PAGE檔案室維修養(yǎng)護制度一、總則（一）目的為加強公司檔案室的管理，確保檔案的安全與完整，延長檔案載體的使用壽命，特制定本維修養(yǎng)護制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室各類檔案的維修與養(yǎng)護工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過采取有效的預(yù)防措施，減少檔案損壞的風(fēng)險，確保檔案處于良好的保存狀態(tài)。2.科學(xué)規(guī)范原則依據(jù)檔案管理的科學(xué)方法和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行合理的維修與養(yǎng)護操作。3.安全保密原則在維修養(yǎng)護過程中，嚴(yán)格遵守安全保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。二、檔案維修養(yǎng)護職責(zé)分工（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案日常的巡查工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案存在的問題，并做好記錄。2.對檔案的維修與養(yǎng)護需求進行初步評估，提出維修養(yǎng)護申請。3.協(xié)助維修養(yǎng)護人員進行檔案的整理、清點等工作，確保維修養(yǎng)護工作順利進行。（二）維修養(yǎng)護人員職責(zé)1.具備專業(yè)的檔案維修養(yǎng)護技能，熟悉各類檔案載體的特性和維修養(yǎng)護方法。2.根據(jù)檔案室管理人員的申請，制定詳細(xì)的維修養(yǎng)護方案，并組織實施。3.在維修養(yǎng)護過程中，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，確保維修養(yǎng)護質(zhì)量，同時注意保護檔案的安全與完整。4.對維修養(yǎng)護工作進行記錄，建立維修養(yǎng)護檔案，包括維修養(yǎng)護時間、內(nèi)容、使用材料等信息。（三）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.審核檔案維修養(yǎng)護申請和方案，確保維修養(yǎng)護工作符合公司實際需求和相關(guān)規(guī)定。2.協(xié)調(diào)維修養(yǎng)護工作所需的資源，包括人員、設(shè)備、材料等。3.監(jiān)督維修養(yǎng)護工作的執(zhí)行情況，對維修養(yǎng)護效果進行檢查和評估。三、檔案維修養(yǎng)護工作流程（一）維修養(yǎng)護申請檔案室管理人員在日常巡查或定期檢查中發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、變質(zhì)等情況時，應(yīng)填寫《檔案維修養(yǎng)護申請表》（以下簡稱“申請表”）。申請表應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的基本信息（編號、名稱、形成時間、保管期限等）、存在的問題描述、初步評估的維修養(yǎng)護需求等內(nèi)容。申請表經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。（二）維修養(yǎng)護方案制定維修養(yǎng)護人員接到審批通過的申請表后，對檔案進行進一步的檢查和分析，結(jié)合檔案的具體情況和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定詳細(xì)的維修養(yǎng)護方案。維修養(yǎng)護方案應(yīng)包括維修養(yǎng)護的具體內(nèi)容、使用的材料和設(shè)備、維修養(yǎng)護步驟、預(yù)計維修養(yǎng)護時間、安全保障措施等內(nèi)容。維修養(yǎng)護方案經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核通過后實施。（三）維修養(yǎng)護實施1.準(zhǔn)備工作維修養(yǎng)護人員根據(jù)維修養(yǎng)護方案，準(zhǔn)備所需的材料、設(shè)備和工具，并確保其質(zhì)量符合要求。同時，對維修養(yǎng)護工作現(xiàn)場進行清理和布置，為維修養(yǎng)護工作創(chuàng)造良好的條件。2.檔案整理與清點在進行維修養(yǎng)護前，檔案室管理人員協(xié)助維修養(yǎng)護人員對相關(guān)檔案進行整理和清點，核對檔案的數(shù)量和完整性，確保維修養(yǎng)護工作不影響檔案的正常管理。3.維修養(yǎng)護操作維修養(yǎng)護人員按照維修養(yǎng)護方案的要求，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，對檔案進行維修與養(yǎng)護。在維修養(yǎng)護過程中，注意觀察檔案的變化情況，如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時調(diào)整維修養(yǎng)護方法，并做好記錄。4.