PAGE檔案數(shù)字化工作驗(yàn)收制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案數(shù)字化工作的管理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量，規(guī)范檔案數(shù)字化工作驗(yàn)收流程，保障檔案信息的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案數(shù)字化工作項(xiàng)目的驗(yàn)收管理，包括但不限于各類紙質(zhì)檔案、電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換及相關(guān)存儲系統(tǒng)建設(shè)等項(xiàng)目。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案數(shù)字化工作驗(yàn)收應(yīng)嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定。2.質(zhì)量第一原則：以確保數(shù)字化檔案質(zhì)量為核心目標(biāo)，從數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等方面進(jìn)行全面驗(yàn)收。3.客觀公正原則：驗(yàn)收過程應(yīng)秉持客觀、公正的態(tài)度，依據(jù)明確的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行評估。4.全程監(jiān)督原則：對檔案數(shù)字化工作的全過程進(jìn)行監(jiān)督，包括項(xiàng)目實(shí)施過程中的各個環(huán)節(jié)，確保工作符合要求。二、驗(yàn)收依據(jù)（一）法律法規(guī)1.《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法，明確了檔案管理的基本要求和規(guī)范，檔案數(shù)字化工作必須遵循其中關(guān)于檔案整理、保存、利用等方面的規(guī)定。2.《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894），規(guī)定了電子文件歸檔與電子檔案管理的一般方法，為檔案數(shù)字化過程中的數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)等方面提供了標(biāo)準(zhǔn)。（二）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1.《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31），詳細(xì)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本要求、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)〔2014〕7號），針對檔案數(shù)字化外包工作中的安全管理提出了具體要求，包括人員安全、數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等方面。（三）公司內(nèi)部規(guī)定1.公司制定的檔案管理制度，明確了檔案管理的職責(zé)分工、流程規(guī)范等內(nèi)容，檔案數(shù)字化工作驗(yàn)收需與之相契合。2.與檔案數(shù)字化工作相關(guān)的項(xiàng)目合同、技術(shù)方案等文件，其中約定的工作內(nèi)容、質(zhì)量要求等是驗(yàn)收的重要依據(jù)。三、驗(yàn)收組織與職責(zé)（一）驗(yàn)收小組組成1.成立由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，信息技術(shù)部門相關(guān)人員、業(yè)務(wù)部門代表以及外聘檔案數(shù)字化領(lǐng)域?qū)＜医M成的驗(yàn)收小組。2.根據(jù)檔案數(shù)字化項(xiàng)目的規(guī)模和復(fù)雜程度，合理確定驗(yàn)收小組的成員數(shù)量，確保能夠全面、專業(yè)地開展驗(yàn)收工作。（二）驗(yàn)收小組職責(zé)1.組長職責(zé)全面負(fù)責(zé)驗(yàn)收小組的工作，組織制定驗(yàn)收計(jì)劃和方案。協(xié)調(diào)各成員之間的工作，確保驗(yàn)收工作順利進(jìn)行。對驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行審核和決策，簽署驗(yàn)收意見。2.檔案管理部門人員職責(zé)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，依據(jù)檔案管理相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)字化檔案的內(nèi)容準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等進(jìn)行檢查。負(fù)責(zé)審核數(shù)字化檔案與原始檔案的一致性，確保檔案信息的真實(shí)性。參與驗(yàn)收文檔的編制和整理工作。3.信息技術(shù)部門人員職責(zé)從技術(shù)角度對數(shù)字化工作的流程、系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)存儲等進(jìn)行檢查和評估。驗(yàn)證數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)格式是否符合要求，數(shù)據(jù)傳輸、存儲是否安全可靠。