PAGE湖北省檔案銷毀制度一、總則（一）目的為加強湖北省檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，規(guī)范檔案銷毀工作流程，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。本制度旨在明確檔案銷毀的范圍、程序、責任等，保障檔案管理工作的合法合規(guī)，防止檔案信息的不當泄露和濫用。（二）適用范圍本制度適用于湖北省內(nèi)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織（以下統(tǒng)稱“組織”）的檔案銷毀工作。涵蓋文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案、業(yè)務(wù)檔案等各類檔案的銷毀管理。（三）基本原則1.合法性原則：檔案銷毀工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，如《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法等相關(guān)規(guī)定，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.真實性原則：檔案銷毀應(yīng)基于檔案的真實狀況和實際需求，嚴禁虛構(gòu)或故意隱瞞檔案銷毀情況。3.安全性原則：銷毀過程要確保檔案信息不被泄露、丟失或非法獲取，保障檔案載體和存儲介質(zhì)的安全處置。4.責任明確原則：明確各部門和人員在檔案銷毀工作中的職責，做到責任落實到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、檔案銷毀范圍（一）已過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案1.文書檔案：根據(jù)國家和湖北省檔案保管期限規(guī)定，已達到保管期限的各類文件材料，如年度工作總結(jié)、一般性會議文件等，經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存必要的。2.科技檔案：超過規(guī)定保管年限的科研項目檔案、設(shè)備檔案等，在技術(shù)更新?lián)Q代后，原檔案已不再具有參考和利用價值的。3.人事檔案：離職人員檔案中已過保管期限且無特殊要求的部分，如一般性工作經(jīng)歷記錄、常規(guī)考核材料等。4.會計檔案：按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定，已到保管期限的會計憑證、賬簿、報表等檔案。（二）重復(fù)、冗余或無效的檔案1.重復(fù)檔案：在檔案整理和歸檔過程中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)容完全相同或基本一致的多份檔案，保留一份作為有效檔案，其余予以銷毀。2.冗余檔案：檔案中包含的信息已在其他更權(quán)威、更完整的檔案中體現(xiàn)，且該部分信息對整體檔案價值影響不大的冗余內(nèi)容。3.無效檔案：因檔案形成過程中的失誤、錯誤或其他原因?qū)е率バв玫臋n案，如錯誤記錄的文件、無法識別的檔案材料等。（三）涉及保密事項已解密且無保存必要的檔案1.國家秘密檔案：根據(jù)保密規(guī)定，已解密的涉及國家秘密的檔案，在確保解密程序合法、信息安全的前提下，可進行銷毀。2.商業(yè)秘密檔案：企業(yè)或組織中已不再具有商業(yè)價值且已解密的涉及商業(yè)秘密的檔案，如已過期的產(chǎn)品研發(fā)機密文件、特定客戶信息等。（四）根據(jù)法律法規(guī)或政策要求必須銷毀的檔案1.法律法規(guī)明確規(guī)定的：如某些法律法規(guī)要求特定時期的檔案在達到一定期限后必須銷毀，以維護法律秩序和社會穩(wěn)定。2.政策調(diào)整導致的：因國家或地方政策變化，相關(guān)檔案已不符合新政策要求且無繼續(xù)保存意義的，需按規(guī)定進行銷毀。三、檔案銷毀程序（一）檔案鑒定1.成立鑒定小組：由組織內(nèi)部檔案管理部門牽頭，聯(lián)合相關(guān)業(yè)務(wù)部門、保密部門等組成檔案鑒定小組。成員應(yīng)具備專業(yè)的檔案知識和業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案形成過程和利用需求。2.制定鑒定標準：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、保管期限等因素，結(jié)合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定詳細的檔案鑒定標準。明確不同類型檔案在何種情況下屬于無保存價值，可以進行銷毀。3.開展鑒定工作：鑒定小組按照鑒定標準，對擬銷毀檔案進行逐卷、逐件審查。審查內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、真實性以及與現(xiàn)行工作和法律法規(guī)的關(guān)聯(lián)性等。對于涉及重要事項、敏感信息或存在疑問的檔案，應(yīng)進行重點研究和討論，確保鑒定結(jié)論準確可靠。4.形成鑒定報告：鑒定工作結(jié)束后，鑒定小組應(yīng)撰寫檔案鑒定報告。報告內(nèi)容包括鑒定工作的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果以及對擬銷毀檔案的詳細說明。鑒定報告需由鑒定小組全體成員簽字確認，并加蓋組織公章。（二）銷毀審批1.提交申請：檔案管理部門根據(jù)鑒定報告，填寫《檔案銷毀申請表》。申請表應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、所屬年度、保管期限、銷毀原因、鑒定情況等詳細信息。申請表經(jīng)檔案管理部門負責人簽字后，提交至組織內(nèi)部的審批機構(gòu)。2.審批流程：審批機構(gòu)一般由組織的分管領(lǐng)導、檔案管理部門負責人、保密部門負責人等組成。審批機構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案鑒定報告和相關(guān)法律法規(guī)，對《檔案銷毀申請表》進行嚴格審查。