PAGE高校采購(gòu)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校采購(gòu)檔案管理，規(guī)范采購(gòu)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保采購(gòu)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為高校采購(gòu)活動(dòng)提供可靠的依據(jù)和參考，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于高校內(nèi)所有采購(gòu)項(xiàng)目形成的檔案管理，包括但不限于貨物采購(gòu)、工程采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等各類采購(gòu)活動(dòng)所產(chǎn)生的文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則高校采購(gòu)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或指定的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的收集、整理、保管和利用，確保采購(gòu)檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則采購(gòu)檔案應(yīng)全面、完整地反映采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，包括采購(gòu)項(xiàng)目的申請(qǐng)、審批、招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、合同簽訂、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的文件和資料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠。3.安全保密原則加強(qiáng)采購(gòu)檔案的安全保密管理，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員查閱采購(gòu)檔案，確保檔案信息的安全性和保密性。4.便于利用原則采購(gòu)檔案的管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高檔案的使用價(jià)值。建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便管理人員和利用人員快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。二、采購(gòu)檔案的收集（一）收集范圍1.采購(gòu)項(xiàng)目前期文件包括采購(gòu)項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告、預(yù)算批復(fù)、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)需求論證報(bào)告等。2.采購(gòu)文件招標(biāo)（采購(gòu)）公告、招標(biāo)文件（采購(gòu)文件）、投標(biāo)文件（響應(yīng)文件）、開標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)（成交）通知書等。3.采購(gòu)合同采購(gòu)合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、合同變更記錄等。4.驗(yàn)收文件驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。5.其他相關(guān)文件與采購(gòu)項(xiàng)目有關(guān)的往來(lái)信函、會(huì)議紀(jì)要、質(zhì)疑答復(fù)、投訴處理決定等。（二）收集要求1.及時(shí)性采購(gòu)活動(dòng)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案的完整性和時(shí)效性。文件資料形成后，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將其移交檔案管理部門。2.完整性收集的采購(gòu)檔案應(yīng)齊全完整，包括紙質(zhì)文件、電子文件及相關(guān)的支撐材料等。對(duì)于重要文件的電子版本，應(yīng)同時(shí)收集其存儲(chǔ)介質(zhì)，并確保電子文件的可讀性和完整性。3.準(zhǔn)確性收集的文件資料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，不得偽造、篡改或缺失關(guān)鍵信息。承辦部門應(yīng)對(duì)收集的文件資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保其內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）收集程序1.承辦部門收集采購(gòu)活動(dòng)各承辦部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的采購(gòu)文件資料的收集整理工作。在采購(gòu)項(xiàng)目完成后，承辦部門應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)相關(guān)文件資料進(jìn)行分類整理，編制文件目錄，填寫檔案移交清單，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案管理部門在收到承辦部門移交的采購(gòu)檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和檢查。核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和移交清單的填寫情況，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回承辦部門補(bǔ)充完善。核對(duì)無(wú)誤后，辦理檔案接收手續(xù)，并將檔案納入統(tǒng)一管理。三、采購(gòu)檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律按照采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程和文件形成的先后順序進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用根據(jù)采購(gòu)檔案的特點(diǎn)和實(shí)際使用需求，采用科學(xué)合理的分類方法和編號(hào)方式，便于檔案的保管、檢索和利用。（二）分類方法1.按采購(gòu)項(xiàng)目分類以每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目為單位進(jìn)行分類，將該項(xiàng)目在采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件資料集中在一起，形成一個(gè)獨(dú)立的檔案卷宗。2.按文件性質(zhì)分類在每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目檔案卷宗內(nèi)，按照文件的性質(zhì)和用途進(jìn)一步分類，如分為項(xiàng)目前期文件、采購(gòu)文件、合同文件、驗(yàn)收文件等類別。（三）編號(hào)規(guī)則1.采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)采購(gòu)項(xiàng)目的年份、類別和順序號(hào)等信息。例如：[年份][采購(gòu)類別代碼][順序號(hào)]，其中采購(gòu)類別代碼可根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況設(shè)定，如貨物采購(gòu)用“HW”表示，工程采購(gòu)用“GC”表示，服務(wù)采購(gòu)用“FW”表示。2.文件編號(hào)在每個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目檔案卷宗內(nèi)，對(duì)各類文件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)可采用流水號(hào)的方式，按照文件形成的先后順序依次編號(hào)，確保每個(gè)文件都有唯一的編號(hào)。例如：[采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)][文件類別代碼][順序號(hào)]，其中文件類別代碼與上述采購(gòu)項(xiàng)目分類中的類別相對(duì)應(yīng)。