檢查數(shù)字化工作所使用的軟件、硬件設(shè)備是否正常運(yùn)行，性能是否滿足要求。4.業(yè)務(wù)部門代表職責(zé)根據(jù)本部門檔案的實(shí)際使用需求，對數(shù)字化檔案的可用性進(jìn)行評估。檢查數(shù)字化檔案是否便于業(yè)務(wù)部門的查詢、利用，是否滿足業(yè)務(wù)工作的實(shí)際需要。反饋業(yè)務(wù)部門對數(shù)字化檔案的意見和建議。5.外聘專家職責(zé)憑借其在檔案數(shù)字化領(lǐng)域的專業(yè)知識和豐富經(jīng)驗(yàn)，對驗(yàn)收工作提供專業(yè)指導(dǎo)和技術(shù)支持。對驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的疑難問題進(jìn)行分析和解答，確保驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確執(zhí)行。對驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行客觀評價，提出專業(yè)的意見和建議。四、驗(yàn)收內(nèi)容（一）數(shù)字化檔案質(zhì)量1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性檢查數(shù)字化檔案的文字、圖像、圖表等信息與原始檔案是否一致，有無錯錄、漏錄、多錄等情況。對于數(shù)字化過程中進(jìn)行的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、加密等操作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不受影響。2.數(shù)據(jù)完整性核實(shí)數(shù)字化檔案是否涵蓋了原始檔案的全部內(nèi)容，包括文件的正文、附件、簽章等。檢查元數(shù)據(jù)的完整性，元數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的基本特征和背景信息，確保數(shù)字化檔案能夠被有效檢索和利用。3.數(shù)據(jù)規(guī)范性審查數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)格式是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，如文件命名是否規(guī)范、圖像分辨率是否達(dá)標(biāo)等。檢查數(shù)字化檔案的存儲結(jié)構(gòu)是否合理，便于數(shù)據(jù)的管理和查詢。（二）數(shù)字化工作流程1.掃描環(huán)節(jié)檢查掃描設(shè)備的性能和參數(shù)設(shè)置是否符合要求，掃描圖像是否清晰、完整，有無黑邊、白邊、模糊不清等現(xiàn)象。核實(shí)掃描分辨率是否滿足紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，一般應(yīng)不低于200dpi，對于文字偏小、密集、清晰度較差等特殊檔案，應(yīng)適當(dāng)提高分辨率。2.圖像處理環(huán)節(jié)查看圖像去噪、去污、糾偏、裁剪等處理是否得當(dāng)，圖像質(zhì)量是否得到有效提升。檢查圖像處理過程中是否遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如色彩模式是否正確（一般采用24位真彩色），圖像文件格式是否符合要求（常見的如TIFF、JPEG等）。3.數(shù)據(jù)掛接環(huán)節(jié)確認(rèn)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確掛接，通過檢索元數(shù)據(jù)能否快速定位到相應(yīng)的數(shù)字化檔案。檢查數(shù)據(jù)掛接的一致性和完整性，確保每一份數(shù)字化檔案都有對應(yīng)的準(zhǔn)確元數(shù)據(jù)信息。4.存儲環(huán)節(jié)評估存儲設(shè)備的容量、性能和可靠性，是否能夠滿足數(shù)字化檔案的長期存儲需求。檢查存儲系統(tǒng)的安全性，包括數(shù)據(jù)備份策略、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等措施是否到位，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和損壞。（三）數(shù)字化成果管理1.存儲介質(zhì)管理檢查存儲數(shù)字化檔案的介質(zhì)是否符合要求，如磁帶、光盤、硬盤等的質(zhì)量和兼容性。查看存儲介質(zhì)的標(biāo)識是否清晰，注明檔案的名稱、類別、存儲時間等信息，便于管理和查找。2.目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)審查目錄數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)是否合理，字段設(shè)置是否完整、準(zhǔn)確，能否滿足檔案檢索的需求。檢查目錄數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)錄入是否準(zhǔn)確無誤，與數(shù)字化檔案的對應(yīng)關(guān)系是否清晰。3.數(shù)字化成果的備份與恢復(fù)核實(shí)是否制定了完善的數(shù)字化成果備份策略，備份數(shù)據(jù)是否完整、可用。進(jìn)行備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)測試，確保在需要時能夠快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。