PAGE高校學(xué)籍檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和安全，維護(hù)學(xué)生合法權(quán)益，為學(xué)校教學(xué)、管理及社會(huì)提供可靠依據(jù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全日制普通本專科生、研究生的學(xué)籍檔案管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及教育主管部門的相關(guān)規(guī)定，確保學(xué)籍檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：如實(shí)記錄學(xué)生在校期間的各項(xiàng)信息，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施保障學(xué)籍檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.便捷高效原則：優(yōu)化管理流程，提高服務(wù)質(zhì)量，方便師生查詢和利用學(xué)籍檔案。二、學(xué)籍檔案內(nèi)容（一）學(xué)生基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、身份證號(hào)、入學(xué)時(shí)間、學(xué)制、專業(yè)、層次、學(xué)習(xí)形式等。（二）招生錄取材料1.招生報(bào)名登記表。2.高考（研究生入學(xué)考試）成績(jī)單及相關(guān)證明材料。3.錄取通知書。4.招生錄取審批表。（三）學(xué)籍變動(dòng)材料1.轉(zhuǎn)學(xué)材料（轉(zhuǎn)學(xué)申請(qǐng)、轉(zhuǎn)學(xué)審批表、轉(zhuǎn)學(xué)證明等）。2.轉(zhuǎn)專業(yè)材料（轉(zhuǎn)專業(yè)申請(qǐng)、審批表等）。3.休學(xué)、復(fù)學(xué)材料（休學(xué)申請(qǐng)、復(fù)學(xué)申請(qǐng)、審批表等）。4.退學(xué)材料（退學(xué)申請(qǐng)、審批表等）。5.保留學(xué)籍材料（保留學(xué)籍申請(qǐng)、審批表等）。（四）成績(jī)考核材料1.課程成績(jī)單（含平時(shí)成績(jī)、考試成績(jī)、補(bǔ)考成績(jī)、重修成績(jī)等）。2.學(xué)分績(jī)點(diǎn)計(jì)算表。3.學(xué)業(yè)預(yù)警及處理記錄。（五）學(xué)位授予材料1.學(xué)位申請(qǐng)書。2.學(xué)位論文及評(píng)審意見。3.學(xué)位授予決定文件。（六）獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料1.各類獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)稱號(hào)的申請(qǐng)及審批材料。2.學(xué)生違紀(jì)處分決定書及相關(guān)證明材料。3.處分撤銷材料。（七）畢業(yè)離校材料1.畢業(yè)生登記表。2.畢業(yè)鑒定材料。3.就業(yè)派遣材料（就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)推薦表、報(bào)到證等）。4.畢業(yè)證書、學(xué)位證書發(fā)放記錄。（八）其他材料1.學(xué)生在校期間的獲獎(jiǎng)證書、資格證書等復(fù)印件。2.學(xué)生參加社會(huì)實(shí)踐、科研活動(dòng)等相關(guān)材料。3.其他與學(xué)生學(xué)籍相關(guān)的重要材料。三、學(xué)籍檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)籍檔案管理制度，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校學(xué)籍檔案管理工作。2.接收、整理、保管全校學(xué)生的學(xué)籍檔案，確保檔案的完整和安全。3.按照規(guī)定提供學(xué)籍檔案的查詢、借閱等服務(wù)。4.定期對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)和清理，做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各學(xué)院（系）的學(xué)籍檔案管理工作。（二）學(xué)院（系）1.負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生學(xué)籍檔案材料的收集、整理和初步審核。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，及時(shí)將本學(xué)院（系）學(xué)生的學(xué)籍檔案材料移交學(xué)校檔案管理部門。3.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門做好學(xué)籍檔案的查詢、借閱等服務(wù)工作。4.負(fù)責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生學(xué)籍檔案信息的更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）教務(wù)處1.負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍信息的審核、錄入和維護(hù)，確保學(xué)籍信息的準(zhǔn)確和完整。2.組織實(shí)施學(xué)生的成績(jī)考核、學(xué)籍變動(dòng)等工作，并及時(shí)將相關(guān)材料移交學(xué)院（系）和學(xué)校檔案管理部門。3.負(fù)責(zé)學(xué)位授予工作，并將學(xué)位授予相關(guān)材料移交學(xué)校檔案管理部門。4.配合學(xué)校檔案管理部門做好學(xué)籍檔案的管理工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和支持。（四）學(xué)生工作部門1.負(fù)責(zé)學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)與處分相關(guān)材料的審核和歸檔工作。2.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門做好學(xué)生畢業(yè)離校材料的審核和整理工作。3.配合學(xué)校檔案管理部門做好學(xué)籍檔案的管理工作，提供學(xué)生思想政治教育等方面的相關(guān)材料。四、學(xué)籍檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的學(xué)生學(xué)籍檔案材料，并確保材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.學(xué)院（系）應(yīng)定期對(duì)本學(xué)院（系）學(xué)生的學(xué)籍檔案材料進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)充或更正。3.學(xué)生本人應(yīng)按照學(xué)校要求，如實(shí)提供個(gè)人相關(guān)材料，并確保材料的真實(shí)性。