PAGE寧波檔案信息化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)寧波檔案信息化管理，有效保護(hù)和利用檔案信息資源，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子文件管理暫行辦法》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于寧波公司/組織內(nèi)所有涉及檔案信息化管理的部門、崗位及人員，包括檔案的形成、收集、整理、存儲、利用、安全保密等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：檔案信息化管理活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保檔案信息的合法、合規(guī)使用。2.真實(shí)性原則：保證檔案信息的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的實(shí)際情況。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.便捷性原則：通過信息化手段提高檔案管理工作效率，方便檔案的查詢、利用和共享。二、檔案信息化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案信息化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開展檔案信息化建設(shè)工作，包括系統(tǒng)選型、功能需求調(diào)研、項(xiàng)目實(shí)施等。3.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、錄入、存儲和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確和完整。4.建立檔案信息資源庫，提供檔案信息的查詢、利用和共享服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案信息安全管理，制定安全策略，實(shí)施安全防護(hù)措施，定期進(jìn)行安全檢查和評估。6.對檔案信息化管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和考核，組織開展相關(guān)培訓(xùn)和宣傳工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、收集、整理和移交工作，確保檔案的質(zhì)量和完整性。2.按照檔案信息化管理要求，及時(shí)將本部門檔案數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并配合檔案管理部門做好數(shù)據(jù)核對和維護(hù)工作。3.嚴(yán)格遵守檔案信息化管理制度，正確使用檔案信息資源，不得擅自泄露、篡改或損毀檔案信息。4.積極配合檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.提供技術(shù)支持和培訓(xùn)服務(wù)，協(xié)助檔案管理部門解決信息化管理過程中遇到的技術(shù)問題。3.參與檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目的技術(shù)方案制定和評審，提出合理化建議和意見。4.負(fù)責(zé)與外部信息技術(shù)服務(wù)提供商的溝通協(xié)調(diào)，確保信息技術(shù)服務(wù)的質(zhì)量和及時(shí)性。三、檔案信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)選型與建設(shè)1.根據(jù)公司/組織檔案管理需求和發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)選型。選型過程中要充分考慮系統(tǒng)的功能、性能、安全性、兼容性、擴(kuò)展性等因素，進(jìn)行多方面比較和評估。2.制定檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)方案，明確系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)、功能模塊、技術(shù)架構(gòu)、實(shí)施步驟、項(xiàng)目預(yù)算等內(nèi)容。建設(shè)方案需經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后實(shí)施。3.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，嚴(yán)格按照項(xiàng)目管理要求，做好項(xiàng)目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、成本控制和風(fēng)險(xiǎn)管理等工作。確保系統(tǒng)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成建設(shè)任務(wù)，達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。4.系統(tǒng)建設(shè)完成后，組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)測試和驗(yàn)收。測試內(nèi)容包括功能測試、性能測試、安全測試等，確保系統(tǒng)滿足檔案管理業(yè)務(wù)需求，運(yùn)行穩(wěn)定可靠。驗(yàn)收合格后，正式投入使用。（二）數(shù)據(jù)采集與錄入1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案數(shù)據(jù)采集計(jì)劃，明確采集范圍、內(nèi)容、格式、標(biāo)準(zhǔn)等要求。各部門按照采集計(jì)劃，及時(shí)收集、整理本部門應(yīng)歸檔的文件材料，并移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。審核通過后，組織人員按照系統(tǒng)要求進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。錄入過程中要認(rèn)真核對數(shù)據(jù)，確保錄入數(shù)據(jù)與原始檔案一致。3.對于歷史檔案的數(shù)字化處理，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作。采用合適的數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)，確保數(shù)字化檔案圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量檢測，合格后方可錄入系統(tǒng)。（三）數(shù)據(jù)存儲與備份1.建立檔案信息資源庫，采用先進(jìn)的存儲設(shè)備和技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行集中存儲。存儲設(shè)備應(yīng)具備足夠的容量和良好的擴(kuò)展性，以滿足公司/組織檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。2.對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存儲，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行合理劃分，便于查詢和管理。同時(shí)，建立完善的索引目錄，提高數(shù)據(jù)檢索效率。3.制定檔案數(shù)據(jù)備份策略，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份方式可采用磁帶備份、磁盤陣列備份、云備份等多種方式相結(jié)合，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.