PAGE閉口式檔案館管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司閉口式檔案館的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不被泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類(lèi)檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。3.指導(dǎo)各部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.做好檔案的安全保管工作，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案不受損壞、丟失和泄露。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)與公司檔案管理部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，按時(shí)將整理好的檔案移交至公司檔案館。3.在日常工作中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改或丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，向公司檔案管理部門(mén)提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。公司制定的各類(lèi)規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。公司的科研項(xiàng)目資料、技術(shù)文件、產(chǎn)品圖紙等。公司的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。公司的宣傳資料、廣告策劃、市場(chǎng)調(diào)研等相關(guān)材料。2.員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、成果等，經(jīng)本人同意后，可移交公司檔案館保存。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，定期對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集和整理，確保檔案不遺漏。2.檔案收集應(yīng)遵循及時(shí)、完整的原則，在文件辦理完畢或事件結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)檔案移交至公司檔案管理部門(mén)。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的一致性和完整性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。2.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，科技檔案按照項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)階段進(jìn)行分類(lèi)，財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，人事檔案按照類(lèi)別個(gè)人進(jìn)行分類(lèi)。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，便于查找和利用。4.檔案整理過(guò)程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的閉口式檔案館，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案館應(yīng)保持清潔、干燥通風(fēng)，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行上架排列，同類(lèi)檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.檔案架應(yīng)標(biāo)注清晰的類(lèi)別、年度、保管期限等信息，確保檔案存放有序。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括：公司的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、重大合同協(xié)議、公司發(fā)展規(guī)劃等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括：公司的一般性規(guī)章制度、中期財(cái)務(wù)報(bào)表、重要項(xiàng)目資料等。短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括：一般性文件、臨時(shí)性報(bào)表等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的留存價(jià)值得到充分體現(xiàn)。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，并做好檢查記錄。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況、防蟲(chóng)防霉情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)破損、褪色、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；對(duì)發(fā)現(xiàn)有蟲(chóng)蛀、霉變跡象的檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的防蟲(chóng)防霉措施。（五）檔案的安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案館的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，配備必要的消防器材，確保檔案存放場(chǎng)所的安全。2.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案館，檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要，可查閱、借閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的檔案。2.公司員工因個(gè)人工作、學(xué)習(xí)等需要，可查閱本人的人事檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。3.因?qū)徲?jì)、紀(jì)檢、司法等工作需要，有關(guān)部門(mén)可按照規(guī)定查閱公司相關(guān)檔案。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位因合作、調(diào)研等需要，可查閱公司部分檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱(chēng)、用途、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至公司檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并按照申請(qǐng)內(nèi)容提供檔案查閱或借閱服務(wù)。3.外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱或借閱的目的、范圍等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱或借閱，并做好登記和跟蹤管理。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案館內(nèi)進(jìn)行，如需帶出檔案館，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱、借閱記錄，記錄內(nèi)容包括利用者姓名、部門(mén)、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱(chēng)、用途等。3.利用者不得擅自涂改、抽取、撤換、銷(xiāo)毀檔案，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（四）歸還要求1.借閱檔案到期后，利用者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)骨干等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限表，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。2.鑒定時(shí)應(yīng)重點(diǎn)考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案是否仍具有查考利用價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單，并提交至檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。（四）銷(xiāo)毀審批《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作。（五）銷(xiāo)毀方式1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀，防止檔案內(nèi)容泄露。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。（六）監(jiān)銷(xiāo)要求檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，確保銷(xiāo)毀工作的真實(shí)性和徹底性。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息和全文信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯，支持批量導(dǎo)入和在線(xiàn)錄入。2.檢索查詢(xún)：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、年度、保管期限等進(jìn)行檢索，方便用戶(hù)快速查找所需檔案。3.借閱管理：對(duì)檔案借閱申請(qǐng)、審批、歸還等流程進(jìn)行全程管理，記錄借閱信息。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)