PAGE商會檔案管理管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)商會檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在商會各項工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于商會機(jī)關(guān)各部門、所屬各分支機(jī)構(gòu)及全體工作人員。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指商會在各項活動中直接形成的對國家、社會和商會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則商會檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由商會辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映商會的各項活動和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率，為商會的決策、管理和各項工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以商會會長為組長，副會長為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督商會檔案管理工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）辦公室辦公室作為商會檔案管理的具體工作部門，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作計劃和規(guī)章制度，組織開展檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)檔案管理工作的日常組織和協(xié)調(diào)，制定檔案管理工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的順利開展。2.組織開展檔案的收集工作，指導(dǎo)各部門和分支機(jī)構(gòu)做好文件材料歸檔工作，定期對各部門和分支機(jī)構(gòu)的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促。3.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、編號、編目等工作，建立健全檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。4.做好檔案的保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全存放。定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。5.組織開展檔案的鑒定工作，按照國家有關(guān)規(guī)定和商會實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和處置。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況，為檔案管理決策提供依據(jù)。7.積極開展檔案的利用工作，為商會領(lǐng)導(dǎo)決策、各部門工作開展和會員單位服務(wù)提供檔案信息支持。嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱利用制度，做好檔案查閱登記和借閱歸還工作。8.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（三）各部門及分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.各部門和分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門和本機(jī)構(gòu)文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向辦公室移交。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好文件材料的形成、積累和整理工作確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。3.在工作中積極配合辦公室做好檔案的查閱利用工作，根據(jù)工作需要及時提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與歸檔（一）文件材料的收集范圍1.上級機(jī)關(guān)文件包括上級黨委、政府、業(yè)務(wù)主管部門等下發(fā)的與商會工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報等。2.商會文件包括商會制定的章程、規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀(jì)要、決議、決定、領(lǐng)導(dǎo)講話、簡報、信息等各類文件材料。3.會議文件包括商會組織召開的各類會議的通知、議程、報告、講話、決議、紀(jì)要、記錄等文件材料。4.業(yè)務(wù)活動文件包括商會開展的各類業(yè)務(wù)活動的方案、協(xié)議、合同、報表、統(tǒng)計資料、調(diào)研成果等文件材料。5.財務(wù)文件包括商會的財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、會計憑證、賬簿、報表等文件材料。6.人事文件包括商會工作人員的招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的文件材料。7.會員文件包括會員入會申請、會員登記表、會員證書、會員活動記錄等文件材料。8.其他文件包括商會獲得的榮譽(yù)證書、牌匾、照片、音像資料等具有保存價值的文件材料。（二）文件材料的收集要求1.各部門和分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門和本機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。對于不符合要求的文件材料，應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充、修正或重新收集。3.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀文件材料。（三）歸檔時間1.各部門和分支機(jī)構(gòu)應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的文件材料整理歸檔后移交辦公室。2.對于重大活動、重要項目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后及時整理歸檔，并移交辦公室。（四）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)按照文件形成的時間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理，確保文件材料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.歸檔的文件材料應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，注明文件的名稱、文號、日期、來源等信息，便于查閱和管理。3.歸檔的文件材料應(yīng)裝訂整齊，采用統(tǒng)一的檔案盒進(jìn)行裝盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)商會檔案按照其內(nèi)容和性質(zhì)分為以下幾類：1.綜合類包括商會的章程、規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀(jì)要、決議、決定、領(lǐng)導(dǎo)講話、簡報、信息等文件材料。2.業(yè)務(wù)類包括商會開展的各類業(yè)務(wù)活動的方案、協(xié)議、合同、報表、統(tǒng)計資料、調(diào)研成果等文件材料。3.財務(wù)類包括商會的財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、會計憑證、賬簿、報表等文件材料。4.人事類包括商會工作人員的招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的文件材料。5.會員類包括會員入會申請、會員登記表、會員證書、會員活動記錄等文件材料。6.榮譽(yù)類包括商會獲得的榮譽(yù)證書、牌匾、照片、音像資料等文件材料。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對歸檔的文件材料進(jìn)行分類，將同一類別的文件材料集中在一起。2.對每一類文件材料按照文件形成的時間順序進(jìn)行排列，確保文件的連續(xù)性。