質(zhì)量檢查維修養(yǎng)護工作完成后，維修養(yǎng)護人員對維修養(yǎng)護質(zhì)量進行自查，確保維修養(yǎng)護工作達(dá)到預(yù)期效果。檔案管理部門負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對維修養(yǎng)護質(zhì)量進行抽檢，如發(fā)現(xiàn)問題及時要求維修養(yǎng)護人員進行整改。（四）維修養(yǎng)護記錄與檔案更新1.維修養(yǎng)護人員在維修養(yǎng)護過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄維修養(yǎng)護工作的開展情況，包括維修養(yǎng)護時間、內(nèi)容、使用材料、設(shè)備等信息。記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，并存檔保管。2.維修養(yǎng)護工作完成后，檔案室管理人員根據(jù)維修養(yǎng)護記錄，對檔案的相關(guān)信息進行更新，如檔案的狀態(tài)、維修養(yǎng)護情況等，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。四、檔案載體維修養(yǎng)護（一）紙質(zhì)檔案維修養(yǎng)護1.去污處理對于紙質(zhì)檔案上的污漬，根據(jù)污漬的性質(zhì)選擇合適的去污方法。如對于一般性污漬，可使用干凈的軟布或棉球蘸取適量的中性清潔劑輕輕擦拭；對于油污漬，可使用專門的檔案去污劑進行處理，但需先在檔案的邊角處進行小范圍試驗，確保不會對紙張造成損害。2.紙張修復(fù)對于破損的紙張，采用裱糊、托裱等方法進行修復(fù)。裱糊時，應(yīng)選擇與檔案紙張質(zhì)地相近的薄紙，使用適量的糨糊均勻涂抹在破損處，然后將薄紙粘貼在上面，用刮板輕輕刮平，去除多余的糨糊。托裱則是在紙張背面粘貼一層襯紙，增強紙張的強度。修復(fù)過程中要注意保持紙張的平整和原有字跡的清晰。3.裝訂對于散頁的紙質(zhì)檔案，應(yīng)及時進行裝訂。裝訂時應(yīng)選擇合適的裝訂材料，如線、金屬夾等，確保裝訂牢固且不影響檔案的查閱和使用。裝訂線應(yīng)選擇與檔案紙張顏色相近的絲線，避免使用化學(xué)膠水等可能對紙張造成損害的材料。4.防蟲防霉定期在檔案室放置防蟲防霉藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，但要注意藥品與檔案保持一定距離，防止對檔案造成污染。同時，保持檔案室的通風(fēng)良好，控制室內(nèi)濕度，防止霉菌滋生。（二）電子檔案維修養(yǎng)護1.數(shù)據(jù)備份定期對電子檔案進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤刻錄、硬盤存儲等多種形式。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。2.硬件維護定期對存儲電子檔案的服務(wù)器、硬盤等硬件設(shè)備進行檢查和維護，包括清潔設(shè)備表面灰塵、檢查硬盤狀態(tài)、更換散熱風(fēng)扇等。同時，定期對硬件設(shè)備進行性能檢測，及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在的硬件故障。3.軟件更新與維護及時更新電子檔案管理系統(tǒng)的軟件版本，修復(fù)軟件漏洞，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。定期對軟件進行維護，清理系統(tǒng)日志、優(yōu)化數(shù)據(jù)庫性能等，以提高系統(tǒng)的運行效率。4.病毒防護安裝正版的殺毒軟件和防火墻，定期對電子檔案存儲設(shè)備進行病毒掃描和查殺。禁止在檔案室的計算機上使用未經(jīng)授權(quán)的移動存儲設(shè)備，防止病毒感染。同時，對外部接入的網(wǎng)絡(luò)進行安全防護，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)泄露。（三）磁性載體檔案維修養(yǎng)護1.清潔定期使用專門的清潔設(shè)備對磁性載體檔案進行清潔，去除表面的灰塵和污垢。清潔時應(yīng)注意避免使用尖銳的工具劃傷載體表面。2.消磁對于長期保存的磁性載體檔案，定期進行消磁處理，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。消磁設(shè)備應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，消磁操作應(yīng)按照操作規(guī)程進行。3.存儲環(huán)境控制磁性載體檔案應(yīng)存儲在溫度適宜、濕度穩(wěn)定的環(huán)境中，避免溫度過高或過低、濕度變化過大對載體造成損害。同時，應(yīng)避免將磁性載體檔案靠近強磁場源，防止磁場干擾導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。五、檔案庫房維修養(yǎng)護（一）溫濕度控制1.安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實時監(jiān)測庫房內(nèi)的溫度和濕度情況。根據(jù)檔案保存的要求，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.