PAGE醫(yī)院檔案管理制度牌一、總則（一）目的為加強醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映醫(yī)院各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，定期對檔案進行檢查、清點、核對，對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，為醫(yī)院各項工作提供檔案信息服務(wù)。5.對醫(yī)院各科室、部門的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案進行管理和開發(fā)利用。三、檔案分類與編號（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下幾大類：1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的檔案。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、人事管理、財務(wù)管理、后勤管理等方面的檔案。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：主要有醫(yī)療質(zhì)量管理、臨床診療、護理工作、醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新等方面的檔案。4.教學(xué)科研類：涉及醫(yī)院教學(xué)計劃、教學(xué)活動、科研項目、科研成果等方面的檔案。5.設(shè)備物資類：包含醫(yī)院設(shè)備采購、驗收、使用、維護、報廢等方面的檔案以及物資管理相關(guān)檔案。6.基建檔案類：記錄醫(yī)院基本建設(shè)項目從規(guī)劃、設(shè)計、施工到竣工驗收全過程的檔案。7.聲像檔案類：包括醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.電子檔案類：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類檔案。（二）編號規(guī)則1.采用層次分類編號法，每大類檔案給予一個固定的編號。2.大類下的二級類目根據(jù)其性質(zhì)和特點進行編號，依次類推。3.編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.醫(yī)院各科室、部門在工作中形成的各類文件、資料、報表、病歷、科研成果等。2.醫(yī)院與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。3.醫(yī)院舉辦的各類會議、活動形成的文件、資料、記錄等。4.醫(yī)院員工個人在工作中形成的具有保存價值的材料。（二）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。3.對重要的檔案應(yīng)進行備份，以防丟失或損壞。（三）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動中形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。3.基建檔案應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。4.設(shè)備物資檔案應(yīng)在設(shè)備物資報廢或處置后一個月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.各科室、部門收集整理好檔案后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，符合要求的予以接收，不符合要求的退回原科室、部門補充完善。3.檔案管理部門對接收的檔案進行分類、編號、登記，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，采用“件”為單位進行裝訂、編目。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：如病歷檔案，按照病歷號順序排列，進行規(guī)范化整理。3.教學(xué)科研檔案：根據(jù)教學(xué)、科研項目的類別和時間順序進行整理。4.設(shè)備物資檔案：按照設(shè)備物資的型號、規(guī)格、購置時間等進行整理，建立設(shè)備物資檔案臺賬。5.基建檔案：按照項目建設(shè)階段，如項目前期文件、設(shè)計文件、施工文件、竣工文件等進行分類整理。6.聲像檔案：按照形成時間、內(nèi)容等進行分類整理，同時做好文字說明。7.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并進行數(shù)據(jù)備份。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編目準(zhǔn)確。2.檔案的裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。3.檔案的編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，包括檔號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等。六、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存放，按照檔案類別和編號順序排列。2.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體類型分別存放，如照片應(yīng)放在相冊或照片檔案盒中，錄音、錄像帶應(yīng)放在專用的磁帶盒中，并做好標(biāo)識。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映醫(yī)院主要職能活動和歷史面貌的，對醫(yī)院工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管?檔案：保管期限為15年以下的檔案。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，對檔案數(shù)量、保管狀況等進行核對。2.清查中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補救措施，并報告醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門因工作需要查閱檔案。2.醫(yī)院員工因個人工作、學(xué)習(xí)等需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案，須經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字，檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、復(fù)制檔案的內(nèi)容等。（四）保密規(guī)定1.利用檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，不得擅自擴大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及醫(yī)院機密的檔案，利用者應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。3.檔案管理人員應(yīng)對利用檔案的情況進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織醫(yī)院成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室專家等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定原則根據(jù)檔案的保管期限和價值，對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定其是否仍有保存價值。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內(nèi)容和價值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成背景、利用情況等進行綜合分析鑒定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀清單歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、自動化檢索、網(wǎng)絡(luò)化利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案信息管理系統(tǒng)。3.檔案檢索利用：利用檔案信息管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息，并提供在線查閱、下載等服務(wù)。4.系統(tǒng)維護：定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護，確保系統(tǒng)的正常運行，及時更新檔案數(shù)據(jù)。