對于涉及重要檔案或敏感信息的銷毀申請，應(yīng)報經(jīng)組織主要領(lǐng)導批準。審批通過后，在申請表上簽署審批意見，并加蓋審批機構(gòu)公章。（三）銷毀實施1.選擇銷毀方式：根據(jù)檔案的載體形式和數(shù)量，選擇合適的銷毀方式。常見的銷毀方式包括焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等。對于紙質(zhì)檔案，一般采用焚燒或粉碎的方式；對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進行多次覆蓋擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。2.確定銷毀地點：銷毀地點應(yīng)選擇在安全、保密的區(qū)域，具備防火、防盜、防泄密等安全設(shè)施。銷毀地點應(yīng)遠離人員密集區(qū)域和重要設(shè)施，避免對周邊環(huán)境和人員造成影響。3.組織銷毀工作：由檔案管理部門牽頭，會同保密部門、安全保衛(wèi)部門等相關(guān)人員，共同組織檔案銷毀工作。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責現(xiàn)場監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定程序進行，防止檔案信息泄露或丟失。對于采用焚燒方式銷毀的檔案，應(yīng)嚴格控制焚燒溫度和時間，確保檔案徹底焚毀；對于采用粉碎方式銷毀的檔案，應(yīng)檢查粉碎后的顆粒大小，確保無法還原。4.記錄銷毀過程：銷毀工作完成后，應(yīng)詳細記錄銷毀過程。記錄內(nèi)容包括銷毀時間起止、銷毀地點、銷毀方式、檔案名稱和數(shù)量、參與銷毀人員等信息。記錄應(yīng)由現(xiàn)場監(jiān)督人員和銷毀操作人員簽字確認，并形成《檔案銷毀記錄單》?！稒n案銷毀記錄單》應(yīng)妥善保存，作為檔案銷毀工作的重要憑證。（四）銷毀監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督：組織內(nèi)部的審計部門、紀檢部門等應(yīng)定期對檔案銷毀工作進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括銷毀程序是否合規(guī)、銷毀記錄是否完整、銷毀方式是否符合要求等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責令整改，并追究相關(guān)人員的責任。2.外部監(jiān)督：對于涉及國家秘密、重要商業(yè)秘密等敏感檔案的銷毀工作，可邀請上級主管部門、保密行政管理部門等進行現(xiàn)場監(jiān)督。外部監(jiān)督部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和監(jiān)督要求，對銷毀工作進行嚴格審查，確保銷毀工作合法、安全、保密。四、檔案銷毀責任（一）檔案管理部門責任1.負責制定檔案銷毀計劃，組織檔案鑒定工作，確保鑒定結(jié)果準確可靠。2.填寫《檔案銷毀申請表》，提交銷毀申請，并按照審批意見組織實施檔案銷毀工作。3.對檔案銷毀過程進行全程監(jiān)督，確保銷毀工作符合規(guī)定程序，檔案信息安全銷毀。4.負責整理和保存檔案銷毀記錄，建立檔案銷毀臺賬，對檔案銷毀情況進行詳細記錄和跟蹤管理。（二）鑒定小組責任1.按照鑒定標準，對擬銷毀檔案進行認真審查和鑒定，確保鑒定結(jié)論客觀公正。2.對鑒定過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出處理意見，對涉及重要事項、敏感信息的檔案進行重點研究和討論。3.撰寫檔案鑒定報告，對鑒定工作負責，承擔相應(yīng)的鑒定責任。（三）審批機構(gòu)責任1.對《檔案銷毀申請表》進行嚴格審查，依據(jù)法律法規(guī)和鑒定報告做出準確的審批決定。2.對檔案銷毀工作進行宏觀指導和監(jiān)督，協(xié)調(diào)解決銷毀工作中出現(xiàn)的重大問題。3.承擔審批責任，確保檔案銷毀工作符合組織整體利益和法律法規(guī)要求。（四）銷毀操作人員責任1.嚴格按照規(guī)定的銷毀方式和程序進行操作，確保檔案信息徹底銷毀，不泄露、不丟失。2.配合檔案管理部門和監(jiān)督人員的工作，如實記錄銷毀過程，對銷毀操作的真實性和準確性負責。3.遵守保密規(guī)定，不得私自留存或傳播銷毀檔案的相關(guān)信息。（五）監(jiān)督部門責任1.定期對檔案銷毀工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.對違反檔案銷毀制度的行為進行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員的責任。3.確保檔案銷毀工作在合法、合規(guī)、安全、保密的軌道上運行，維護組織的檔案管理秩序。五、檔案銷毀記錄與檔案管理（一）銷毀記錄保存期限檔案銷毀記錄應(yīng)按照組織檔案管理規(guī)定進行保存，保存期限一般不少于[X]年。保存期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門負責人批準，方可進行銷毀。（二）銷毀記錄內(nèi)容要求檔案銷毀記錄應(yīng)詳細、準確、完整，包括但不限于以下內(nèi)容：1.《檔案銷毀申請表》復(fù)印件。2.檔案鑒定報告復(fù)印件。3.《檔案銷毀記錄單》原件，包含銷毀時間、地點、方式、檔案名稱和數(shù)量、參與人員等信息。4.銷毀過程的照片或視頻資料（如有）。5.其他與檔案銷毀工作相關(guān)的重要資料。（三）銷毀記錄的整理與歸檔檔案銷毀記錄應(yīng)按照檔案管理的分類方法進行整理和歸檔，與其他檔案資料一同存放于檔案庫房。歸檔后的銷毀記錄應(yīng)便于查詢和利用，為組織的檔案管理工作提供歷史參考。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由湖北省[具體檔案管理部門名稱]負責解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未明確規(guī)定的事項，由解釋部門根據(jù)國家法律法規(guī)和實際情況進行研