析和評價。5.預(yù)算資料：年度預(yù)算編制、調(diào)整、執(zhí)行情況等相關(guān)資料，是公司/組織事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和資源配置的重要依據(jù)。6.稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)審計報告、稅收優(yōu)惠申請資料等，記錄公司/組織稅務(wù)繳納和管理情況。7.合同協(xié)議：涉及財務(wù)收支的各類合同、協(xié)議，如采購合同、銷售合同、借款合同等。8.財務(wù)審批文件：包括各類費(fèi)用報銷審批單、資金支付審批單、預(yù)算審批文件等，體現(xiàn)公司/組織財務(wù)決策過程。9.其他財務(wù)資料：如財務(wù)制度文件、財務(wù)工作會議紀(jì)要、財務(wù)信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等，與公司/組織財務(wù)活動相關(guān)的各類資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在財務(wù)活動結(jié)束后，及時將形成的財務(wù)檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的財務(wù)檔案資料應(yīng)真實、完整、清晰，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子數(shù)據(jù)形式的財務(wù)檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將財務(wù)檔案分為會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)報表類、財務(wù)報告類、預(yù)算資料類、稅務(wù)資料類、合同協(xié)議類、財務(wù)審批文件類和其他財務(wù)資料類等九大類。2.編號：對每一類財務(wù)檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼方式。3.裝訂：會計憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號順序進(jìn)行整理，定期裝訂成冊，并加具封面、封底，注明年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等信息。會計賬簿、財務(wù)報表等其他財務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)實際情況進(jìn)行裝訂或成冊保管。4.編目：編制財務(wù)檔案目錄，詳細(xì)記錄每一份檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案保管，一份單獨(dú)成冊保存。四、檔案保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報表：月度、季度財務(wù)報表保管期限為10年，年度財務(wù)報表永久保管。4.財務(wù)報告：年度財務(wù)決算報告永久保管，財務(wù)分析報告保管期限為5年。5.預(yù)算資料：年度預(yù)算編制、調(diào)整、執(zhí)行情況等相關(guān)資料保管期限為10年。6.稅務(wù)資料：納稅申報表保管期限為10年，稅務(wù)審計報告、稅收優(yōu)惠申請資料等永久保管。7.合同協(xié)議：涉及財務(wù)收支的各類合同、協(xié)議保管期限為10年。8.財務(wù)審批文件：保管期限為10年。9.其他財務(wù)資料：財務(wù)制度文件、財務(wù)工作會議紀(jì)要等保管期限為5年，財務(wù)信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份根據(jù)實際情況確定保管期限，但至少保存至該系統(tǒng)停止使用后5年。1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防塵、防磁等設(shè)施設(shè)備，確保財務(wù)檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)。3.財務(wù)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并建立檔案存放位置索引，便于查找。4.對于電子財務(wù)檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案管理部門應(yīng)定期對財務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失或泄密等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向上級報告。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱財務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織重大財務(wù)事項或機(jī)密信息的財務(wù)檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司/組織分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.外部審計、稅務(wù)等相關(guān)部門因工作需要查閱財務(wù)檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，并填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.申請表經(jīng)審批后，查閱申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容提供相應(yīng)的財務(wù)檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換或損壞。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記冊上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）借閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱財務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和公司/組織財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司/組織重大財務(wù)事項或機(jī)密信息的財務(wù)檔案，借閱申請人應(yīng)經(jīng)公司/組織分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。4.外部單位原則上不得借閱本公司/組織財務(wù)檔案，如因特殊原因確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司/組織總經(jīng)理審批，并按照檔案管理部門的要求辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過[X]個工作日，且必須由檔案管理部門安排專人陪同查閱。1.借閱申請人填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。2.申請表經(jīng)審批后，借閱申請人持申請表到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容提供相應(yīng)的財務(wù)檔案，并與借閱申請人簽訂《財務(wù)檔案借閱承諾書》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且確無保存價值的財務(wù)檔案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞無法使用且無修復(fù)價值的財務(wù)檔案。3.按照國家法律法規(guī)和政策規(guī)定需要銷毀的財務(wù)檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期限已滿的財務(wù)檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并編制《財務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.《財務(wù)檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案與《財務(wù)檔案銷毀清冊》內(nèi)容是否一致，確保銷毀工作的真實性和徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《財務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司/組織分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。《財務(wù)檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。（三）特殊情況處理對于涉及未結(jié)