五、驗(yàn)收流程（一）驗(yàn)收申請1.檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施完成后，項(xiàng)目承擔(dān)單位或部門應(yīng)向公司檔案管理部門提交驗(yàn)收申請。2.驗(yàn)收申請應(yīng)包括項(xiàng)目基本情況介紹、實(shí)施過程概述、自評估報(bào)告等內(nèi)容，說明項(xiàng)目已按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)完成，具備驗(yàn)收條件。（二）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.檔案管理部門收到驗(yàn)收申請后，組織驗(yàn)收小組進(jìn)行審核，確定驗(yàn)收時間和具體安排。2.驗(yàn)收小組根據(jù)項(xiàng)目情況制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收內(nèi)容、方法、步驟以及人員分工等。3.通知項(xiàng)目承擔(dān)單位或部門準(zhǔn)備驗(yàn)收所需的文檔資料，包括項(xiàng)目實(shí)施方案、技術(shù)報(bào)告、測試報(bào)告、質(zhì)量檢查記錄等。（三）初步驗(yàn)收1.驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收方案，對項(xiàng)目承擔(dān)單位或部門提交的文檔資料進(jìn)行審查，了解項(xiàng)目實(shí)施過程和完成情況。2.實(shí)地查看數(shù)字化工作場所、設(shè)備運(yùn)行情況等，檢查數(shù)字化工作流程是否符合要求。3.根據(jù)初步審查和實(shí)地查看情況，形成初步驗(yàn)收意見，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改要求，限期整改。（四）整改復(fù)查1.項(xiàng)目承擔(dān)單位或部門按照初步驗(yàn)收意見進(jìn)行整改，整改完成后向驗(yàn)收小組提交整改報(bào)告。2.驗(yàn)收小組對整改情況進(jìn)行復(fù)查，核實(shí)問題是否得到有效解決，數(shù)字化工作是否達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（五）正式驗(yàn)收1.整改復(fù)查通過后，驗(yàn)收小組召開正式驗(yàn)收會議。2.項(xiàng)目承擔(dān)單位或部門匯報(bào)項(xiàng)目實(shí)施情況、自評估情況以及整改情況。3.驗(yàn)收小組各成員根據(jù)驗(yàn)收內(nèi)容和前期工作情況，發(fā)表驗(yàn)收意見，對數(shù)字化檔案質(zhì)量、工作流程、成果管理等方面進(jìn)行評價。4.驗(yàn)收小組綜合各成員意見，形成正式驗(yàn)收報(bào)告，明確驗(yàn)收結(jié)論（合格或不合格）。六、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（一）數(shù)字化檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性數(shù)字化檔案與原始檔案的內(nèi)容一致性達(dá)到100%，無任何錯錄、漏錄、多錄情況。對于數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、加密等操作，經(jīng)測試驗(yàn)證，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不受影響，能夠正常使用。2.數(shù)據(jù)完整性數(shù)字化檔案涵蓋原始檔案的所有內(nèi)容，包括正文、附件、簽章等，無一遺漏。元數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確，能夠全面反映檔案的基本特征和背景信息，滿足檔案檢索和利用的需求。3.數(shù)據(jù)規(guī)范性文件命名符合規(guī)范要求，采用統(tǒng)一的命名規(guī)則，能夠清晰反映檔案的類別、年度、編號等信息。圖像分辨率達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，一般紙質(zhì)檔案掃描分辨率不低于200dpi，特殊檔案分辨率符合相應(yīng)要求；圖像色彩模式為24位真彩色，文件格式為常見的TIFF、JPEG等。數(shù)字化檔案的存儲結(jié)構(gòu)合理，便于數(shù)據(jù)管理和查詢，數(shù)據(jù)分類清晰，層次分明。（二）數(shù)字化工作流程標(biāo)準(zhǔn)1.掃描環(huán)節(jié)掃描設(shè)備性能良好，參數(shù)設(shè)置正確，掃描圖像清晰、完整，無黑邊、白邊、模糊不清等現(xiàn)象。掃描分辨率符合紙質(zhì)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，對于特殊檔案的掃描分辨率調(diào)整得當(dāng)，能夠清晰呈現(xiàn)檔案內(nèi)容。2.圖像處理環(huán)節(jié)圖像去噪、去污、糾偏裁剪等處理效果良好，圖像質(zhì)量明顯提升，不影響檔案信息的讀取。圖像處理過程遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，色彩模式、文件格式等符合要求，無質(zhì)量問題。3.