（四）裝訂與編目1.裝訂要求對(duì)紙質(zhì)采購(gòu)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)確保文件的整齊、牢固，便于翻閱和保管。裝訂應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案裝訂材料，去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對(duì)于紙張較大或較厚的文件，可采用折疊或裁剪的方式使其規(guī)格統(tǒng)一后再進(jìn)行裝訂。2.編目?jī)?nèi)容采購(gòu)檔案編目應(yīng)包括檔案卷宗封面、卷內(nèi)目錄、備考表等內(nèi)容。檔案卷宗封面填寫采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)、項(xiàng)目名稱、采購(gòu)類別、采購(gòu)日期、采購(gòu)人、檔案保管期限等信息。卷內(nèi)目錄按照文件編號(hào)順序依次填寫文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息，便于查閱文件。備考表記錄檔案卷宗內(nèi)文件的補(bǔ)充、修改、移出、銷毀等情況，以及需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)。四、采購(gòu)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放采購(gòu)檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房環(huán)境要求檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期對(duì)庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)采購(gòu)檔案應(yīng)按照檔案卷宗順序排列上架存放，便于查找和管理。對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案，可采取備份存儲(chǔ)的方式，如制作縮微膠片、數(shù)字化副本等，以防止檔案原件損壞或丟失。2.電子檔案保管電子采購(gòu)檔案應(yīng)采用專用的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，如磁帶、光盤、硬盤等。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的分類目錄和索引，便于快速檢索和利用。（三）保管期限1.永久保管對(duì)于涉及學(xué)校重大采購(gòu)項(xiàng)目、重要資產(chǎn)購(gòu)置、長(zhǎng)期合同等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的采購(gòu)檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他采購(gòu)檔案的保管期限可根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況設(shè)定為[X]年、[X]年等不同期限。定期保管的檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）檔案鑒定1.鑒定組織學(xué)校應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的鑒定工作。鑒定工作小組應(yīng)由檔案管理部門、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)采購(gòu)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，制定科學(xué)合理的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類采購(gòu)檔案的保管期限、銷毀條件等內(nèi)容。3.鑒定程序檔案鑒定工作小組定期對(duì)保管期滿的采購(gòu)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)，應(yīng)逐卷審查檔案內(nèi)容，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。五、采購(gòu)檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則采購(gòu)檔案的利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的合法使用。2.權(quán)限管理原則嚴(yán)格限制檔案利用人員的權(quán)限，根據(jù)利用人員的身份和工作需要，設(shè)定不同的查閱、借閱、復(fù)制檔案的權(quán)限。3.登記備案原則對(duì)采購(gòu)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，記錄利用人員姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，確保檔案利用過(guò)程的可追溯性。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱采購(gòu)檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱確需借閱采購(gòu)檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案的安全和完整。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制因特殊原因需要復(fù)制采購(gòu)檔案的，復(fù)制申請(qǐng)人應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明與原件核對(duì)無(wú)誤。（三）利用記錄與統(tǒng)計(jì)1.利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立采購(gòu)檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一次檔案利用的情況，包括利用人員姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、利用方式（查閱、借閱、復(fù)制）等信息。利用記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查詢。2.利用統(tǒng)計(jì)定期對(duì)采購(gòu)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如統(tǒng)計(jì)不同時(shí)間段內(nèi)各類采購(gòu)檔案的利用頻率、利用人員分布等信息。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，了解采購(gòu)檔案的利用需求和規(guī)律，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校應(yīng)建立健全采購(gòu)檔案管理的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)檔案的收集、整理、保管、利用等工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。同時(shí)，學(xué)校審計(jì)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題，不斷提高采購(gòu)檔案管理水平。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況檢查采購(gòu)檔案管理制度的貫徹執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作是否符合制度規(guī)定。2.檔案質(zhì)量檢查采購(gòu)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案的分類、編號(hào)、編目等整理工作是否規(guī)范，檔案的裝訂、保管等是否符合要求。3.安全管理檢查檔案庫(kù)房的安全防護(hù)設(shè)施是否完好，檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)是否安全，檔案信息的保密措施是否到位，有無(wú)檔案信息泄露、丟失等安全事故發(fā)生。4.利用服務(wù)檢查檔案管理部門為利用人員提供的服務(wù)質(zhì)量，包括查閱、借閱、復(fù)制檔案等服務(wù)是否及時(shí)、準(zhǔn)確、便捷，利用記錄與統(tǒng)計(jì)工作是否