PAGE測量監(jiān)測檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司測量監(jiān)測檔案的科學管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理及技術創(chuàng)新中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及測量監(jiān)測工作形成的檔案管理，包括但不限于各類測量監(jiān)測數(shù)據(jù)記錄、報告、圖表、技術文件、儀器設備資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司測量監(jiān)測檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責收集、整理、保管和提供利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性與完整性原則檔案內(nèi)容應真實反映測量監(jiān)測工作的實際情況，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的測量監(jiān)測檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應便于公司內(nèi)部各部門及相關人員查閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善測量監(jiān)測檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司測量監(jiān)測檔案，接收、整理、分類、編目、裝訂、上架保管各類檔案。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀工作。6.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.為公司內(nèi)部各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱等服務，做好檔案利用登記工作。8.對公司各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案管理培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。（二）測量監(jiān)測部門職責1.負責本部門測量監(jiān)測檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的真實、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關業(yè)務信息和技術支持。4.負責本部門檔案的日常查閱、借閱管理，嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全。（三）檔案形成人員職責1.在測量監(jiān)測工作過程中，應按照檔案管理要求，及時、準確地記錄和整理相關資料，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。2.將形成的檔案資料按照規(guī)定的時間和程序移交至本部門負責人，由部門負責人統(tǒng)一移交檔案管理部門。3.對涉及個人負責的測量監(jiān)測項目檔案，應妥善保管，不得擅自銷毀或丟失。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.測量監(jiān)測項目的任務書、委托書、合同等文件。2.測量監(jiān)測方案、計劃、大綱等技術文件。3.測量監(jiān)測原始記錄、數(shù)據(jù)報表、觀測手簿等。4.測量監(jiān)測成果報告、圖表、分析資料等。5.測量監(jiān)測儀器設備的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等資料。6.測量監(jiān)測人員的資質證書、培訓記錄等相關材料。7.與測量監(jiān)測工作有關的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門及檔案形成人員應及時將測量監(jiān)測工作中形成的各類文件資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對于電子文件，應同時收集其對應的紙質文件，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，保證其可讀性和可追溯性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。按照測量監(jiān)測項目的工作流程，將相關文件資料進行分類整理，如項目前期文件、測量過程文件、成果文件等。對于同一項目的不同階段文件，應按照時間順序進行排列，便于查閱和了解項目的全過程。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。根據(jù)文件資料的重要性、時效性等因素，將檔案分為永久、長期和短期保管三類。永久保管的檔案主要是涉及公司核心業(yè)務、具有重要歷史價值和法律依據(jù)的文件；長期保管的檔案一般是在一定時期內(nèi)對公司生產(chǎn)經(jīng)營有重要參考價值的文件；短期保管的檔案是在較短時間內(nèi)需要查閱的一般性文件。3.便于保管和利用。整理后的檔案應采用統(tǒng)一的規(guī)格和裝訂方式，確保整齊、牢固。檔案的分類應科學合理，編目應清晰準確，便于快速查找和利用。（四）整理方法1.分類按照測量監(jiān)測工作的類別，將檔案分為地形測量檔案、工程測量檔案、變形監(jiān)測檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案等不同類別。在每一類別下，再根據(jù)文件的性質、用途等進一步細分，如地形測量檔案可分為控制測量文件、地形測繪文件等。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序等信息。例如，地形測量檔案的編號格式為：DT[年份][流水號]，其中DT表示地形測量，[年份]為檔案形成的年份，[流水號]為該年份內(nèi)該類檔案的順序號。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內(nèi)容。對檔案進行編目時，應確保信息準確無誤，題名應簡潔明了，能夠準確反映檔案的主要內(nèi)容。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的文件進行整理和修復，使其規(guī)格統(tǒng)一。采用線裝或膠裝等方式對檔案進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，不得影響文件的查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于紙質檔案，應采用密集架或檔案柜進行存放，不同保管期限的檔案應分開存放。3.對于電子檔案，應采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質進行備份，并按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行分類存儲。