3.對排列好的文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性的原則，便于文件的查找和管理。4.編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件的編號、名稱、文號、日期、來源等信息，并按照分類順序進(jìn)行排列。5.將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限及盒內(nèi)文件的起止編號等信息。五、檔案保管（一）保管場所商會應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全存放。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。（二）保管設(shè)備1.檔案架應(yīng)選用堅固耐用、防火防潮的檔案架，用于存放檔案盒。檔案架應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類排列，便于檔案的查找和管理。2.溫濕度控制設(shè)備應(yīng)安裝溫濕度傳感器和空調(diào)設(shè)備，將檔案庫房的溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間，確保檔案的保存環(huán)境適宜。3.防火設(shè)備應(yīng)配備火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火器、消防栓等防火設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。4.防蟲設(shè)備應(yīng)安裝防蟲網(wǎng)、驅(qū)蟲燈等防蟲設(shè)備，防止蟲害對檔案的侵害。同時，應(yīng)定期在檔案庫房內(nèi)投放防蟲藥物，保持庫房內(nèi)無蟲害。5.防盜設(shè)備應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控攝像頭、門禁系統(tǒng)等防盜設(shè)備，確保檔案庫房的安全。監(jiān)控攝像頭應(yīng)24小時不間斷運(yùn)行，門禁系統(tǒng)應(yīng)嚴(yán)格控制人員進(jìn)出。6.防光設(shè)備應(yīng)采用遮光窗簾、防光燈具等防光設(shè)備，避免陽光直射檔案，防止檔案褪色、老化。7.防塵設(shè)備應(yīng)安裝空氣過濾器、吸塵器等防塵設(shè)備，定期對檔案庫房進(jìn)行清潔，保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，防止灰塵對檔案的污染。8.防有害氣體設(shè)備應(yīng)安裝通風(fēng)設(shè)備，定期對檔案庫房進(jìn)行通風(fēng)換氣，排除有害氣體。同時，應(yīng)避免在檔案庫房內(nèi)存放易揮發(fā)有害氣體的物品，并對檔案進(jìn)行密封包裝，防止有害氣體對檔案的侵蝕。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。2.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱利用制度，對查閱利用后的檔案應(yīng)及時進(jìn)行歸還和清點(diǎn)，確保檔案的安全。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，不得在檔案庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃易爆炸物品等，確保檔案庫房的安全。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、保持歷史聯(lián)系的原則，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和商會實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保管期限。2.分析判斷法對檔案進(jìn)行綜合分析，判斷其對商會工作的重要性和保存價值，確定其保管期限。（四）保管期限劃分商會檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映商會主要職能活動和基本歷史面貌的，對商會、國家和社會有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括商會章程、規(guī)章制度、重要會議文件、重要業(yè)務(wù)活動文件、財務(wù)審計報告、人事任免文件、榮譽(yù)證書等。2.長期保管的檔案凡是反映商會一般工作活動，在較長時間內(nèi)對商會工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為16年至50年。主要包括商會的工作計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、業(yè)務(wù)活動文件、財務(wù)報表、人事檔案等。3.短期保管的檔案凡是反映商會一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對商會工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。主要包括商會的一般性文件、簡報、信息等。（五）銷毀程序1.對已到保管期限的檔案，由檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.經(jīng)商會檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)注明檔案的名稱、文號、日期、來源、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)商會領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計工作應(yīng)包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等方面的統(tǒng)計。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期統(tǒng)計檔案管理人員應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計臺賬進(jìn)行核對和匯總，形成檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和商會領(lǐng)導(dǎo)報告檔案管理情況。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)及時報送，不得延誤。3.檔案統(tǒng)計資料應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計。八、檔案利用（一）利用范圍1.為商會領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。2.為商會各部門工作開展提供支持。3.為會員單位提供服務(wù)。4.為社會各界了解商會歷史和工作情況提供資料。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的申請，提供相應(yīng)的檔案資料供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在檔案查閱登記本上進(jìn)行登記，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱對于確需借閱檔案的，檔案管理人員應(yīng)按照檔案借閱制度的規(guī)定，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員審核。檔案管理人員審核通過后，向借閱人發(fā)放檔案借閱證，并將檔案借閱給借閱人。借閱人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)及時對歸還的檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。3.復(fù)制對于因工作需要確需復(fù)制檔案的，檔案管理人員應(yīng)按照檔案復(fù)制制度的規(guī)定，辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制人應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理人員審核。檔案管理人員審核通過后，并對復(fù)制的檔案進(jìn)行登記，注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制內(nèi)容等信息。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋商會檔案專用章，確保復(fù)制檔案的真實(shí)性和有效性。（三）利用要求1.查閱利用檔案時，查閱利用人應(yīng)遵守