建立數(shù)據(jù)容災(zāi)機(jī)制，應(yīng)對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等突發(fā)事件。容災(zāi)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步、快速切換等功能，確保在災(zāi)難發(fā)生后能夠迅速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，保障檔案管理工作的正常開展。四、檔案信息化利用（一）查詢與檢索1.檔案管理部門應(yīng)建立便捷的檔案信息查詢系統(tǒng)，提供多種查詢方式，如按檔案類別、年度、文號、題名、關(guān)鍵詞等進(jìn)行查詢。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置模糊查詢功能，方便用戶快速找到所需檔案信息。2.加強(qiáng)檔案信息檢索工具的建設(shè)，編制完善的檔案目錄索引、全宗指南、分類指南等檢索工具，并及時(shí)更新維護(hù)。檢索工具應(yīng)提供詳細(xì)的檔案信息描述，便于用戶了解檔案的內(nèi)容和價(jià)值。3.為用戶提供檔案信息查詢培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助用戶熟悉查詢系統(tǒng)的使用方法和檢索技巧，提高查詢效率。（二）借閱與利用1.制定檔案借閱利用制度，明確借閱范圍、借閱流程、借閱期限、歸還要求等內(nèi)容。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，按照規(guī)定提供檔案借閱服務(wù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.提供檔案利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)用戶需求，對檔案進(jìn)行合理加工和整理，如編制摘要、目錄、專題資料等，為用戶提供便捷的利用方式。同時(shí)，應(yīng)做好利用登記工作，記錄利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容等信息。4.對于涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，限制知悉范圍，防止信息泄露。（三）共享與交換1.在確保檔案信息安全的前提下，積極推進(jìn)檔案信息資源的共享與交換。建立檔案信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)與公司/組織內(nèi)部其他部門、外部相關(guān)單位之間的檔案信息共享。2.明確檔案信息共享的范圍、方式、權(quán)限等內(nèi)容，制定共享目錄和共享流程。共享檔案信息應(yīng)進(jìn)行加密處理，確保信息傳輸過程中的安全性。3.加強(qiáng)與外部單位的檔案信息交換與合作，按照相關(guān)規(guī)定和協(xié)議，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供或接收檔案信息，促進(jìn)檔案信息資源的有效利用和整合。五、檔案信息化安全保密（一）安全管理制度1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全管理目標(biāo)、安全管理職責(zé)、安全管理措施等內(nèi)容。安全管理制度應(yīng)涵蓋網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)安全、人員安全等方面。2.定期對檔案信息化安全管理制度進(jìn)行評估和修訂，確保制度的有效性和適應(yīng)性。同時(shí)，加強(qiáng)對安全管理制度的宣傳和培訓(xùn)，提高全體員工的安全意識和責(zé)任意識。（二）安全防護(hù)措施1.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。對網(wǎng)絡(luò)訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，限制非法訪問和數(shù)據(jù)傳輸。2.保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描、安全評估和修復(fù)。加強(qiáng)系統(tǒng)用戶管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。3.強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全保護(hù)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，采用加密算法對敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地安全地點(diǎn)。同時(shí)，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。4.加強(qiáng)人員安全管理，對涉及檔案信息化管理的人員進(jìn)行背景審查和權(quán)限管理。嚴(yán)格控制人員對檔案信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限，定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育，提高人員的安全防范意識和技能。（三）保密管理1.制定檔案信息化保密制度，明確保密范圍、保密措施、保密責(zé)任等內(nèi)容。對涉及公司/組織機(jī)密的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，防止信息泄露。2.加強(qiáng)對檔案信息存儲介質(zhì)的管理，如硬盤、光盤、磁帶等。存儲介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明密級和使用期限，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行存儲、傳輸和銷毀。3.在檔案信息化管理過程中，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)禁私自復(fù)制、傳播、泄露檔案信息。對違反保密規(guī)定的行為，要依法依規(guī)追究責(zé)任。六、檔案信息化培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案信息化培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)不同崗位人員的需求，開展針對性的培訓(xùn)工作。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案信息化管理制度、系統(tǒng)操作技能、數(shù)據(jù)錄入規(guī)范、安全保密知識等。2.定期組織檔案信息化培訓(xùn)活動，培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場演示等多種形式。培訓(xùn)過程中要注重實(shí)踐操作，提高培訓(xùn)效果。3.鼓勵(lì)員工自主學(xué)習(xí)檔案信息化知識和技能，提供相關(guān)的學(xué)習(xí)資源和支持。同時(shí)，對積極參加培訓(xùn)并取得良好成績的員工給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核1.建立檔案信息化考核制度，明確考核內(nèi)容、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核方式等?？己藘?nèi)容包括檔案信息化知識掌握程