電子檔案應定期進行數(shù)據(jù)遷移和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.對重要的測量監(jiān)測檔案，應進行異地備份，防止因自然災害、人為破壞等原因導致檔案丟失。（三）保管期限1.永久保管的檔案涉及公司重大測量監(jiān)測項目的成果報告、技術文件等，對公司的生產(chǎn)經(jīng)營、技術創(chuàng)新、戰(zhàn)略決策具有重要影響的檔案。具有長期歷史價值和文化價值的測量監(jiān)測檔案，如公司早期的測量監(jiān)測資料、重要區(qū)域的長期監(jiān)測數(shù)據(jù)等。涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息，且需要長期保密的檔案。2.長期保管的檔案一般測量監(jiān)測項目的成果報告、技術文件等，在公司一定時期內(nèi)具有參考價值的檔案。測量監(jiān)測儀器設備的購置合同、說明書等文件，在儀器設備使用期限內(nèi)及后續(xù)一定時間內(nèi)需要保存的檔案。測量監(jiān)測人員的資質證書、培訓記錄等檔案，在人員從業(yè)期間及后續(xù)一定時間內(nèi)需要保存的檔案。3.短期保管的檔案一般性測量監(jiān)測數(shù)據(jù)報表、觀測手簿等，在較短時間內(nèi)（一般為15年）需要查閱的檔案。臨時性測量監(jiān)測項目的相關文件，在項目結束后一定時間內(nèi)需要保存的檔案。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應定期對檔案的保管狀況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的存放位置、保管期限、完整性、安全性等。2.每月至少進行一次庫房巡查，檢查檔案是否有損壞、丟失、霉變等情況，溫濕度是否符合要求，消防器材、防蟲藥品等設施是否完好有效。3.每年對檔案進行一次全面清查，核對檔案的數(shù)量和質量，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并做好清查記錄。五、檔案的利用（一）查閱利用1.公司內(nèi)部各部門及相關人員因工作需要查閱測量監(jiān)測檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)本部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應的檔案，并在專門的查閱登記簿上記錄查閱時間、查閱人、檔案名稱等信息。3.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損毀、標記或抽取檔案內(nèi)容。4.如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復印。復印后的檔案資料應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門的印章。（二）借閱利用1.因特殊情況需要借閱測量監(jiān)測檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等內(nèi)容，經(jīng)本部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]天，如需延長借閱期限，應提前向檔案管理部門提出申請，并說明原因。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時向檔案管理部門報告，并承擔相應的責任。4.借閱人員應在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時處理。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）時間、查閱（借閱）人、檔案名稱、查閱（借閱）目的、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度，對已到保管期限的測量監(jiān)測檔案進行鑒定。2.鑒定工作應堅持全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保檔案的留存價值和銷毀的合理性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、測量監(jiān)測部門技術專家、財務部門人員等組成。鑒定小組負責對檔案的鑒定工作進行組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進行全面審查，分析其歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.參考國家有關檔案保管期限的規(guī)定和公司的實際情況，判斷檔案是否仍需保存。3.征求相關部門和人員的意見，了解檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、技術創(chuàng)新等方面的作用，綜合評估檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，清單應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等詳細信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應安排專人監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字確認。4.銷毀記錄應包括銷毀時間、地點、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，與《檔案銷毀清單》一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的測量監(jiān)測檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和準確性，方便公司內(nèi)部各部門及相關人員快速查閱和利用檔案信息。3.加強檔案信息的安全管理，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化處理1.對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，一般不低于300dpi。2.掃描后的電子文件應進行格式轉換，統(tǒng)一存儲為PDF格式，確保文件的可讀性和可編輯性。3.對電子文件進行命名、分類、編目等處理，使其與紙質檔案的編號和目錄相對應，便于查詢和管理。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能能夠將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，快速準確地查找所需檔案。3.借閱管理功能記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等信息，實現(xiàn)對檔案借閱流程的全程管理。4.權限管理功能設置不同的用戶權限，確保只有授權人員能夠訪問和操作相關檔案信息，保證檔案信息的安全性。5.數(shù)據(jù)備份與恢復功能定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，能夠及時進行數(shù)據(jù)恢復，確保檔案管理工