數(shù)據(jù)掛接環(huán)節(jié)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確掛接，通過檢索元數(shù)據(jù)能夠快速、準(zhǔn)確地定位到相應(yīng)的數(shù)字化檔案。數(shù)據(jù)掛接一致性和完整性良好，不存在數(shù)據(jù)丟失或掛接錯誤的情況。4.存儲環(huán)節(jié)存儲設(shè)備容量充足、性能可靠，能夠滿足數(shù)字化檔案的長期存儲需求，無存儲故障隱患。存儲系統(tǒng)安全措施到位，數(shù)據(jù)備份策略合理，備份數(shù)據(jù)完整、可用，具備有效的訪問控制和數(shù)據(jù)加密機(jī)制，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和損壞。（三）數(shù)字化成果管理標(biāo)準(zhǔn)1.存儲介質(zhì)管理存儲數(shù)字化檔案的介質(zhì)質(zhì)量合格，兼容性良好，能夠保證數(shù)據(jù)的長期存儲和讀取。存儲介質(zhì)標(biāo)識清晰，注明檔案的名稱、類別、存儲時間等關(guān)鍵信息，便于管理和查找。2.目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)合理，字段設(shè)置完整、準(zhǔn)確，能夠滿足檔案檢索的多樣化需求。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確無誤，與數(shù)字化檔案的對應(yīng)關(guān)系清晰，檢索效率高。3.數(shù)字化成果的備份與恢復(fù)制定了完善的數(shù)字化成果備份策略，備份周期合理，備份數(shù)據(jù)完整、可用。經(jīng)過備份數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，能夠在規(guī)定時間內(nèi)快速、準(zhǔn)確地恢復(fù)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)，恢復(fù)成功率達(dá)到100%。七、驗(yàn)收報(bào)告（一）報(bào)告內(nèi)容1.驗(yàn)收項(xiàng)目概述，包括項(xiàng)目名稱、實(shí)施單位、項(xiàng)目背景、實(shí)施時間等基本信息。2.驗(yàn)收依據(jù)，明確驗(yàn)收所遵循的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定。3.驗(yàn)收范圍，說明本次驗(yàn)收涵蓋的檔案數(shù)字化工作內(nèi)容和范圍。4.驗(yàn)收過程，詳細(xì)描述驗(yàn)收申請、準(zhǔn)備、初步驗(yàn)收、整改復(fù)查、正式驗(yàn)收等各個環(huán)節(jié)的工作情況。5.驗(yàn)收內(nèi)容及結(jié)果，按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對數(shù)字化檔案質(zhì)量、工作流程、成果管理等方面進(jìn)行檢查，列出各項(xiàng)驗(yàn)收內(nèi)容的實(shí)際情況和驗(yàn)收結(jié)果。6.驗(yàn)收結(jié)論，根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果明確給出驗(yàn)收合格或不合格的結(jié)論。7.存在問題及建議，對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行梳理，提出相應(yīng)的整改建議或改進(jìn)措施，為今后的檔案數(shù)字化工作提供參考。（二）報(bào)告格式驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括封面、目錄、正文、附件等部分。封面應(yīng)注明驗(yàn)收報(bào)告的名稱、項(xiàng)目名稱、驗(yàn)收單位、報(bào)告日期等信息；目錄應(yīng)清晰列出報(bào)告各部分的標(biāo)題及頁碼；正文應(yīng)按照上述報(bào)告內(nèi)容要求進(jìn)行詳細(xì)撰寫；附件應(yīng)包括驗(yàn)收過程中形成的各類文檔資料、測試報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等相關(guān)材料，以便于查閱和核實(shí)。八、驗(yàn)收結(jié)果處理（一）驗(yàn)收合格1.對于驗(yàn)收合格的項(xiàng)目，驗(yàn)收小組出具驗(yàn)收合格報(bào)告。2.項(xiàng)目承擔(dān)單位或部門將數(shù)字化檔案及相關(guān)成果按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行移交和歸檔，納入公司檔案管理體系。3.公司對驗(yàn)收合格的項(xiàng)目給予一定的獎勵或表彰，鼓勵項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在今后的工作中繼續(xù)保持高質(zhì)量的工作水平。（二）驗(yàn)收不合格1.若驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收小組出具整改通知書，明確指出存在的問題和整改要求，限定整改期限。2.項(xiàng)目承擔(dān)單位或部門應(yīng)針對驗(yàn)收不合格的問題進(jìn)行深入分析，制定詳細(xì)的整改方案，組織力量進(jìn)行整改。3.在整改期限內(nèi)，項(xiàng)目承擔(dān)單位或部門應(yīng)定期向驗(yàn)收小組匯報(bào)整改進(jìn)展情況。整改完成后，提交整改報(bào)告申請復(fù)查。