PAGE南網(wǎng)技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)南方電網(wǎng)（以下簡稱“南網(wǎng)”）技術(shù)檔案管理，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在電網(wǎng)規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)及技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于南網(wǎng)各級單位及所屬部門在技術(shù)研發(fā)、電網(wǎng)規(guī)劃、工程建設(shè)、設(shè)備運(yùn)維、技術(shù)改造等活動中形成的技術(shù)檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則南網(wǎng)技術(shù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的信息不完整或丟失。2.真實(shí)性與準(zhǔn)確性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映電網(wǎng)建設(shè)與運(yùn)行的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，嚴(yán)禁虛假信息錄入檔案。3.完整性與系統(tǒng)性原則涵蓋電網(wǎng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的技術(shù)資料，保證檔案資料的全面性和連貫性，形成完整的技術(shù)資料體系。4.安全性與保密性原則采取有效措施確保技術(shù)檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。對于涉及國家機(jī)密、企業(yè)商業(yè)秘密的技術(shù)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善南網(wǎng)技術(shù)檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各級單位技術(shù)檔案管理工作。集中保管南網(wǎng)重要技術(shù)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。組織開展技術(shù)檔案的鑒定、銷毀等工作。2.業(yè)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和及時(shí)。按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的技術(shù)檔案。配合檔案管理部門開展技術(shù)檔案的鑒定、利用等工作。3.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)在項(xiàng)目實(shí)施過程中，負(fù)責(zé)督促項(xiàng)目參與人員及時(shí)整理項(xiàng)目技術(shù)資料，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。項(xiàng)目完成后，組織對項(xiàng)目技術(shù)檔案進(jìn)行審核，并向業(yè)務(wù)部門提交歸檔申請。二、技術(shù)檔案的分類與編號（一）分類南網(wǎng)技術(shù)檔案分為以下幾類：1.電網(wǎng)規(guī)劃檔案包括電網(wǎng)規(guī)劃報(bào)告、規(guī)劃圖紙、規(guī)劃數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等資料，反映電網(wǎng)發(fā)展的中長期規(guī)劃和遠(yuǎn)景目標(biāo)。2.工程建設(shè)檔案涵蓋工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、工程招投標(biāo)文件、工程合同、工程變更文件、工程竣工驗(yàn)收文件等，記錄工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的全過程。3.設(shè)備技術(shù)檔案包含設(shè)備選型報(bào)告、設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)手冊、設(shè)備技術(shù)參數(shù)變更記錄、設(shè)備檢修報(bào)告、設(shè)備報(bào)廢文件等，反映設(shè)備從采購到退役的整個(gè)生命周期的技術(shù)信息。4.技術(shù)研發(fā)檔案涉及科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)專利、科技成果鑒定文件、科技獎勵(lì)文件等，體現(xiàn)南網(wǎng)在技術(shù)創(chuàng)新方面的成果。5.運(yùn)行維護(hù)檔案包括電網(wǎng)運(yùn)行方式安排、調(diào)度操作記錄、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)監(jiān)測記錄、故障搶修記錄、運(yùn)行分析報(bào)告、維護(hù)計(jì)劃與記錄等，反映電網(wǎng)日常運(yùn)行和維護(hù)的實(shí)際情況。6.技術(shù)改造檔案包含技術(shù)改造項(xiàng)目立項(xiàng)文件、改造方案、施工圖紙、設(shè)備更換記錄、改造前后技術(shù)指標(biāo)對比分析報(bào)告等，記錄電網(wǎng)技術(shù)改造的過程和效果。（二）編號為便于技術(shù)檔案的管理和查詢，對各類技術(shù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用層次編碼法，由檔案類別代碼、年份代碼、順序號組成。1.檔案類別代碼按照上述分類，分別用兩位大寫字母表示，如“DG”表示電網(wǎng)規(guī)劃檔案，“GC”表示工程建設(shè)檔案，“SB”表示設(shè)備技術(shù)檔案，“YF”表示技術(shù)研發(fā)檔案，“YW”表示運(yùn)行維護(hù)檔案，“GZ”表示技術(shù)改造檔案。2.年份代碼用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。3.順序號按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號，如“GC20230001”表示2023年形成的第1份工程建設(shè)檔案。三、技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)明確技術(shù)檔案形成的責(zé)任，確保在工作過程中同步形成完整、準(zhǔn)確的技術(shù)資料。2.技術(shù)資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，字跡清晰、圖表規(guī)范、簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保文件的可讀性和可移植性，并按照規(guī)定進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和整理。（二）收集范圍1.項(xiàng)目前期階段：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目核準(zhǔn)文件等。2.設(shè)計(jì)階段：初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件、設(shè)計(jì)交底記錄等。