（二）整理規(guī)范1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)收集到的學(xué)籍檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂和編目。2.學(xué)籍檔案材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列，同一類材料應(yīng)集中放置，并編制目錄清單。3.檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，字跡清晰，簽字蓋章齊全。4.電子學(xué)籍檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。五、學(xué)籍檔案的保管（一）保管條件1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管期限1.學(xué)生學(xué)籍檔案的保管期限為學(xué)生畢業(yè)后[X]年。2.對(duì)于涉及學(xué)生個(gè)人隱私、重要?dú)v史資料等特殊檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）檔案清查1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，并報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)。六、學(xué)籍檔案的查詢與借閱（一）查詢規(guī)定1.本校師生因工作需要可查詢本人學(xué)籍檔案，查詢時(shí)應(yīng)填寫查詢申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門辦理查詢手續(xù)。2.外單位因工作需要查詢本校學(xué)生學(xué)籍檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查詢。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定提供查詢服務(wù)，不得擅自擴(kuò)大查詢范圍或泄露檔案信息。（二）借閱規(guī)定1.本校師生因工作需要借閱本人學(xué)籍檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照或損毀檔案內(nèi)容。4.外單位因工作需要借閱本校學(xué)生學(xué)籍檔案的，應(yīng)按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并嚴(yán)格遵守借閱期限和保密規(guī)定。七、學(xué)籍檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露學(xué)籍檔案信息。2.未經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)制、傳播學(xué)籍檔案信息。3.在檔案整理、保管、利用等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。（二）安全管理1.學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)于重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)等措施，防止檔案丟失或損壞。4.如發(fā)生檔案信息泄露、丟失或損壞等事件，應(yīng)及時(shí)報(bào)告學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。八、學(xué)籍檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能。2.提高學(xué)籍檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便師生查詢和利用學(xué)籍檔案信息。（二）系統(tǒng)功能要求1.學(xué)籍檔案信息錄入功能：能夠準(zhǔn)確錄入學(xué)生基本信息、招生錄取材料、學(xué)籍變動(dòng)材料、成績(jī)考核材料、學(xué)位授予材料、獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料、畢業(yè)離校材料等各類檔案信息。2.查詢功能：提供多種查詢方式，如按學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、專業(yè)、年級(jí)等條件進(jìn)行查詢，方便師生快速獲取所需檔案信息。3.統(tǒng)計(jì)分析功能：能夠?qū)W(xué)籍檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì)、成績(jī)分析、學(xué)籍變動(dòng)情況分析等，為學(xué)校教學(xué)、管理決策提供數(shù)據(jù)支持。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保數(shù)據(jù)安全。5.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限級(jí)別，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相關(guān)檔案信息。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.學(xué)校應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)與更新工作。2.及時(shí)錄入新產(chǎn)生的學(xué)籍檔案材料，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和核對(duì)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。九、學(xué)籍檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校學(xué)籍檔案管理制度，對(duì)超過(guò)保管期限的學(xué)籍檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持客觀、公正、準(zhǔn)確的原則，確保鑒定結(jié)果真實(shí)可靠。（二）鑒定程序1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)超過(guò)保管期限的學(xué)籍檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.組織相關(guān)部門和人員對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定，重點(diǎn)審查檔案的保存價(jià)值和歷史意義。3.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀規(guī)定1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的學(xué)籍檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