當(dāng)庫房溫濕度超出規(guī)定范圍時，應(yīng)及時采取調(diào)節(jié)措施。溫度過高時，可通過安裝空調(diào)設(shè)備進行降溫；溫度過低時，可采用暖氣設(shè)備進行升溫。濕度偏高時，可使用除濕機進行除濕；濕度偏低時，可通過放置水盆、加濕器等方式增加濕度。（二）通風(fēng)換氣1.定期對檔案庫房進行通風(fēng)換氣，保持室內(nèi)空氣清新。通風(fēng)次數(shù)應(yīng)根據(jù)庫房的實際情況和檔案保存要求確定，一般每天至少通風(fēng)23次，每次通風(fēng)時間不少于30分鐘。2.在通風(fēng)換氣過程中，應(yīng)注意防止灰塵、有害氣體等進入庫房，可在通風(fēng)口安裝過濾裝置。（三）防火防盜1.安裝防火防盜報警設(shè)備，如煙霧報警器、防盜門窗、監(jiān)控攝像頭等，確保庫房的安全。2.庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品，嚴(yán)禁使用明火。配備必要的滅火設(shè)備，如滅火器、滅火器具等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.加強庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入庫房。檔案室管理人員離開庫房時，應(yīng)確保門窗關(guān)閉，設(shè)備斷電，消除安全隱患。（四）防蟲防鼠1.在庫房內(nèi)放置防蟲防鼠藥品，如鼠夾、鼠藥、驅(qū)蟲劑等，但要注意藥品的放置位置，避免對檔案造成污染。2.保持庫房環(huán)境的清潔衛(wèi)生，定期清理庫房內(nèi)的雜物和灰塵，減少害蟲和老鼠的棲息場所。3.對庫房的門窗、通風(fēng)口等部位進行密封處理，防止害蟲和老鼠進入庫房。六、檔案維修養(yǎng)護材料與設(shè)備管理（一）材料管理1.建立檔案維修養(yǎng)護材料采購制度，根據(jù)維修養(yǎng)護工作的實際需求，合理采購所需材料。采購的材料應(yīng)符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理要求。2.對采購的材料進行嚴(yán)格的驗收，檢查材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。驗收合格的材料應(yīng)及時入庫，并做好入庫登記。3.材料應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和使用。建立材料庫存臺賬，定期對材料庫存進行盤點，確保賬物相符。4.在使用材料時，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進行，確保材料的合理使用，避免浪費。使用后的剩余材料應(yīng)及時回收，妥善保管。（二）設(shè)備管理1.配備必要的檔案維修養(yǎng)護設(shè)備，如去污設(shè)備、裝訂設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、存儲設(shè)備等，并定期對設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。2.建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的型號、規(guī)格、購置時間、維修保養(yǎng)記錄等信息。設(shè)備操作人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉設(shè)備的性能和操作規(guī)程，嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用設(shè)備。3.對設(shè)備進行定期的校準(zhǔn)和調(diào)試，確保設(shè)備的精度和性能符合要求。設(shè)備出現(xiàn)故障時，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。4.根據(jù)檔案維修養(yǎng)護工作的發(fā)展和實際需求，適時更新和升級設(shè)備，提高維修養(yǎng)護工作的效率和質(zhì)量。七、檔案維修養(yǎng)護監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案室的維修養(yǎng)護工作進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括維修養(yǎng)護制度執(zhí)行情況和維修養(yǎng)護質(zhì)量等。2.檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案的保存狀況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施進行處理。3.維修養(yǎng)護人員在維修養(yǎng)護工作完成后，應(yīng)進行自我檢查，確保維修養(yǎng)護工作符合要求。（二）外部檢查1.定期邀請檔案管理行業(yè)的專家或相關(guān)部門對公司檔案室的維修養(yǎng)護工作進行檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題并加以改進。2.配合上級主管部