PAGE危運(yùn)公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)危險貨物運(yùn)輸公司（以下簡稱“公司”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、安全監(jiān)管等方面的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在從事與危險貨物運(yùn)輸相關(guān)活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀。2.真實性與完整性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息、運(yùn)輸安全等敏感內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計。7.指導(dǎo)、監(jiān)督公司各部門的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交公司綜合管理部門。2.明確一名兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和初步整理工作，確保檔案的完整和安全。3.配合公司綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等各項工作，確保檔案質(zhì)量。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還等手續(xù)，對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，及時催還逾期借閱的檔案。5.定期對檔案進(jìn)行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、批復(fù)文件等。2.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類文件，包括運(yùn)輸合同、運(yùn)單、調(diào)度指令、安全檢查記錄、事故報告等。3.公司安全管理文件，如安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全培訓(xùn)記錄、安全評估報告等。4.公司設(shè)備管理文件，如設(shè)備采購合同、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備臺賬等。5.公司財務(wù)管理文件，如財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。6.公司人力資源管理文件，如員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)計劃、績效考核記錄等。7.公司行政管理文件，如會議紀(jì)要、工作報告、通知、函件等。8.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同、往來信函等文件材料。9.公司在技術(shù)研發(fā)、創(chuàng)新等方面形成的文件，如科研項目報告、技術(shù)方案、專利文件等。10.其他與公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理活動相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后及時收集，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時移交綜合管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、安全管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、財務(wù)管理類、人力資源管理類、設(shè)備管理類、技術(shù)研發(fā)類等類別。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一類檔案進(jìn)行編號。編號采用“年度類別流水號”的方式，例如：2023AJ001，表示2023年度行政管理類第1份檔案。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用A4規(guī)格紙張左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和查閱。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。3.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便快速定位。（三）庫房管理1.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。2.定期對庫房進(jìn)行檢查，查看檔案是否有受潮、發(fā)霉、蟲蛀、破損等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。4.嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。五、檔案的利用（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找相應(yīng)檔案，供查閱人員在指定的查閱區(qū)域查閱。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出公司。如遇特殊情況需要帶出公司，需經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息，定期進(jìn)行統(tǒng)計分析，以便掌握檔案利用動態(tài)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、各部門兼職檔案管理人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其是否具有保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率較低、已失去利用價值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。3.結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，考慮檔案對公司未來發(fā)展的參考作用。（四）保管期限劃分1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如公司成立、合并、分立、改制等重大事項的文件材料，公司年度財務(wù)決算報表，公司重要的安全事故報告等。2.定期保管定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年等不同期限。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。如一般性的業(yè)務(wù)合同、運(yùn)單、安全檢查記錄等，保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的，予以銷毀。（五）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀完畢后，將《檔案銷毀清冊》存檔，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對公司現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.按照檔案整理的要求，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號、編目等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，采用通用格式進(jìn)行存儲，確保電子檔案的可讀性和兼容性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入檔案管理人員可以通過系統(tǒng)錄入檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、保管期限、密級等信息，實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和存儲。2.檢索查詢提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理的效率和準(zhǔn)確性。4.權(quán)限管理根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。5.統(tǒng)計分析對檔案的利用情況、保管期限分布、檔案類別等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立健全電子檔案數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保電子檔