PAGE商標(biāo)注冊(cè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司商標(biāo)注冊(cè)檔案管理，規(guī)范商標(biāo)注冊(cè)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱和利用等工作，確保商標(biāo)注冊(cè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司商標(biāo)權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有商標(biāo)注冊(cè)檔案的管理，包括商標(biāo)申請(qǐng)文件、審查過(guò)程文件、注冊(cè)證書(shū)、續(xù)展文件、變更文件、轉(zhuǎn)讓文件、許可使用文件等與商標(biāo)注冊(cè)相關(guān)的各類(lèi)資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司商標(biāo)注冊(cè)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案管理人員應(yīng)確保商標(biāo)注冊(cè)檔案的真實(shí)性和完整性，如實(shí)記錄商標(biāo)注冊(cè)過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)和文件資料，不得擅自篡改、偽造或銷(xiāo)毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)商標(biāo)注冊(cè)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保公司商標(biāo)權(quán)益不受侵害。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的商標(biāo)注冊(cè)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，建立科學(xué)合理的檔案檢索和利用機(jī)制，為公司內(nèi)部各部門(mén)及相關(guān)人員提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司商標(biāo)注冊(cè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)商標(biāo)注冊(cè)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整和安全。3.建立商標(biāo)注冊(cè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.負(fù)責(zé)對(duì)商標(biāo)注冊(cè)檔案的查閱、借閱和復(fù)制等利用工作進(jìn)行審核和登記，按照規(guī)定提供檔案服務(wù)。5.定期對(duì)商標(biāo)注冊(cè)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。6.配合公司內(nèi)部審計(jì)、法律事務(wù)等部門(mén)對(duì)商標(biāo)注冊(cè)檔案的檢查和審計(jì)工作，提供相關(guān)檔案資料。（二）商標(biāo)業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在商標(biāo)注冊(cè)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，協(xié)助做好商標(biāo)注冊(cè)檔案的查閱、借閱和利用工作，提供必要的檔案信息和說(shuō)明。3.對(duì)涉及本部門(mén)的商標(biāo)注冊(cè)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，確保檔案資料的質(zhì)量。（三）經(jīng)辦人員職責(zé)1.在商標(biāo)注冊(cè)業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理相關(guān)文件資料，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行填寫(xiě)和編制。2.對(duì)經(jīng)辦的商標(biāo)注冊(cè)業(yè)務(wù)文件資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，確保檔案資料符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定，及時(shí)將經(jīng)辦的商標(biāo)注冊(cè)業(yè)務(wù)文件資料移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.商標(biāo)申請(qǐng)階段文件包括商標(biāo)申請(qǐng)書(shū)、商標(biāo)圖樣、商標(biāo)類(lèi)別選擇說(shuō)明、申請(qǐng)人身份證明文件、商標(biāo)代理委托書(shū)（如有）等。2.商標(biāo)審查階段文件包括商標(biāo)局發(fā)出的受理通知書(shū)、補(bǔ)正通知書(shū)、駁回通知書(shū)、異議通知書(shū)及相關(guān)答辯材料等。3.商標(biāo)注冊(cè)階段文件包括商標(biāo)注冊(cè)證書(shū)、商標(biāo)注冊(cè)公告、商標(biāo)續(xù)展申請(qǐng)文件、商標(biāo)變更申請(qǐng)文件、商標(biāo)轉(zhuǎn)讓申請(qǐng)文件、商標(biāo)許可使用合同及相關(guān)備案文件等。4.其他與商標(biāo)注冊(cè)相關(guān)的文件如商標(biāo)監(jiān)測(cè)報(bào)告、商標(biāo)侵權(quán)糾紛處理文件、商標(biāo)評(píng)估報(bào)告等。（二）收集要求1.商標(biāo)業(yè)務(wù)部門(mén)和經(jīng)辦人員應(yīng)在商標(biāo)注冊(cè)業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中及時(shí)收集相關(guān)文件資料，確保文件資料的齊全和完整。2.對(duì)收集到的文件資料應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保文件資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核內(nèi)容包括文件格式、簽字蓋章、內(nèi)容完整性等。3.對(duì)于需要外部機(jī)構(gòu)或人員提供的文件資料，應(yīng)及時(shí)跟蹤獲取，并確保其符合要求。（三）整理方法1.分類(lèi)整理按照商標(biāo)注冊(cè)的流程和文件類(lèi)型，對(duì)商標(biāo)注冊(cè)檔案進(jìn)行分類(lèi)。一般可分為申請(qǐng)類(lèi)、審查類(lèi)、注冊(cè)類(lèi)、續(xù)展類(lèi)、變更類(lèi)、轉(zhuǎn)讓類(lèi)、許可使用類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)編制為便于檔案管理和檢索，對(duì)每一份商標(biāo)注冊(cè)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和邏輯性原則，可采用年份+流水號(hào)的方式進(jìn)行編制。例如，2023001表示2023年的第一份商標(biāo)注冊(cè)檔案。3.裝訂成冊(cè)對(duì)紙張較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件資料的順序和完整性，避免文件資料散落或丟失。4.