PAGE學校行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校行政檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在學校行政管理、教學科研、決策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各行政部門、教輔單位及附屬機構在行政管理活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統一管理原則學校設立專門的檔案管理機構，對全校行政檔案實行集中統一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內容必須真實反映學校行政管理活動的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理學校行政管理活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件資料。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及學校機密、敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索、查閱效率，為學校各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門學校設立檔案管理室，作為全校行政檔案管理的專門機構，歸口管理全校行政檔案。檔案管理室配備專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定學校行政檔案管理制度并組織實施。2.負責全校行政檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案管理工作流程和操作規(guī)范，指導各部門兼職檔案員開展檔案管理工作。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為學校行政管理、教學科研、決策支持等提供檔案查閱、借閱服務，編制檔案檢索工具和參考資料。5.加強檔案信息化建設，推進檔案管理數字化、網絡化，提高檔案管理效率和服務水平。6.定期組織檔案管理人員業(yè)務培訓，提高檔案管理隊伍素質。7.對全校行政檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等日常工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照學校檔案管理規(guī)定，定期將本部門整理好的檔案移交學校檔案管理室。3.協助檔案管理室開展檔案管理相關工作，如檔案清查、統計等。4.對本部門人員進行檔案管理知識宣傳，提高全員檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學校行政公文，包括上級文件、學校發(fā)文、部門函件等。2.學校行政會議文件，如會議通知、議程、紀要、決議等。3.學校工作計劃、總結、報告、規(guī)劃等。4.學校各類規(guī)章制度、辦法、細則等。5.學校人事檔案材料，包括教職工入職、調動、晉升、獎懲等相關材料。6.學校財務檔案，如預算、決算、財務報表、審計報告等。7.學校資產檔案，包括固定資產購置、清查、處置等相關文件。8.學校招生、就業(yè)檔案，如招生計劃、錄取名單、就業(yè)協議等。9.學校對外交流合作檔案，如合作協議、交流活動記錄等。10.其他與學校行政管理活動相關的文件資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和準確性。2.檔案形成部門應在文件辦理完畢后，及時將文件材料整理歸檔，不得積壓。3.對重要文件、緊急文件應優(yōu)先收集歸檔，并確保其完整性。4.收集的檔案應保持原始材料的真實性和完整性，不得隨意涂改、剪裁、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯系，保持文件之間的歷史銜接性。2.區(qū)分不同年度、不同保管期限、不同來源、不同內容進行分類整理。3.按照檔案管理的規(guī)范化要求，對文件材料進行編號、編目、裝訂等處理。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內容等要素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、教學管理類、學生管理類、后勤管理類、科研管理類等一級類目，在一級類目下再根據具體情況設置二級及以下類目。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。編號方法可采用全宗號、年度號、保管期限號、目錄號、案卷號等組合方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限、密級等內容，以便于檔案的檢索和查閱。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，然后按照一定順序進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理完畢后移交學校檔案管理室歸檔。2.對于一些特殊的、時效性較強的檔案，應在規(guī)定時間內及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的質量。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數量、起止時間等信息。3.將檔案移交清單與檔案一并送交學校檔案管理室，檔案管理室進行驗收。4.驗收合格后，雙方在檔案移交清單上簽字確認，完成歸檔手續(xù)。（三）保管期限1.學校行政檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括學校重要的規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄、上級重要文件等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括學校一般性的行政文件、會議記錄、工作計劃總結等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括臨時性、階段性的文件材料。（四）保管要求1.檔案管理室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設施設備，確保檔案的安全保管。2.檔案應按照類別、保管期限進行分類存放，排列整齊，便于查找。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數量、質量和保管情況，發(fā)現問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。五、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.編制檔案目錄索引，包括紙質目錄和電子目錄，方便檔案的檢索。2.建立檔案數據庫，將檔案信息錄入數據庫，實現檔案信息的計算機檢索。3.開發(fā)檔案管理系統，具備檔案錄入、查詢、借閱、統計等功能，提高檔案管理效率和服務水平。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的人員，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內容、范圍等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.借閱確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制根據利用者的需求，檔案管理室可為其提供檔案復制服務。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，并注明復制用途。（三）利用要求1.利用者應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、批注等。2.查閱、借閱檔案應在檔案管理室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出室外。3.如需摘錄、引用檔案內容，應經檔案管理部門審核同意，確保引用內容的準確性。4.利用完畢后，利用者應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現問題及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和現實利用價值，對檔案進行鑒定。2.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對涉及學校機密、敏感信息的檔案，應按照保密規(guī)定進行處理，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理室定期對庫存檔案進行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐卷審查，根據鑒定標準確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清單，注明檔案名稱、數量、保管期限等信息。4.將銷毀清單報學校主管領導審批。（四）銷毀實施1.經批準銷毀的檔案，由檔案管理室指定專人負責監(jiān)銷。2.銷毀檔案應采用適當的方式，如焚毀、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.銷毀過程中應做好記錄，監(jiān)銷人員和負責銷毀的人員應在銷毀記錄上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案信息的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務水平，為學校各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化建設內容1.檔案數字化對學?，F有的行政檔案進行數字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，建立電子檔案數據庫。2.檔案管理系統開發(fā)開發(fā)適合學校行政檔案管理的信息化系統，具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統計、鑒定、銷毀等功能，實現檔案管理工作的自動化、智能化。3.網絡建設建立檔案管理內部網絡，實現檔案管理部門與各部門之間的檔案信息共享和傳輸。同時，確保檔案管理網絡與學校其他網絡的安全隔離，防止檔案信息泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統的操作技能，確保系統