PAGE水利站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水利站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于水利站各部門(mén)及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是水利站在履行職能、從事業(yè)務(wù)活動(dòng)、科學(xué)管理等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：水利站檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)不得分散保存檔案。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確反映水利站工作實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類(lèi)檔案，保證檔案的完整無(wú)缺。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善水利站檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理水利站各類(lèi)檔案，進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等，方便檔案查詢利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。6.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為水利站各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。7.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門(mén)兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、初步分類(lèi)和移交工作。2.協(xié)助綜合檔案室開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，如檔案資料的查找、核對(duì)等。3.對(duì)本部門(mén)人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)宣傳和教育，提高全員檔案意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與水利站工作有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。2.水利站形成的各類(lèi)文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。3.水利工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)行管理等方面的文件資料，如項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖、竣工報(bào)告等。4.水資源管理相關(guān)資料，如水資源調(diào)查評(píng)價(jià)報(bào)告、取水許可文件、水質(zhì)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等。5.防汛抗旱工作資料，如防汛預(yù)案、抗旱方案、水情雨情信息、防汛物資清單等。6.水利科技成果、學(xué)術(shù)論文、調(diào)研報(bào)告等。7.各類(lèi)會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。8.人事檔案，包括干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等材料。9.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。10.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件資料，確保檔案的完整性和時(shí)效性。2.對(duì)重要文件資料應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞或丟失。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案內(nèi)容。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)、人事檔案類(lèi)、財(cái)務(wù)檔案類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期來(lái)源、保管期限等信息，以便于檢索和利用。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等。2.庫(kù)房應(yīng)具備良好的密封、隔熱、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，如安裝空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品投放裝置、防鼠板（夾）等。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架（柜）上，不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采取安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，如光盤(pán)、磁帶、硬盤(pán)等，同時(shí)建立電子檔案目錄，便于檢索和管理。3.對(duì)珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括水利站重要的法規(guī)性文件、年度綜合計(jì)劃、重要會(huì)議文件、重要業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)決算等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目資料等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。（四）檔案檢查與維護(hù)1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對(duì)字跡模糊或易退變的檔案應(yīng)進(jìn)行搶救性處理。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本制度的規(guī)定。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)圍繞水利站工作大局，為各項(xiàng)工作提供有力支持。3.方便利用原則：簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便利用者獲取檔案信息。（二）利用范圍1.水利站內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門(mén)因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門(mén)等因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)批準(zhǔn)可以查閱檔案的單位或個(gè)人。（三）利用手續(xù)1.水利站內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、有關(guān)部門(mén)查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱內(nèi)容、目的等，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.司法機(jī)關(guān)、審計(jì)部門(mén)等查閱檔案，需出具相關(guān)法律文書(shū)或?qū)徲?jì)通知書(shū)，經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核后查閱。4.外單位或個(gè)人查閱檔案，需經(jīng)水利站主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。（四）利用方式1.查閱：利用者可在綜合檔案室查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)印：利用者如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定收取復(fù)印費(fèi)用。（五）利用監(jiān)督1.綜合檔案室工作人員應(yīng)監(jiān)督利用者的查閱、借閱、復(fù)印等行為，確保檔案的安全和完整。2.利用者不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。3.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，綜合檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量等，確保檔案完好無(wú)損。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合水利站工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷(xiāo)毀。3.對(duì)仍有一定保存價(jià)值，但內(nèi)容重復(fù)、資料老化的檔案，可進(jìn)行精簡(jiǎn)留存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，逐卷（件）審查檔案內(nèi)容，確定其保存價(jià)值。2.填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，詳細(xì)說(shuō)明檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定意見(jiàn)等。3.將《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》報(bào)水利站主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，由綜合檔案室編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)水利站主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立水利站檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于[X]dpi。2.對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，確保圖像清晰、完整，無(wú)黑邊、白邊、偏斜等現(xiàn)象。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、著錄等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等檢索，方便利用者快速查找檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批、登記等功能，跟蹤借閱檔案的歸還情況。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并生成報(bào)表。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。（四）數(shù)據(jù)備