編目著錄對(duì)整理好的商標(biāo)注冊(cè)檔案進(jìn)行編目著錄，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、類(lèi)別、名稱(chēng)、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等內(nèi)容，以便于查詢(xún)和利用。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.商標(biāo)業(yè)務(wù)部門(mén)和經(jīng)辦人員在完成商標(biāo)注冊(cè)業(yè)務(wù)文件資料的收集和整理后，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)檔案移交清單，將檔案資料移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)在收到移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行再次審核和整理，確保檔案資料符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)。3.審核無(wú)誤后，檔案管理部門(mén)將檔案資料按照分類(lèi)和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，并在檔案目錄中進(jìn)行登記。（二）保管期限1.商標(biāo)注冊(cè)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。一般情況下，商標(biāo)注冊(cè)證書(shū)、商標(biāo)續(xù)展文件、商標(biāo)變更文件、商標(biāo)轉(zhuǎn)讓文件等重要檔案應(yīng)永久保管；商標(biāo)申請(qǐng)文件、審查過(guò)程文件等一般檔案可保管[X]年。2.保管期限屆滿(mǎn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)n案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案管理的有效性和安全性。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.電子檔案保管建立商標(biāo)注冊(cè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保電子檔案的可讀性和完整性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱商標(biāo)注冊(cè)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密或重要商標(biāo)注冊(cè)檔案的查閱，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.外部機(jī)構(gòu)或人員因特殊原因需要查閱公司商標(biāo)注冊(cè)檔案的，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、拍照或傳播檔案內(nèi)容。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱商標(biāo)注冊(cè)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容和借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)并辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱的檔案進(jìn)行登記，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。4.借閱期滿(mǎn)后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（三）復(fù)制規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制商標(biāo)注冊(cè)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容和復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)復(fù)制的檔案進(jìn)行審核和登記，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)報(bào)公司財(cái)務(wù)部門(mén)備案。3.外部機(jī)構(gòu)或人員需要復(fù)制公司商標(biāo)注冊(cè)檔案的，應(yīng)按照上述查閱程序辦理審批手續(xù)，并按照公司規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)支付復(fù)制費(fèi)用。檔案管理部門(mén)應(yīng)在確保檔案安全保密的前提下，為其提供復(fù)制服務(wù)。六、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)商標(biāo)注冊(cè)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、利用情況等。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)，為公司決策提供參考依據(jù)。（二）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿(mǎn)的商標(biāo)注冊(cè)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)和人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，提出存毀意見(jiàn)。3.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、類(lèi)別及銷(xiāo)毀原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)商標(biāo)注冊(cè)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感。檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責(zé)任。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的商標(biāo)注冊(cè)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案查閱、借閱和復(fù)制等利用工作應(yīng)在專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)所進(jìn)行，并采取必要的保密措施。3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)設(shè)置安全訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，防止檔案信息被非法獲取或篡改。定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。（二）安全管理1.建立健全商標(biāo)注冊(cè)檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備和環(huán)境的安全管理。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、防盜設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。2.定期對(duì)