3.采購階段：設(shè)備采購合同、材料采購合同、招投標(biāo)文件等。4.施工階段：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、工程進(jìn)度報(bào)表等。5.調(diào)試階段：調(diào)試大綱、調(diào)試報(bào)告、設(shè)備調(diào)試記錄、系統(tǒng)調(diào)試記錄等。6.驗(yàn)收階段：工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、專項(xiàng)驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、竣工決算報(bào)告等。7.運(yùn)行維護(hù)階段：設(shè)備運(yùn)行記錄、維護(hù)計(jì)劃與記錄、故障處理記錄、運(yùn)行分析報(bào)告等。8.技術(shù)改造階段：技術(shù)改造方案、施工圖紙、設(shè)備更換記錄、改造效果評估報(bào)告等。9.技術(shù)研發(fā)階段：科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)專利、科技成果鑒定文件等。（三）收集流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目實(shí)施過程中，定期組織項(xiàng)目參與人員對形成的技術(shù)資料進(jìn)行收集和整理，確保資料的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的技術(shù)檔案提交給業(yè)務(wù)部門審核。3.業(yè)務(wù)部門對提交的技術(shù)檔案進(jìn)行審核，審核通過后，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。四、技術(shù)檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員對接收的技術(shù)檔案進(jìn)行核對，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照分類和編號要求，對技術(shù)檔案進(jìn)行分類整理，同一項(xiàng)目的檔案應(yīng)集中存放，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除文件上的金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查詢和利用。（二）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的技術(shù)檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄清單，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息。2.將編目后的技術(shù)檔案裝入檔案盒或存儲設(shè)備，在檔案盒或存儲設(shè)備上標(biāo)注檔案編號、名稱等信息。3.按照檔案存儲要求，將檔案盒或存儲設(shè)備存放在指定的檔案庫房或存儲服務(wù)器中，并建立檔案存儲位置索引，方便查找。五、技術(shù)檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（40%?0%）。2.檔案存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案架上，按照檔案編號順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤等多種存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的物理位置，防止因存儲介質(zhì)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.重要的技術(shù)檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，確保檔案信息的安全性。（三）保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。2.對破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。3.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入，安裝監(jiān)控設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案庫房的情況。4.對涉及國家機(jī)密、企業(yè)商業(yè)秘密的技術(shù)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行保管，采取加密存儲、專人管理等措施，防止檔案信息泄露。六、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成的技術(shù)檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否反映了電網(wǎng)建設(shè)與運(yùn)行的實(shí)際情況。2.檔案的保存價(jià)值，是否對電網(wǎng)規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)及技術(shù)創(chuàng)新等具有參考作用。3.檔案的現(xiàn)實(shí)利用情況，是否仍在被頻繁查閱和使用。（四）銷毀流程1.鑒定小組對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定后，提出檔案存毀意見，形成鑒定報(bào)告。2.對確定銷毀的技術(shù)檔案，編制銷毀清單，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀清單和監(jiān)銷記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、技術(shù)檔案的利用與查詢（一）利用范圍1.為電網(wǎng)規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)及技術(shù)創(chuàng)新等工作提供技術(shù)支持和參考依據(jù)。2.滿足企業(yè)內(nèi)部管理、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)等工作的需要。3.對外提供技術(shù)檔案服務(wù)，如工程竣工驗(yàn)收備案、技術(shù)成果轉(zhuǎn)讓等。（二）利用流程1.內(nèi)部人員因工作需要查閱技術(shù)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱技術(shù)檔案，應(yīng)提交查閱申請函，說明查閱理由和用途，經(jīng)南網(wǎng)相關(guān)部門審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，嚴(yán)禁在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞。4.如需復(fù)印或復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定辦理手續(xù)，確保復(fù)印件或復(fù)制件與原件一致。（三）查詢方式1.檔案管理部門建立技術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，方便內(nèi)部人員通過網(wǎng)絡(luò)查