PAGE社區(qū)基層檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)基層檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)各部門、各工作崗位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假、篡改或偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理社區(qū)工作中形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及社區(qū)機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、查閱和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置社區(qū)成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由社區(qū)主任擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)日常檔案管理工作。檔案管理辦公室配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案收集、整理、保管、查閱等工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定社區(qū)檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理辦公室的工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，推動(dòng)檔案管理工作水平的不斷提高。2.檔案管理辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)制定檔案管理工作計(jì)劃和實(shí)施方案，組織實(shí)施檔案管理工作。組織開展檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。建立健全檔案管理制度和工作流程，規(guī)范檔案管理行為。負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為社區(qū)工作提供檔案查閱、咨詢等服務(wù)。負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，確保檔案安全。3.檔案管理人員職責(zé)認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。負(fù)責(zé)檔案資料的日常收集、整理、分類、編目和裝訂等工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，做好檔案的保管、保密和安全工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為社區(qū)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.黨群工作類包括社區(qū)黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、精神文明建設(shè)等方面的文件、資料、記錄等。2.社區(qū)建設(shè)類涵蓋社區(qū)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、環(huán)境衛(wèi)生、綠化美化、物業(yè)管理等方面的檔案材料。3.社區(qū)服務(wù)類包含社區(qū)就業(yè)、社會(huì)保障、民政救助、醫(yī)療衛(wèi)生、文化教育、體育健身等服務(wù)工作中形成的各類檔案。4.社區(qū)治安類涉及社區(qū)治安綜合治理、消防安全、人民調(diào)解、社區(qū)矯正等方面的文件、記錄和資料。5.其他類除上述類別外，社區(qū)工作中形成的其他具有保存價(jià)值且需要?dú)w檔管理的文件、資料等。（二）檔案收集要求1.及時(shí)收集各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理辦公室，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.完整準(zhǔn)確收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、信息準(zhǔn)確，不得缺頁(yè)、漏項(xiàng)或模糊不清。3.規(guī)范整理檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）檔案整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作、社區(qū)建設(shè)、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)治安等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級(jí)類目。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。編號(hào)可采用年度流水號(hào)或分類流水號(hào)等方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類上架存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。對(duì)破損、褪色的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)和一致。對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。（三）檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管反映社區(qū)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)社區(qū)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)社區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)社區(qū)工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的存毀。2.檔案銷毀對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱社區(qū)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理辦公室查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.外部查閱外單位人員因工作需要查閱社區(qū)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)社區(qū)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記，并在指定地點(diǎn)查閱，查閱人員不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。（二）利用方式1.提供原件查閱對(duì)于一般性檔案查閱需求，檔案管理辦公室可直接提供檔案原件供查閱人員查閱。2.復(fù)制利用對(duì)于涉及重要機(jī)密或不宜提供原件查閱的檔案，經(jīng)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，可提供檔案復(fù)印件供查閱人員使用。檔案復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理辦公室印章，注明“復(fù)印件與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣。3.出具證明根據(jù)查閱人員的需求，檔案管理辦公室可依據(jù)檔案內(nèi)容出具相關(guān)證明材料。證明材料應(yīng)加蓋檔案管理辦公室印章，并注明出處和日期。（三）查閱利用登記建立檔案查閱利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱目的、查閱檔案名稱、查閱期限等。查閱利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立涵蓋檔案收集、整理、保管、查閱、利用等全過(guò)程的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化和信息化。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、權(quán)限控制等功能。2.電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)社區(qū)內(nèi)部各部門之間檔案信息的共享和交換，同時(shí)為社區(qū)居民提供檔案信息查詢服務(wù)，提高檔案信息資源的利用效率。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施等。2.實(shí)施階段按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，組織開展檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)等工作。在實(shí)施過(guò)程中，要注重與現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成和對(duì)接，確保檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。3.驗(yàn)收階段檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目完成后，組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)質(zhì)量、安全性能等方面。驗(yàn)收合格后，正式投入使用。（四）安全保障1.網(wǎng)絡(luò)安全加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)安全建立健全數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)異地存放。加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或刪除。3.系統(tǒng)安全定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)操作人員的培訓(xùn)和管理，提高操作人員的安全意識(shí)和操作技能。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全狀況、檔案查閱利用服務(wù)等方面。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)建立檔案管理工作考核評(píng)