PAGE圖紙檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司圖紙檔案的管理，確保圖紙檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的各類圖紙檔案的管理。（三）定義1.圖紙檔案：指公司在生產(chǎn)、建設(shè)、科研等活動中形成的各類圖紙，包括工程圖紙、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝圖紙等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的圖紙按照規(guī)定的程序和要求移交至圖紙檔案室。3.保管期限：根據(jù)圖紙的重要程度和歷史價值，確定圖紙檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：圖紙檔案由公司圖紙檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得擅自留存。2.真實性原則：確保圖紙檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確反映公司相關(guān)活動的實際情況。3.完整性原則：保證圖紙檔案的成套性和系統(tǒng)性，不得遺漏重要圖紙。4.安全性原則：采取有效措施，確保圖紙檔案的實體安全和信息安全，防止損壞、丟失和泄密。二、圖紙檔案的形成與收集（一）形成部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中圖紙的形成和整理工作，確保圖紙內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。2.明確專人負(fù)責(zé)圖紙的收集和初步審核，在圖紙形成后及時進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無效的圖紙，并按照分類要求進(jìn)行編號和標(biāo)注。（二）收集范圍1.工程建設(shè)項目相關(guān)圖紙，包括規(guī)劃設(shè)計圖、施工圖、竣工圖等。2.產(chǎn)品研發(fā)過程中的設(shè)計圖紙、工藝圖紙、裝配圖等。3.設(shè)備采購與安裝的圖紙資料，如設(shè)備原理圖、安裝圖、操作手冊等。4.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的圖紙，如廠房布局圖、管道系統(tǒng)圖等。（三）收集要求1.收集的圖紙應(yīng)原件完整，如有復(fù)印件，需注明原件存放處，并確保復(fù)印件清晰、準(zhǔn)確。2.對于電子圖紙，應(yīng)確保格式通用、存儲規(guī)范，并與紙質(zhì)圖紙內(nèi)容一致。3.圖紙上應(yīng)有明確的項目名稱、圖名、圖號、日期、設(shè)計單位、繪制人等信息。三、圖紙檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，將圖紙檔案分為工程建設(shè)類、產(chǎn)品設(shè)計類、設(shè)備管理類等大類。2.每大類下再根據(jù)具體項目或?qū)I(yè)進(jìn)行細(xì)分，如工程建設(shè)類可分為建筑工程、市政工程、電力工程等；產(chǎn)品設(shè)計類可分為機(jī)械產(chǎn)品、電子產(chǎn)品等。3.同一項目或產(chǎn)品的圖紙按照設(shè)計階段、專業(yè)順序進(jìn)行排列，如初步設(shè)計圖、施工圖、竣工圖等。（二）編號規(guī)則1.圖紙編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查找。2.編號由項目代號、專業(yè)代號、圖號等部分組成，具體格式為：[項目代號][專業(yè)代號][圖號]。3.項目代號采用公司統(tǒng)一規(guī)定的代碼，專業(yè)代號根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)習(xí)慣確定，圖號按照順序依次編排。（三）裝訂要求1.圖紙應(yīng)采用A4幅面的紙張進(jìn)行打印或復(fù)印，確保字跡清晰、線條流暢。2.對于較大幅面的圖紙，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其符合A4幅面要求，并在折疊處加蓋騎縫章。3.裝訂應(yīng)牢固、整齊，采用左側(cè)裝訂方式，不得使用金屬裝訂夾，以免損壞圖紙。（四）編目1.編制圖紙檔案目錄，目錄內(nèi)容應(yīng)包括序號、圖號、圖名、日期、編制單位、編制人、保管期限等信息。2.目錄應(yīng)按照分類順序進(jìn)行編排，并制作電子目錄，便于檢索查閱。四、圖紙檔案的歸檔（一）歸檔時間1.工程建設(shè)項目竣工后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在三個月內(nèi)將竣工圖及相關(guān)圖紙資料整理歸檔。2.產(chǎn)品研發(fā)項目完成后，應(yīng)在一個月內(nèi)將設(shè)計圖紙、工藝圖紙等歸檔。3.設(shè)備采購與安裝項目驗收合格后，應(yīng)及時將圖紙資料歸檔。（二）歸檔流程1.各部門將整理好的圖紙檔案移交至公司圖紙檔案室，填寫《圖紙檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.圖紙檔案室接收人員對移交的圖紙檔案進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知移交部門進(jìn)行整改。3.核對無誤后，雙方在《圖紙檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成歸檔手續(xù)。五、圖紙檔案的保管（一）保管環(huán)境1.圖紙檔案室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、除濕設(shè)備等，確保檔案安全。（二）存放方式1.圖紙檔案應(yīng)按照分類順序存放在檔案柜中，每個檔案柜應(yīng)標(biāo)明類別和編號。2.對于電子圖紙，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.永久保管的圖紙檔案包括公司重要的歷史資料、標(biāo)志性項目的圖紙等。2.長期保管的圖紙檔案保管期限為15年至50年，主要為公司持續(xù)使用的項目圖紙、重要設(shè)備的圖紙等。3.短期保管的圖紙檔案保管期限為5年至15年，一般為一般性項目的圖紙、臨時性業(yè)務(wù)的圖紙等。（四）定期檢查1.圖紙檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存放狀況等。2.每季度進(jìn)行一次全面檢查，每年進(jìn)行一次詳細(xì)盤點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。六、圖紙檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱圖紙檔案，需填寫《圖紙檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到圖紙檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密的圖紙檔案，查閱人員需經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，并在專人陪同下查閱。（二）查閱流程1.查閱人員持審批后的《圖紙檔案查閱申請表》到圖紙檔案室，向管理人員說明查閱需求。2.管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的圖紙檔案，并在《圖紙檔案查閱登記表》上記錄查閱人員姓名、部門、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱圖紙，不得擅自將圖紙帶出檔案室，如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，需經(jīng)管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.圖紙檔案僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書面同意，不得擅自對外提供或轉(zhuǎn)讓。2.利用圖紙檔案進(jìn)行科研、生產(chǎn)等活動時，應(yīng)確保檔案的安全和完整，不得擅自修改、涂抹、轉(zhuǎn)借圖紙。3.利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時將圖紙檔案歸還圖紙檔案室，管理人員應(yīng)認(rèn)真核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。七、圖紙檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立圖紙檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門技術(shù)專家等組成，負(fù)責(zé)對到期的圖紙檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)圖紙檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷是否需要繼續(xù)保存。2.對于已失去保存價值的圖紙檔案，經(jīng)鑒定小組審核通過后，方可進(jìn)行銷毀。（三）銷毀流程1.鑒定小組提出銷毀意見，填寫《圖紙檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《圖紙檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.銷毀工作應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《圖紙檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。（四）銷毀記錄1.建立圖紙檔案銷