PAGE辦公室工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室工程檔案的管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、運營管理、維護維修及技術(shù)改造等提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室負責的所有工程項目檔案的管理，包括但不限于新建工程、改建工程、擴建工程、裝修工程等各類項目從項目立項至竣工驗收全過程中形成的各類文件材料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司辦公室負責對工程檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。各工程項目負責人及相關(guān)部門應(yīng)積極配合辦公室做好工程檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.同步管理原則工程檔案管理工作應(yīng)與工程建設(shè)進度同步進行。項目建設(shè)過程中，各部門應(yīng)及時將形成的文件材料整理歸檔，確保檔案資料的真實、準確和完整。3.真實性原則工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。所有檔案材料必須是工程建設(shè)過程中直接形成的原始記錄。4.保密性原則對于涉及公司機密的工程檔案，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，確保檔案信息不泄露。二、工程檔案管理職責（一）辦公室職責1.負責制定和完善公司工程檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導、協(xié)調(diào)各工程項目部門的檔案管理工作，對工程檔案的收集、整理、歸檔等工作進行監(jiān)督檢查。3.負責接收、保管公司所有工程項目的檔案，并按照規(guī)定進行分類、編號、編目等整理工作，建立健全工程檔案檢索體系。4.負責工程檔案的數(shù)字化處理工作，提高檔案的利用效率和管理水平。5.負責按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供工程檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。6.定期對工程檔案進行鑒定和銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）工程項目部門職責1.負責本部門工程項目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準確和規(guī)范。2.按照工程建設(shè)進度，及時將形成的文件材料移交辦公室，并辦理交接手續(xù)。3.配合辦公室做好工程檔案的整理、編目、數(shù)字化處理等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負責對本部門保管的工程檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。（三）項目負責人職責1.負責組織、協(xié)調(diào)本工程項目檔案管理工作，將檔案管理工作納入項目管理計劃，明確檔案管理的責任人和工作要求。2.督促項目各參建單位及時整理和移交工程檔案，確保檔案資料與工程建設(shè)同步推進。3.對工程檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性負責，審核檔案整理情況，對不符合要求的檔案提出整改意見。（四）檔案管理人員職責1.負責工程檔案的日常收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作，嚴格按照檔案管理規(guī)定和操作流程進行操作。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案整理、編目、檢索等技能，不斷提高檔案管理水平。3.保守檔案機密，維護檔案安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.積極配合辦公室及其他部門做好檔案管理相關(guān)工作，及時完成領(lǐng)導交辦的各項任務(wù)。三、工程檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目立項批復、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.設(shè)計文件包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。3.施工文件包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、工程測量記錄、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件包括工程竣工驗收報告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他文件與工程建設(shè)有關(guān)的會議紀要、來往信函、合同協(xié)議、工程照片、錄像等資料。（二）收集要求1.各工程項目部門應(yīng)明確專人負責工程檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集上來。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料書寫或打印。3.對電子文件應(yīng)采用通用格式進行存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同時收集，實行雙套制管理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于檔案的保管和利用。2.分類科學、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范，便于查找和統(tǒng)計。3.每份文件材料應(yīng)齊全完整，對破損或褪色的文件應(yīng)進行修復或復制。（四）整理方法1.分類按照工程項目的性質(zhì)、階段、專業(yè)等進行分類，一般可分為工程前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分若干小類。2.組卷根據(jù)文件材料的數(shù)量、厚度、來源等因素進行組卷，同一事由的文件材料應(yīng)集中組卷，不同事由的文件材料不得混裝。卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時間順序等進行排列。3.編號對每卷檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號格式可采用“項目名稱分類代碼卷號”的形式，例如：“XX大廈工程SG001”，其中“XX大廈工程”為項目名稱，“SG”為施工文件分類代碼，“001”為卷號。4.編目編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括序號、文件編號、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容。同時，應(yīng)編制檔案總目錄，總目錄應(yīng)包括檔案編號、項目名稱、檔案題名、保管期限、密級等內(nèi)容。四、工程檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.項目建設(shè)過程中，各工程項目部門應(yīng)在每月底前將本月形成的文件材料整理歸檔，并移交辦公室。2.工程竣工驗收后，項目負責人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將全部工程檔案整理歸檔，并移交辦公室。一般情況下，應(yīng)在竣工驗收后3個月內(nèi)完成歸檔工作。（二）歸檔要求1.歸檔的工程檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類準確、組卷合理、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、項目名稱、檔案題名、卷數(shù)、頁數(shù)、移交日期等內(nèi)容，移交雙方應(yīng)簽字確認。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時歸檔，電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)選用可靠的載體，并做好備份。（三）保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如項目立項批復、可行性研究報告、重要的設(shè)計文件、工程竣工驗收報告等。2.長期保管的檔案凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如一般性的施工文件、監(jiān)理文件等。3.短期保管的檔案凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如臨時性的會議紀要、一般性的來往信函等。（四）保管措施1.辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，確保其可讀性和可用性。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復或復制。五、工程檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱工程檔案，需填寫《工程檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到辦公室辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱工程檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字同意后，到辦公室辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。3.涉及公司機密的工程檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，未經(jīng)公司批準，不得向任何單位和個人泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱工程檔案，需填寫《工程檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位人員原則上不得借閱工程檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照查閱權(quán)限辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導簽字同意。借閱期限一般不得超過7個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復印、拍照檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告辦公室，并承擔相應(yīng)責任。（三）利用登記辦公室應(yīng)建立工程檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查考。六、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立工程檔案鑒定小組，由辦公室、工程項目部門、檔案管理人員等相關(guān)人員組成。鑒定小組負責對到期工程檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)工程檔案的保管期限和實際利用價值，對到期檔案進行鑒定。對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。2.鑒定檔案是否已失去保存價值，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間等方面進行綜合分析。一般可從以下幾個方面考慮：檔案內(nèi)容是否已被其他檔案或資料所替代，是否已無查考利用價值。檔案來源是否已不再重要，是否已無必要保存。檔案形成時間是否已久遠，是否已無現(xiàn)實意義。（三）銷毀程序1.鑒定小組對到期檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《工程檔案銷毀申請表》，報公司分管領(lǐng)導